De aanvraag komt binnen terwijl je op een ladder staat. Of in de bus, tussen twee adressen in, met je handschoenen nog aan. Je leest hem half, je denkt dat je hem vanavond wel maakt, en je rijdt door. Dat is het moment waarop de klok gaat lopen, en het is precies het moment waarop je er niets aan kunt doen.
Dit stuk gaat over wat er in die tussentijd gebeurt. Niet over hoe snel een klant beslist, want dat weten we niet en dat gaan we hier niet verzinnen. Wel over de weg die een aanvraag bij jou aflegt voordat hij als offerte de deur uit gaat, en over de stukken van die weg waar tijd verdwijnt zonder dat de offerte er beter van wordt.
De weg die een aanvraag aflegt
Zet die weg eens op een rij zoals hij er in de praktijk uitziet.
- De mail komt binnen op je telefoon, ergens tussen twee klussen door.
- Je leest hem, je schat hem in je hoofd alvast in, en je laat hem staan.
- 's Avonds zoek je hem terug tussen de rest van je post.
- Je zoekt de klant op in je administratie, of je maakt hem alsnog aan.
- Je typt naam, adres en de vraag van de klant over.
- Je zoekt je eigen tarieven erbij en zet de regels in de offerte.
- Je leest hem na en je verstuurt hem.
Van die zeven stappen gaat er precies een over jouw vak. Dat is het inschatten. De rest is administratie, en het merendeel daarvan bestaat uit het overzetten van gegevens die al ergens staan naar een plek waar ze nog niet staan.
Dat is niet erg als het een keer gebeurt. Het wordt vervelend omdat het bij elke aanvraag opnieuw gebeurt, en omdat het altijd op hetzelfde moment valt: aan het eind van een werkdag, wanneer je het minst zin hebt in typen.
Het probleem is niet het maken, het is het opnieuw beginnen
Vraag jezelf eens af hoe lang je over een offerte doet. Waar denk je dan aan? Aan de tijd die je aan de prijs besteedt, en dat is ook het stuk waar je goed in bent. Maar de tijd die je kwijt bent, begint eerder: bij het terugzoeken van de mail, het openen van je offerteprogramma, het opzoeken van de klant en het opnieuw lezen van een aanvraag die je vanmiddag ook al gelezen had.
Dat is het gat. Tussen het lezen van de aanvraag en het beginnen aan de offerte zit een drempel die niets met prijzen te maken heeft. En omdat die drempel er is, schuift de offerte naar de avond. Schuift hij door de avond heen, dan schuift hij naar morgen. Zo wordt een aanvraag die je in je hoofd allang had ingeschat een taak die twee keer op je lijstje komt te staan.
Het venijn zit ook in de tweede lezing. De eerste keer dat je de mail las, wist je meteen waar het over ging. De tweede keer moet je jezelf opnieuw inlezen. Dat is geen groot werk, maar het kost aandacht, en aandacht is 's avonds het schaarse spul.
Een vaste email voor de vraag die altijd terugkomt
Bij veel aanvragen mis je steeds dezelfde informatie. Het adres, een paar foto's, de maten of wanneer de klant wil beginnen. Die vraag typ je elke keer opnieuw, vaak pas 's avonds.
Schrijf er daarom een vaste email voor. Drie of vier korte vragen, in je eigen woorden, met een vriendelijke openingszin. Bewaar hem als concept in je mailprogramma of als notitie op je telefoon.
Mist er iets in een aanvraag, dan stuur je die email meteen terug. Het kost je een minuut tussen twee klussen door. Het antwoord van de klant is er dan vaak al voordat jij aan de offerte begint.
Wat OfferteKlik in dat gat doet
OfferteKlik pakt precies dat stuk aan: alles tussen de binnenkomende mail en het moment dat er een concept klaarstaat.
Elk bedrijf krijgt een eigen doorstuuradres. Klanten kunnen er rechtstreeks naartoe mailen, het kan op je site staan, of je laat je mailprogramma aanvragen automatisch doorsturen. Beide werken. De aanvraag die de klant toch al stuurt, is genoeg. Er is geen apart portaal en geen formulier dat de klant eerst moet invullen.
Daarna volgt steeds dezelfde reeks:
- Is de afzender al klant, dan wordt hij herkend; zo niet, dan komt er meteen een klantkaart bij.
- Het onderwerp van de mail wordt de titel van de offerte.
- De tekst van de aanvraag reist mee als basis, zodat je hem niet hoeft over te typen.
- De tekst wordt gelezen op uren, materialen en oppervlakte, en op basis van regels die jij zelf instelt komt het bijbehorende product uit je eigen catalogus alvast als offerteregel klaar te staan.
- Wordt dezelfde aanvraag twee keer doorgestuurd, dan wordt dat herkend en niet dubbel verwerkt.
- De inhoud van de mail en de klantgegevens worden versleuteld opgeslagen, op servers in Nederland.
Het resultaat is geen verstuurde offerte. Het is een concept. De klant staat erin, de titel staat erin, en de regels die uit jouw eigen catalogus volgen staan er alvast bij. Jij hoeft niet meer te beginnen, je hoeft alleen nog na te lopen.
Wat er nadrukkelijk niet gebeurt
Er is geen AI die de prijs voor je verzint. De herkenning werkt op woorden en op regels die jij zelf hebt ingesteld: staat er een bepaald woord in de aanvraag, dan hoort daar een bepaald product bij. Voorspelbaar, en na te lezen. Als de uitkomst je niet bevalt, pas je de regel aan en weet je meteen waarom hij de volgende keer anders is.
Er gaat ook niets naar de klant zonder jou. Er wordt een concept klaargezet, verder niets. De prijs blijft jouw beslissing, de tekst blijft jouw tekst, en het verzenden blijft een klik die jij zet. Dat is met opzet zo: de tijdwinst zit in het voorwerk, niet in het uit handen geven van de prijs.
Zonder te betalen verstuur je zo maandelijks tien offertes vanuit je mail, voor een bedrijf. Met Starter of Pro zit daar geen grens aan. Wat die kosten en wat er verder in zit, staat op de prijzenpagina, en dat is ook de enige plek waar wij een bedrag noemen.
Minder administratie nadat de offerte weg is
Het gat zit niet alleen voor het versturen. Ook erna loopt er administratie. Welke offerte is gelezen? Welke is getekend? En wat moet er naar je boekhouder?
Elke offerte heeft in OfferteKlik een eigen stand: verstuurd, bekeken, ondertekend of afgewezen. Dat hoef je niet zelf bij te houden in een lijstje. Je ziet ook wanneer de klant opent, zodat je weet wanneer nabellen zin heeft.
Ben je rond, dan haal je de getekende offerte eruit als PDF of CSV. Dat mag los, of in een keer voor een hele maand, een kwartaal of een jaar. Dat bestand gaat naar je eigen boekhoudpakket. Facturen maakt OfferteKlik niet; die blijven waar ze nu ook staan.
Offerte maken op de dag dat de aanvraag binnenkomt
De beste dag om een offerte te maken is de dag dat de aanvraag binnenkomt. De klant heeft er dan nog zin in, en jij weet nog wat hij wilde.
Stuur hem nog op dezelfde ochtend verder naar je OfferteKlik-postbus. Tussen twee klussen door kijk je het concept na op je telefoon. Met je vaste producten al ingevoerd, ligt de offerte klaar voordat je aan de volgende klus begint.
Een avond achter de laptop is dan niet meer nodig.
Wat je morgen al anders kunt doen, met of zonder software
Ook als je hier nooit software voor gaat gebruiken, is er iets te winnen aan de manier waarop je met een binnengekomen aanvraag omgaat.
Beslis bij het eerste lezen. Niet de prijs, maar de vorm: is dit een klus die ik wil, en heb ik genoeg informatie om er een prijs bij te zetten. Mist er iets, stuur dan meteen die ene vraag terug. Dan loopt het wachten op het antwoord parallel aan je werkdag in plaats van erna.
Schrijf je inschatting op het moment dat je hem maakt. Een regel in je telefoon met de kern erin is genoeg. Dat scheelt je 's avonds de tweede lezing.
En houd je catalogus bij. Een deel van de tijd die je aan overtypen kwijt bent, gaat niet naar de klant maar naar het opzoeken van je eigen tarieven. Staan je vaste diensten met hun prijs op een plek waar je ze zo pakt, dan wordt elke offerte korter, ook de offertes die je met de hand maakt.
Het gat tussen aanvraag en offerte is geen kwestie van harder werken. Het is een kwestie van niet twee keer aan hetzelfde beginnen.
