Bij veel aannemers begint een begroting nog steeds in een rekenblad. Ooit opgezet voor een badkamer of een aanbouw, daarna bij elke klus een kopie gemaakt, kolommen erbij, tabbladen erbij. Het werkt, totdat je een klant aan de lijn hebt die vraagt waarom de post sloopwerk zo anders is dan vorig jaar, en je zelf niet meer weet welke cel waarnaar verwijst.
Wie als aannemer van Excel over wil stappen op een offerte app, zit meestal niet te wachten op een nieuw systeem. Je wilt dat je eigen manier van rekenen meegaat, en dat de klant een offerte krijgt die hij kan lezen. Dit stuk gaat over die overstap: wat je meeneemt, wat je achterlaat en hoe je eerste offerte er daarna uitziet.
Waarom het rekenblad bij een aannemer zo vol raakt
Een aannemer rekent in lagen. Er zijn posten zoals sloop, ruwbouw, afbouw en installatie. Onder elke post zitten regels met materiaal, uren en soms een onderaannemer. Daar overheen komen je opslag voor algemene kosten, je risico en je winst, en vaak nog een stelpost voor iets wat de klant pas later kiest.
In een rekenblad bouw je dat allemaal zelf. Dat geeft vrijheid, maar het betekent ook dat elke begroting een beetje anders is opgebouwd. De ene keer zit de opslag in de regels verwerkt, de andere keer staat hij onderaan. De ene keer is de stelpost een eigen regel, de andere keer een opmerking in een cel. Voor jou is dat te volgen. Voor een klant die twee offertes naast elkaar legt, of voor een collega die een keer voor je moet invallen, is het dat niet.
Wat je meeneemt
Begin niet met het programma, maar met je laatste vijf of zes begrotingen. Leg ze naast elkaar en kijk wat er steeds terugkomt. Dat is je bouwmateriaal.
- Je indeling in posten. Als je altijd met dezelfde hoofdstukken werkt, neem die mee als vaste opbouw. De klant herkent dan bij elke offerte dezelfde volgorde.
- Je eenheidsprijzen. Voor het werk dat steeds terugkomt heb je een prijs per meter, per vlak of per stuk; die gaan mee.
- Je vaste teksten. De omschrijving van een post, je voorwaarden, wat er wel en niet bij de prijs zit.
- Je manier van stelposten noteren. Zet vast hoe je ze omschrijft, zodat de klant snapt dat het een reservering is en geen eindbedrag.
Die onderdelen zet je eenmalig als vaste regels in je offerteprogramma. Een automatische import uit je oude bestand is daarbij niet het uitgangspunt: je kiest bewust wat je overneemt. Dat kost een avond, maar het dwingt je ook om te kijken welke prijzen nog kloppen. Een regel die al jaren in je rekenblad staat, is niet vanzelf nog actueel.
Wat je achterlaat
Het lastigste aan een oud rekenblad is niet wat je ziet, maar wat erachter zit. Formules die een opslag ergens halverwege bijtellen. Een verborgen kolom met inkoopprijzen. Een cel die afrondt op een manier die je ooit handig vond. Neem die logica niet blind mee.
Schrijf voor jezelf op hoe je opslag werkt: zit hij in de eenheidsprijs, of reken je hem over het totaal? Kies er een en houd die aan. Een offerte waarin de klant de opbouw kan volgen, is makkelijker te verdedigen dan een offerte waarin het bedrag klopt maar niemand meer weet waarom.
Laat ook de tabbladen achter die alleen voor jou waren: je inkoopnotities, je marge per leverancier, je aantekeningen over de klant. Dat hoort bij je eigen administratie en niet in een document dat naar buiten gaat.
Je eerste offerte na de overstap
Kies voor de eerste offerte een klus die je goed kent. Geen grote verbouwing met tien onderaannemers, maar iets wat je vaker doet. Dan zie je meteen of je posten en regels werken zoals je wilt.
Let bij die eerste keer op een paar dingen:
- Staan de posten in de volgorde waarin het werk gebeurt? Een klant leest een offerte als een planning.
- Is bij elke stelpost duidelijk wat erin zit en wat er gebeurt als de keuze duurder of goedkoper uitvalt?
- Kan de klant zien waar meerwerk begint? Een korte zin over hoe je met wijzigingen omgaat, voorkomt discussie op de bouw.
- Klopt het totaal met wat je in je rekenblad zou hebben uitgerekend? Reken de eerste keer gerust allebei door. Dat geeft vertrouwen dat er onderweg niets is weggevallen.
Werk je met onderaannemers, kijk dan ook hoe hun deel op de offerte staat. Sommige aannemers noemen ze per post, anderen bundelen ze onder hun eigen naam. Beide kan, zolang je weet wie waarvoor aansprakelijk is en de klant niet verrast wordt door een factuur van een partij die hij niet kent.
De overgangsperiode
Je stapt zelden op een maandagochtend in een keer over. Er lopen nog offertes die je in je rekenblad hebt gemaakt, en een klant die over een maand terugkomt met een vraag, verwacht dat je weet wat je hem toen hebt gestuurd. Bewaar die oude bestanden dus, met een naam waaraan je ze terugvindt.
Spreek met jezelf af vanaf welke datum nieuwe aanvragen alleen nog in het programma gaan. Zo heb je een duidelijke grens en voorkom je dat je de ene klant uit het ene systeem bedient en de volgende uit het andere zonder dat je nog weet waar wat staat.
Wat het verandert voor de klant
Voor de klant is de overstap onzichtbaar, op een ding na: de offerte ziet er bij elke klus hetzelfde uit. Dezelfde volgorde van posten, dezelfde manier van stelposten noemen, dezelfde voorwaarden onderaan. Dat leest rustiger dan een rekenblad dat als bijlage meegaat en waar de klant zelf moet uitzoeken welk getal het eindbedrag is.
En als de klant akkoord wil geven, is het prettig als dat zonder printer en scanner kan. Dan zit de afspraak vast op het moment dat hij ja zegt, en begin je niet aan het werk op basis van een mailtje met alleen het woord prima.
Wil je zien hoe vaste posten en regels er voor een aannemer uitzien zodra je ze eenmaal hebt staan? Achter de knop vind je de pagina die daarover gaat.
