Elke installateur die met Excel werkt, kent het blad. Bovenaan je bedrijfsgegevens, daaronder een lange lijst met artikelen: leidingen, koppelingen, kranen, thermostaten, een groep in de meterkast. Ernaast een kolom met uren. Het werkt, tot je een klant hebt die drie varianten wil zien, of tot je merkt dat de prijs van een artikel in vier verschillende bladen anders staat. Hieronder lees je wat er meegaat als je als installateur je Excel-blad inruilt voor een offerte app, en hoe je materiaal en arbeid gescheiden houdt zonder elk artikel opnieuw in te tikken.
Wat Excel je wel gaf
Het is goed om eerst te zien waarom je blad zo lang meeging. Je had alles in de hand. Je kon een formule aanpassen, een kolom toevoegen, en je wist precies waar elk getal vandaan kwam. Dat gevoel van controle wil je niet kwijt.
Een offerteprogramma vraagt je niet om dat los te laten. Het vraagt je om de dingen die je steeds opnieuw intikt op een plek te zetten, zodat je ze kunt kiezen in plaats van typen. De controle blijft bij jou; het overtypen verdwijnt.
Je artikellijst is je grootste bezit
Als installateur zit je kennis in je artikelen. Welk materiaal je bij welk soort klus gebruikt, met welke omschrijving en tegen welke prijs. Dat is het eerste wat je meeneemt.
De hele lijst hoeft niet in een keer mee. Kies de artikelen die je in de afgelopen maanden echt hebt gebruikt en zet die als vaste regels klaar. Een artikel dat je in een jaar niet hebt aangeraakt, kun je later toevoegen als het weer nodig is.
Let bij elke regel op de omschrijving. In je Excel-blad stond misschien een afkorting die alleen jij begrijpt. In een offerte leest de klant mee. "Thermostaatkraan voor radiator, inclusief montage" zegt haar meer dan een artikelnummer.
Het overzetten zelf doe je met de hand. Dat is wat handwerk, en meteen een kans om te schiften. Dubbele artikelen, oude prijzen en regels die niemand meer snapt, laat je achter.
Materiaal en arbeid apart
In een installatieblad staan materiaal en uren soms door elkaar. Een regel voor een nieuwe groep in de meterkast bevat dan het materiaal en de tijd samen. Dat rekent snel, maar je klant ziet niet wat wat is.
Een offerte met materiaal en arbeid apart is voor de klant beter te lezen. Ze ziet wat het materiaal kost en hoeveel tijd je ervoor rekent. Vraagt ze waarom de offerte hoger is dan die van een ander, dan kun je laten zien waar het verschil zit.
Zet daarom je uurtarief als eigen regel klaar, en maak bij je artikelen een keuze: is dit een materiaalregel of een arbeidsregel? Bij een klus kies je dan de artikelen die je nodig hebt en zet je de uren eronder. Je offerte groeit dan uit regels die al klaarstaan, en het lege blad is verleden tijd.
Je standaardteksten gaan mee
Naast je artikelen heb je teksten die in elke offerte terugkomen. Een inleiding, je uitsluitingen, je betalingsafspraken, de geldigheid. In Excel stonden die misschien onderaan elk blad, of in een apart document waar je uit kopieerde.
Zet ze een keer goed neer. Lees ze daarbij kritisch: een uitsluiting over hak- en breekwerk die je jaren geleden schreef, klopt die nog voor je huidige klussen? Een standaardtekst die je nu verbetert, hoef je daarna niet meer te herstellen.
Varianten zonder een tweede blad
Een klant die twijfelt tussen een eenvoudige en een uitgebreide oplossing, vraagt om twee prijzen. In Excel betekende dat een kopie van je blad, met alle kans dat je in de ene versie iets aanpast en in de andere vergeet.
In een offerteprogramma maak je opties in dezelfde offerte. De klant ziet de basis en daarnaast wat de uitgebreide variant extra kost. Ze kiest, en jij hoeft niet twee documenten bij te houden.
Wat je niet van het programma verwacht
Een offerteprogramma is er voor je offertes. Je werkbonnen, je planning en je facturen houd je bij zoals je dat nu doet. Dat is geen gemis, maar een duidelijke grens: je offerte wordt sneller en netter, de rest van je administratie blijft waar hij was.
Bewaar ook je oude Excel-bladen. Wil je een klus van vorig jaar nog eens nakijken, dan weet je zo waar je moet zoeken.
Hoe je de eerste week doorkomt
Kies een dag waarop elke nieuwe aanvraag in het programma gaat. De eerste offertes duren misschien iets langer, omdat je nog regels mist. Voeg die dan meteen toe aan je vaste lijst, en niet alleen aan die ene offerte. Gaandeweg typ je minder en kies je meer.
Hoe een installatiebedrijf zijn artikelen, uren en vaste teksten in het programma zet, lees je via de knop hieronder.
