Het is vrijdag, kwart over vier. Je laatste klus zit erop, en nu is er eindelijk ruimte voor die offerte. Je rekent hem uit, leest hem na en je vinger hangt boven de knop. Nu versturen, of wachten tot maandagochtend?
Het lijkt een kleine vraag. Toch denken veel vakmensen erover na. En terecht, want het moment waarop je klant je offerte opent, bepaalt mee hoe hij hem leest. Rustig op de bank, of tussen tien andere mails door.
Een vaste regel die altijd werkt, bestaat niet. Wel kun je per klant een goede keuze maken. Zo pak je dat aan.
Eerst de vraag die belangrijker is
Voordat je over vrijdag of maandag nadenkt: snelheid weegt zwaarder dan het juiste uur. Heeft de klant meerdere bedrijven benaderd, dan beslist hij meestal op basis van wat al binnen is. Een perfect getimede offerte die een week te laat komt, verliest het van een gewone offerte die er op tijd was.
Dus heb je hem klaar en is hij goed? Dan is "nu" meestal een prima moment. De vraag naar het tijdstip speelt pas als je echt twijfelt tussen een paar uur of een weekend.
Offerte versturen op welk moment: denk aan wie hem leest
Bij de keuze voor je offerte versturen op welk moment telt vooral een ding: wanneer heeft deze klant tijd om hem te lezen?
Een particulier leest een offerte voor zijn badkamer of zijn dak vaak 's avonds of in het weekend. Dan zit hij samen met zijn partner en praten ze erover. Een offerte die vrijdagmiddag binnenkomt, ligt zaterdag op tafel. Dat is niet erg. Het kan zelfs goed uitkomen.
Een zakelijke klant werkt anders. Die leest zijn mail op werkdagen en vaak in een vast blok. Stuur je hem vrijdag aan het eind van de middag, dan zakt je offerte in het weekend weg onder nieuwe berichten. Maandag begint hij met een volle inbox. Voor hem is een werkdag overdag vaak een beter moment.
Wat vrijdag lastig maakt
Het probleem met vrijdag is niet je offerte. Het probleem ben jij. Leest de klant hem zaterdag en heeft hij een vraag, ben jij dan bereikbaar?
Krijgt hij geen antwoord, dan blijft die vraag het hele weekend hangen. Soms vult hij het antwoord zelf in. En niet altijd in jouw voordeel.
Verstuur je op vrijdag, zeg dan in je begeleidende tekst wanneer je weer bereikbaar bent. "Vragen over het weekend? Maandag om negen uur bel ik je." Zo hoeft de klant niet te gissen of hij antwoord krijgt.
Wat maandag lastig maakt
Maandagochtend heeft ook een nadeel. Iedereen begint de week met een berg mail. Een offerte die om acht uur binnenkomt, staat tussen alles wat in het weekend is blijven liggen.
Kies je voor maandag, kies dan liever niet het eerste uur. Een offerte die later in de ochtend of vroeg in de middag binnenkomt, valt meer op. Maar nogmaals: dat is een detail. Op tijd zijn telt zwaarder.
Kijk wanneer je klant echt leest
Je hoeft niet te gokken. In OfferteKlik zie je wanneer je klant de offerte opent. De status gaat van Verstuurd naar Bekeken, en in het activiteitenlog staat wanneer dat gebeurde.
Doe je dat een tijdje, dan zie je een patroon. Misschien openen je particuliere klanten hun offerte bijna altijd 's avonds. Misschien leest dat ene bouwbedrijf alles op dinsdagochtend. Dat weet je dan zeker, in plaats van dat je het op gevoel doet.
Het helpt ook bij het opvolgen. Is de offerte zaterdag bekeken en daarna niet meer, dan heeft de klant hem gelezen maar nog geen beslissing genomen. Een kort belletje begin van de week is dan logisch. Hij heeft het onderwerp nog in zijn hoofd.
Het moment van versturen en de geldigheid
Nog een praktisch punt. Je offerte heeft een geldigheidstermijn. In OfferteKlik is dat dertig dagen, of korter of langer als je dat zelf instelt. Die termijn begint te lopen bij het versturen.
Twijfel je dus tussen vrijdag en maandag, dan maakt dat voor de geldigheid weinig uit. Voor een klant die snel wil beginnen wel: elke dag wachten is een dag later in je planning.
Drie dagen voor het einde van de termijn krijgt de klant eenmalig een geheugensteuntje van het systeem. Daar hoef jij niet op te letten.
Van mailtje naar ondertekend ja
Hoe sneller je offerte klaar is, hoe minder je over het moment hoeft na te denken. De vraag van je klant zet je in OfferteKlik door naar het eigen doorstuuradres dat je bedrijf heeft. Op basis van woorden die jij instelt, zoekt het programma passende posten uit je catalogus; van AI is geen sprake. Jij kijkt het na en verstuurt het.
De klant krijgt een mail met een link en tekent online, ook op zijn telefoon. Jij krijgt een melding zodra dat gebeurd is. Van mailtje naar ondertekend ja kan zo binnen dezelfde dag, en dan is de vraag vrijdag of maandag vaak al beantwoord.
Vaste klanten en nieuwe klanten lezen anders
Er telt nog een verschil mee: kent de klant je al? Vaste klanten weten wie je bent. Een offerte van jou openen ze meestal snel, wanneer die ook binnenkomt.
Bij nieuwe klanten ligt dat anders. Zij hebben vaak meer vakmensen gevraagd en leggen de offertes naast elkaar. Daar telt vooral dat de jouwe er op tijd tussen zit.
Je kunt het ook gewoon vragen. "Wanneer kijk je er rustig naar, door de week of in het weekend?" Een klant die dat zelf zegt, verwacht je offerte op dat moment. En dan leest hij hem ook echt.
Onthoud zo'n voorkeur voor de volgende keer. Schrijf hem op waar je ook de rest van je klantgegevens bijhoudt.
Offerte opvolging begint bij het moment van versturen
Het moment dat je verstuurt, bepaalt ook wanneer je opvolgt. Stuur je op vrijdag, dan bel je niet op zaterdag. Plan je opvolging dus meteen mee.
Kijk na twee of drie dagen of de klant de offerte opende. Geopend en nog niet getekend? Dan twijfelt hij, en is een kort telefoontje welkom. Nog niet geopend? Vraag dan of hij hem ontving.
Goede offerte opvolging is niet vaak bellen, maar op het goede moment. Vergeet je het zelf, dan mailt OfferteKlik de klant kort voor de einddatum nog eenmaal.
Kort gezegd
Op tijd is belangrijker dan het perfecte uur. Particulieren lezen vaak 's avonds en in het weekend, zakelijke klanten op werkdagen. Verstuur je op vrijdag, zeg dan wanneer je weer bereikbaar bent. En kijk in je eigen gegevens wanneer jouw klanten echt lezen.
Benieuwd hoe je van aanvraag naar verstuurde offerte gaat in een paar minuten? Klik op de knop en volg de stappen.
