Wie zonwering verkoopt, heeft een seizoen dat zich niet aan de kalender van de klant houdt. In het voorjaar komen de vragen naar een screen of een knikarmscherm tegelijk, en dan kan je planning snel vol raken. In de winter is het stil, terwijl je juist dan tijd hebt om in te meten, te adviseren en te offreren. Een zonwering specialist offerte voor de winter is daarom een eigen soort offerte: je verkoopt nu, en je monteert pas als het weer warmer wordt. Dat vraagt om andere afspraken dan een offerte voor werk dat volgende week begint.
Waarom offreren in de winter loont
Een klant die in januari over zonwering nadenkt, heeft geen warme dagen die hem opjagen. Dat is een voordeel. Je kunt rustig inmeten, de mogelijkheden laten zien en meedenken over bediening en stof. Hij kan kiezen zonder druk.
Voor jou is het ook gunstig. Elke opdracht die je in de winter binnenhaalt, staat al in je planning voordat de drukte begint. In het voorjaar hoef je dan minder tijd te besteden aan offertes en kun je meer tijd besteden aan monteren. Het is wel belangrijk dat de offerte duidelijk maakt dat er tijd zit tussen tekenen en monteren, en wat er in die tijd gebeurt.
Wat er anders is aan een offerte voor later
Een offerte voor werk dat over een paar maanden plaatsvindt, heeft drie punten die je extra aandacht moet geven: de prijs, de planning en de keuzes van de klant.
De prijs is het eerste. Tussen nu en de montage kan de inkoopprijs van een product of stof veranderen. Bepaal vooraf of je de prijs vastlegt tot aan de montage, of dat je een voorbehoud maakt. Kies je voor een vaste prijs, dan neem je dat risico zelf. Kies je voor een voorbehoud, schrijf dan duidelijk op waar het voor geldt en hoe je de klant informeert als er iets verandert. Een vage zin over prijswijzigingen wekt wantrouwen. Een concrete zin over het moment dat jouw leverancier zijn prijs aanpast, wekt vertrouwen.
De planning is het tweede. De klant wil weten wanneer de zonwering hangt. Jij weet nog niet precies hoe druk het voorjaar wordt. Een periode in plaats van een datum werkt hier goed, met de afspraak dat je de exacte dag later afstemt.
De keuzes zijn het derde. In de winter kiest een klant een stof uit een stalenboek en een bediening uit een folder. Zet in de offerte precies wat er gekozen is, zodat er in het voorjaar geen discussie ontstaat over een kleur of een motor.
Zo leg je de montageperiode vast
Schrijf de montageperiode op een manier die voor jullie allebei werkt. Een voorbeeld van een opzet:
- Montage in een periode die je samen afspreekt, bijvoorbeeld de eerste weken van het voorjaar.
- Een paar weken vooraf neem je contact op om een vaste dag te plannen.
- Als de levering van het product vertraagt, hoort de klant dat van jou zodra je het weet.
- De klant zorgt dat de gevel op de afgesproken dag bereikbaar is.
Met zo'n opzet heeft de klant houvast, en beloof jij niets wat je niet in de hand hebt. Het scheelt je ook telefoontjes in het voorjaar van klanten die willen weten wanneer je komt.
Wat je opschrijft na het inmeten
Een offerte die maanden voor de montage getekend wordt, moet zo volledig zijn dat iemand anders hem zou kunnen uitvoeren. Je onthoudt in april niet meer elk detail van een bezoek in januari. Zet daarom in de offerte of in een bijlage:
- de maten en de plek van elk product
- het type zonwering, de stof en de kleur van stof en frame
- de bediening: handmatig, met een motor of met een afstandsbediening
- waar de stroom vandaan komt als er een motor in zit, en wie die aanlegt
- bijzonderheden van de gevel, zoals isolatie, metselwerk of een lastige ondergrond
Die lijst is niet alleen voor jou. Een klant die zijn keuzes zwart op wit ziet, kan nog iets corrigeren voordat hij tekent. Zo komt een correctie niet pas op de dag van de montage.
Aanbetaling en geldigheid
Bij een offerte voor later vraag je je af of je een aanbetaling vraagt. Dat is een eigen keuze. Vraag je er een, zet dan in de offerte hoeveel, wanneer en waarvoor. In OfferteKlik kun je een eigen betaallink van Mollie, Stripe of Tikkie onder de offerte zetten. De betaling zelf zie je bij die betaaldienst of op je bankrekening.
Let ook op de geldigheid van de offerte. Bij OfferteKlik staat de geldigheid standaard op dertig dagen; per offerte zet je een andere datum als je dat wilt. Dat gaat over de vraag hoe lang de klant heeft om te tekenen, niet over wanneer je monteert. Zet die twee data dus niet door elkaar in je tekst. De klant tekent binnen de geldigheid, en daarna staat de montage in de afgesproken periode.
Tussen offerte en factuur zitten maanden
Bij zonwering liggen offerte en factuur vaak een seizoen uit elkaar. De offerte tekent de klant in de winter. De factuur volgt na de montage in het voorjaar. Houd die twee goed bij elkaar.
OfferteKlik maakt zelf geen facturen. Het getekende stuk sla je op als PDF, bij de map van de klus. Maak je in april de factuur in je eigen boekhoudpakket, dan heb je de afspraken uit januari meteen bij de hand. Denk aan de stof, de kleur, de bediening en een eventuele aanbetaling.
Zo staat op de factuur precies wat de klant in de winter tekende.
Winterafspraken als vaste regels in je offerte programma
Elke winterofferte vraagt om dezelfde afspraken: wanneer je monteert, hoe vast de prijs is en wat de klant koos. In een offerte programma bewaar je die zinnen als vaste tekst. Bij een nieuwe klant pas je alleen de periode en de keuzes aan.
Hetzelfde geldt voor je producten. Een screen, een knikarmscherm, een uitvalscherm: met een omschrijving en je eigen prijs liggen ze klaar. Na het inmeten vul je de maten in en kies je stof en bediening.
Zo is een winterofferte niet meer werk dan een gewone. En in het voorjaar heeft elke getekende offerte dezelfde opbouw. Dat maakt het plannen van de montages makkelijker.
Een digitale offerte die tot het voorjaar geldig blijft
Een zonwering specialist in Amersfoort meet in december een terrasscherm in. De klant wil in april montage. Zijn offerte moet dus vier maanden meegaan.
In een digitale offerte kies je zelf de geldigheid. Standaard is dat 30 dagen, maar voor een montage in het voorjaar zet je een langere termijn. Is die termijn om, dan is het terrasscherm niet meer te tekenen tegen de prijs van december.
Zet de klant in januari zijn handtekening op zijn mobiel, dan staat bij het scherm wie dat deed en op welke dag. Die versie verandert niet meer. Wil hij in maart toch een andere kleur doek, dan volgt een nieuwe offerte.
Een zonwering offerte die in het voorjaar nog klopt
Het doel van een winterofferte is dat hij in het voorjaar nog precies zegt wat er afgesproken is. Een heldere prijs met een duidelijk voorbehoud of juist zonder voorbehoud, een montageperiode met een afspraak over de vaste dag, en een volledige beschrijving van wat de klant heeft gekozen. Dan is de montage een kwestie van uitvoeren en niet van terugzoeken.
Wie zo werkt, gebruikt de stille maanden om de drukke maanden voor te bereiden. Hoe je als zonweringspecialist van aanvraag naar offerte gaat, staat uitgelegd op onze pagina voor jouw vak.
