Over twee weken ga je een week weg. Je laptop gaat niet mee, en dat is ook de bedoeling. Maar er liggen vier offertes bij klanten, en er komen vast nieuwe aanvragen binnen. Hoe zorg je dat dat werk niet stilvalt terwijl jij op het strand ligt?
Het goede nieuws: een offerte die al verstuurd is, werkt gewoon door. De klant kan hem lezen, erover nadenken en hem tekenen. Jij hoeft daar niet bij te zijn. Met een paar dingen vooraf geregeld, kom je terug bij een stapel getekende offertes in plaats van een stapel losse eindjes.
Offertes tijdens je vakantie: wat er gewoon doorloopt
Een digitale offerte heeft geen kantooruren. Je klant leest hem wanneer het hem past, ook om tien uur 's avonds of tijdens zijn lunch. Hij leest de regels, kijkt naar de prijs en zet zijn handtekening op zijn telefoon.
In OfferteKlik krijg je een mail zodra de klant je offerte opent, afwijst of ondertekent. Op je dashboard zie je de status van elke offerte. Wil je tijdens je vakantie een keer kijken, dan zie je in een minuut waar het staat. Wil je dat liever niet, dan wacht alles netjes tot je terug bent.
Ook de geldigheid loopt door. Tenzij je iets anders kiest, kan de klant een maand lang tekenen. Wil je meer of minder ruimte, dan zet je een andere datum. Is het bijna zover, dan mailt OfferteKlik je klant drie dagen voor het einde nog een keer. Die herinnering gaat vanzelf, ook als jij weg bent.
Voor je vertrekt: de geldigheid goed zetten
Kijk een week voor je vakantie naar alle offertes die openstaan. Verloopt er een terwijl jij weg bent? Dan heeft de klant misschien net te weinig tijd om te beslissen.
Twee keuzes zijn dan logisch:
- je stuurt een nieuwe offerte met een latere datum, zodat de klant rustig kan tekenen;
- je laat de datum staan, en neemt na je vakantie contact op als hij is verlopen.
Voor nieuwe offertes die je vlak voor je vertrek verstuurt, kun je de geldigheid meteen wat ruimer zetten. Zo heeft de klant de tijd, en hoeft niemand op jou te wachten.
Geldigheid en herinnering als jij weg bent
Je offertes blijven dertig dagen geldig, tenzij je zelf een andere datum kiest. Drie dagen ervoor krijgt de klant automatisch een mailtje als geheugensteun. Dat loopt door, ook als jij op een camping in Frankrijk zit.
Ga je drie weken weg, kijk dan voor vertrek naar de geldigheid. Een offerte die halverwege je vakantie verloopt, levert een klant op die je niet kunt bellen.
- Laat de geldigheid pas aflopen als je al een week thuis bent.
- Of laat hem verlopen voor je gaat, en stuur bij terugkomst een nieuwe.
Zeg het je klanten vooraf
Een klant die tekent, wil weten wanneer je begint. Zet daarom in je offerte, of in je mail erbij, dat je in een bepaalde week weg bent. Noem ook wanneer je weer bereikbaar bent.
Een korte zin is genoeg. Bijvoorbeeld: "Van 3 tot en met 10 november ben ik op vakantie. Zet u in die week uw handtekening, dan bel ik u op 11 november om een startdatum te prikken." Daarmee is het voor de klant helder. Hij hoeft niet te twijfelen of zijn handtekening wel is aangekomen.
Vergeet ook je eigen mailbox niet. Een afwezigheidsbericht met de datum van je terugkomst voorkomt dat klanten denken dat je ze vergeten bent.
Nieuwe aanvragen die binnenkomen terwijl je weg bent
Er komen ook in je vakantie aanvragen binnen. Die gaan niet verloren. Zet in je mailbox een regel die aanvragen naar OfferteKlik doorstuurt. Elke aanvraag wordt dan een concept met regels uit jouw catalogus. Een nieuwe afzender krijgt meteen een klantkaart.
Dat concept gaat niet vanzelf de deur uit. Jij controleert het altijd voor je verstuurt. Na je vakantie vind je dus een rij concepten die klaarstaan, in plaats van een volle inbox die je nog moet uitzoeken. Geen formulieren, geen overtypen: je loopt ze na, past aan waar het moet, en verstuurt.
Wil je de klant toch laten weten dat zijn aanvraag binnen is? Dat doet je afwezigheidsbericht. Hij weet dan dat je hem gezien hebt en wanneer hij iets hoort.
De eerste dag terug
Begin niet met je mail, maar met je dashboard. Daar zie je in een keer wat er tijdens je vakantie is gebeurd.
- Welke offertes zijn getekend? Die klanten bel of mail je als eerste, voor de planning.
- Welke offertes zijn geopend maar niet getekend? Daar heeft opvolgen nu zin.
- Welke offertes zijn verlopen? Beslis per klant of je een nieuwe stuurt.
- Welke concepten staan er klaar uit nieuwe aanvragen? Loop ze na en verstuur ze.
Wil je een klant op een vaste dag terugbellen, zet dan een herinnering bij de offerte. Je prikt een dag en zet er in een paar woorden bij waarom. Die notitie ziet alleen jij; de klant krijgt er niets van te zien.
Rustig weg, rustig terug
Een week vakantie hoeft je geen klussen te kosten. Verstuurde offertes lopen door, de klant kan tekenen wanneer het hem uitkomt, en nieuwe aanvragen wachten als concept op je terugkomst. Met een ruime geldigheid en een duidelijke zin over je afwezigheid weet iedereen waar hij aan toe is.
Jij gaat met een gerust hart weg. En de eerste ochtend terug begin je met getekend werk, niet met een achterstand.
