Je hebt besloten dat het anders moet. De offertes in je oude werkwijze kosten je te veel avonden, en je wilt over naar offerte software als aannemer. Alleen staat er op dit moment een rijtje offertes uit. Een badkamer bij een gezin in de nieuwbouwwijk, een aanbouw waar de klant nog over twijfelt, een dakkapel die misschien pas in het voorjaar doorgaat. Wat doe je daarmee? Dit stuk beschrijft een overstap zonder gat: hoe je de lopende offertes laat aflopen, hoe nieuwe aanvragen meteen goed beginnen, en wat je vooraf klaarzet zodat de eerste week niet tegenvalt.
Waarom je niet alles in een keer verhuist
De eerste neiging is om alles mee te nemen. Elke openstaande offerte overzetten, zodat je in het nieuwe systeem een compleet beeld hebt. Dat klinkt netjes, maar het kan vooral dubbel werk opleveren.
Een offerte die al bij de klant ligt, heeft een nummer, een datum en een geldigheid. De klant leest die versie, en als ze belt, praat ze over die versie. Maak je hem opnieuw aan, dan heb je twee documenten met dezelfde inhoud en mogelijk een ander nummer. Bij de eerste vraag van de klant zoek je dan in twee plekken naar wat zij voor zich heeft.
Laat lopende offertes daarom in hun eigen systeem uitlopen. Ze hebben een einddatum, en op die datum is de vraag vanzelf beantwoord: getekend, afgewezen of verlopen.
Een lijstje van wat er uitstaat
Wat je wel doet, is een overzicht maken van alles wat nog openstaat. Een simpel lijstje met per offerte de klant, het werk, de datum van versturen en de datum waarop hij verloopt. Dat lijstje is je brug tussen oud en nieuw.
Het helpt je om twee dingen niet te vergeten. Het eerste is opvolgen: een offerte die je in je oude werkwijze verstuurde, verdient dezelfde aandacht als een nieuwe. Het tweede is het moment waarop je het oude systeem echt kunt loslaten. Staat er niets meer open, dan ben je klaar met de overstap.
Kijk ook wat je uit je oude offertes wilt bewaren. Dat gaat dan niet zozeer over de offertes zelf, maar over wat erin zit: je omschrijvingen, je vaste regels, je voorwaarden. Daarover gaat het volgende deel.
Eerst je vaste regels klaarzetten
De eerste week met een nieuw programma valt tegen als je bij elke offerte weer alles moet intikken. Zet daarom eerst klaar wat je steeds opnieuw gebruikt, voordat de eerste nieuwe aanvraag binnenkomt.
- Je vaste werkzaamheden met een omschrijving die je klant snapt, zoals sloopwerk, stelwerk of het afvoeren van puin.
- Je uurtarief en de manier waarop je materiaal opschrijft.
- Je standaardteksten: de inleiding, de uitsluitingen, de betalingsafspraken en de geldigheid.
- Je bedrijfsgegevens en je logo, zodat de eerste offerte er meteen als de jouwe uitziet.
Dit is ook een goed moment om die teksten nog eens te lezen. Een uitsluiting die je jaren geleden schreef voor een ander soort klus, past misschien niet meer bij je huidige klussen. Wat je nu opschoont, hoef je straks niet bij elke offerte te herstellen.
Welke gegevens je meeneemt en hoe je dat doet, staat op een aparte pagina over overstappen op deze site. Daar lees je ook hoe je een offerte exporteert als je hem buiten het programma wilt bewaren.
Nieuwe aanvragen meteen in het nieuwe programma
Kies een dag. Vanaf die dag gaat elke nieuwe aanvraag in het nieuwe programma, hoe klein ook. Geen uitzonderingen voor een klant die "toch al bijna rond" is, want dan blijf je in twee werelden werken.
Die dag hoeft niet het begin van de maand te zijn. Het kan ook de maandag na een rustige week zijn, of de dag waarop je je vaste regels klaar hebt. Belangrijk is dat je hem kiest en dat je hem aanhoudt.
Merk je in de eerste weken dat je een regel mist of een tekst wilt aanpassen, doe dat dan meteen in je vaste regels en niet alleen in de offerte die je op dat moment maakt. Zo wordt elke volgende offerte een stukje sneller.
Wat je klant merkt van je overstap
Voor je klant verandert er weinig, en zo hoort het ook. Ze krijgt een offerte die er misschien wat anders uitziet dan de vorige keer, maar met dezelfde soort omschrijving en dezelfde afspraken. Heb je een vaste klant met een lopende offerte uit je oude systeem en een nieuwe uit het nieuwe, zeg dan even dat je bent overgestapt. Dan vraagt ze zich niet af waarom het tweede papier er anders uitziet.
Let wel op je nummering. Begin je in het nieuwe programma met een eigen reeks, noteer dan in je lijstje waar de oude reeks ophield. Bij een vraag over een oud nummer weet je dan meteen in welk systeem je moet zoeken.
Wanneer de overstap echt klaar is
Je overstap is af als de laatste oude offerte is getekend, afgewezen of verlopen. Op dat moment kun je je oude werkwijze sluiten. Bewaar wat je moet bewaren, maar maak er geen nieuwe offertes meer in.
Hoe lang dat duurt, hangt af van hoe lang je offertes geldig zijn. Een korte geldigheid maakt de overstap dus ook korter. Dat is geen reden om je termijn aan te passen, maar wel iets om te weten als je een datum kiest.
Op de pagina hieronder staat wat een aannemer in het nieuwe programma inricht voordat de eerste aanvraag na de overstapdag binnenkomt.
