Waar staan je offertes eigenlijk? Bij veel vakmensen is het antwoord: op mijn laptop, in een map die Offertes heet. Met daarin een Word-bestand per klant, een paar PDF's en een Excel-lijst met wie er getekend heeft. Het werkt, tot de laptop het begeeft.
Het is geen vraag waar je elke dag over nadenkt. Toch loont het om er eens rustig bij stil te staan. Je offertes zijn je klantgegevens, je prijzen en je afspraken.
Drie plekken waar je offertes kunnen staan
De meeste zzp'ers en kleine bedrijven bewaren hun offertes op een van deze drie plekken.
- Op je eigen laptop of computer. Je hebt alles bij de hand, maar als het apparaat stuk gaat of gestolen wordt, ben je het kwijt. Tenzij je een back-up hebt, en die ook bijhoudt.
- Op een eigen server of opslag op kantoor. Dat vraagt onderhoud, updates en iemand die weet hoe het werkt. Voor een klein bedrijf is dat vaak meer gedoe dan het oplevert.
- In de cloud, bij een dienst die je offertes voor je bewaart. Je kunt erbij vanaf elke plek, ook op je telefoon op de bouwplaats. De vraag is dan wel: waar staat die cloud, en van wie zijn je gegevens?
Offertes in de cloud: let op waar het staat
Cloud klinkt als iets dat nergens staat. Dat is niet zo. Elke clouddienst heeft servers, en die staan ergens in de wereld. Bij veel bekende diensten is dat in de Verenigde Staten.
Voor je offertes maakt dat uit. In een offerte staan namen, adressen, telefoonnummers en bedragen van je klanten. Dat zijn persoonsgegevens. Het is prettig als je weet waar die staan en wie erbij kan.
OfferteKlik draait op servers in Nederland, niet in een Amerikaanse cloud. Persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen. En de gegevens blijven van jou: OfferteKlik gebruikt ze niet voor eigen doeleinden en verkoopt ze niet.
Wat als je wilt stoppen
Een goede vraag bij elke dienst is: hoe kom ik er weer uit? Bij een programma op je laptop is dat simpel, want de bestanden staan bij jou. Bij een clouddienst hangt het af van wat die dienst toestaat.
Bij OfferteKlik download je je offertes op elk moment, als PDF of als CSV-bestand. Zeg je een betaald plan op, dan blijven je offertes staan in het gratis pakket. Je bent ze dus niet kwijt als je minder gaat gebruiken.
Wil je je account helemaal weg, dan exporteer je eerst je offertes. Daarna wordt alles binnen dertig dagen verwijderd.
Zo werkt het voor een schilder
Neem een schilder met een stuk of vijf aanvragen per week. Vroeger maakte hij zijn offertes 's avonds op de laptop thuis. Was hij overdag bij een klant die vroeg hoe het met zijn offerte stond, dan moest hij zeggen: ik kijk vanavond.
Nu staan zijn offertes online. Hij opent op zijn telefoon de offerte van die klant en ziet dat hij hem gisteren heeft geopend. Hij vraagt de klant meteen of die nog vragen heeft. Zijn laptop kan thuis blijven, of stukgaan, zonder dat er een offerte verloren gaat.
En je administratie?
De meeste vakmensen doen hun administratie allang online, bijvoorbeeld bij Exact Online of Moneybird. Dat hoeft niet te veranderen. OfferteKlik is alleen voor je offertes en werkt naast je boekhoudprogramma.
Er is nog geen directe koppeling. Getekende offertes download je als bestand. Jij of je boekhouder zet ze dan in de administratie, eentje tegelijk of als stapel aan het eind van het kwartaal.
Kies bewust
Er is geen plek die voor iedereen de beste is. Maar weet wel waar je offertes staan, wie erbij kan en hoe je ze terugkrijgt. Stel jezelf die drie vragen, ook als je het nu goed geregeld denkt te hebben.
En kijk ook naar je oude offertes. Staan er nog Word-bestanden van vorig jaar op een laptop die je bijna vervangt? Bewaar ze ergens waar je ze over een jaar nog kunt openen. Je hebt ze nodig als een klant later vraagt wat er precies was afgesproken, of als je wilt nakijken wat je voor een vergelijkbare klus rekende. Die oude offertes zijn je geheugen als vakman, en dat wil je niet kwijt.
Wil je zien hoe het werkt als je offertes online staan, op servers in Nederland? Begin gratis onder de knop hieronder. Je hebt er geen creditcard voor nodig.
