Half december. Op je lijst met openstaande offertes staan er nog twaalf. Sommige zijn van september. Een paar zijn vorige week verstuurd. Van de helft weet je niet meer precies hoe het ervoor staat. Na de feestdagen begint een nieuw jaar, misschien met nieuwe prijzen. Welke offertes ga je nog opvolgen, en welke laat je gewoon vervallen?
Offertes opvolgen voor het einde van het jaar is geen grote klus als je het in een uur doet. Het levert vaak nog een of twee opdrachten op voor januari. En het ruimt je hoofd op, zodat je het nieuwe jaar niet begint met een stapel twijfelgevallen.
Eerst sorteren, dan pas bellen
Begin niet bovenaan met bellen. Maak eerst drie stapels. Dat kan op papier, maar ook gewoon in je hoofd terwijl je de lijst doorloopt.
- Stapel een: offertes die de klant geopend heeft maar nog niet getekend. Hier zit interesse. Deze bel je.
- Stapel twee: offertes die nooit geopend zijn. Misschien kwam de mail niet aan, of zit hij in een map die de klant niet leest. Hier stuur je een kort bericht.
- Stapel drie: offertes die al verlopen zijn, of waar de klant duidelijk afhaakte. Die laat je los.
Het verschil tussen stapel een en twee is belangrijk. Een klant die je offerte drie keer bekeek, twijfelt waarschijnlijk over iets. Een klant die hem nooit opende, weet misschien niet eens dat hij er ligt. Daar past een ander bericht bij.
Wat je zegt tegen de klant die twijfelt
Bel kort en zonder druk. Je vraagt niet "Gaat het nog door?", want daar is nee het makkelijkste antwoord. Je vraagt wat er nog nodig is om te beslissen. Bijvoorbeeld: "Ik plan mijn eerste weken van januari in. Wil je dat ik jouw klus daarbij meeneem, of past het later beter?"
Zo geef je de klant een reden om nu te kiezen, zonder korting te beloven. Want dat is de valkuil in december. Je wilt je agenda vullen en je schuift iets van de prijs af. Doe dat alleen als je het ook in maart zou doen.
Gaan je eigen tarieven per januari omhoog? Zeg dat dan eerlijk. "Tekenen voor 31 december betekent dat de huidige prijs blijft staan. Teken je later, dan reken ik met het tarief van januari." Zo'n zin is geen verkooptruc. Zo werkt een prijs nu eenmaal.
Laten vervallen is ook een keuze
Niet elke offerte hoeft gered te worden. Een klant die drie maanden niets van zich liet horen, heeft vaak al iemand anders gekozen. Een klus die je eigenlijk te klein of te ver weg vond, mag je laten gaan.
Laat zo'n offerte gewoon zijn einddatum halen. Je hoeft geen afscheidsmail te sturen. Wil je de deur openhouden, dan kan een zin als: "Ik sluit mijn jaar af. Mocht je later alsnog willen, stuur me dan een berichtje. Je krijgt dan een nieuwe prijs." Kort, vriendelijk, en klaar.
Let wel op offertes waarvan de geldigheid over de jaarwisseling heen loopt. Heb je in november een offerte gestuurd met een termijn tot half januari? Dan staat jouw oude prijs nog een paar weken. Bedenk vooraf of je die prijs dan ook echt wilt waarmaken.
Een vast moment in je agenda
Het werkt het best als je er een vaste middag van maakt. Bijvoorbeeld de dinsdag voor kerst, tussen twee en vier. Je pakt je lijst, sorteert, belt de eerste stapel en stuurt de berichtjes. Wat na die middag nog openstaat, mag wachten tot januari.
Een schilder met vijf aanvragen per week heeft eind december al snel twintig offertes uitstaan. Twee uur is dan genoeg om ze allemaal een keer langs te lopen. Wie het niet doet, begint januari met dezelfde twintig vraagtekens.
Wat OfferteKlik je daarbij laat zien
Elke offerte draagt in je lijst een status. Bekeken en verstuurd zijn de twee waar het nu om draait. Dat maakt het sorteren makkelijk. Wat bekeken is maar niet getekend, is je belstapel. Wat nog op verstuurd staat, heeft je klant nooit geopend.
Wil je een offerte na de feestdagen nog eens oppakken? Zet er dan een herinnering op. Je kiest een dag en schrijft er een geheugensteuntje bij, zoals "6 januari bellen, wilde eerst met zijn broer overleggen". De klant merkt daar niets van. Het is jouw geheugensteun.
Zonder aanpassing blijft een offerte een maand geldig; per klant kies je een kortere of langere termijn. Kort voordat de einddatum bereikt is, gaat er eenmaal vanzelf een mailtje naar de klant dat zijn offerte bijna verloopt. Meer automatische mails stuurt het programma niet. Het echte opvolgen doe je dus zelf, met een telefoontje of een kort bericht.
En als je jaar rond is, haal je je getekende offertes in een keer binnen als bestand voor je boekhouder. Dat scheelt zoeken in je mailbox in januari.
Je administratie sluiten voor het nieuwe jaar
Na je belronde blijft er nog een klusje over: je eigen papierwerk. Een jaar met offertes wil je netjes kunnen afsluiten. Dan hoef je in februari niet terug te zoeken wat er getekend is.
In OfferteKlik zet je de getekende offertes van het hele jaar in een keer in een bestand. Kies PDF als je ze wilt bewaren, of CSV als je boekhouder ermee gaat rekenen. Bij dat jaarbestand zit ook een overzicht van de btw.
Daarmee is je administratie voor de offertes rond. Factureren blijft iets voor je eigen pakket. Zo heb je bij de jaarwisseling twee dingen op orde: een korte lijst om op te volgen, en een dossier dat klopt.
In het kort
Sorteer eerst, bel daarna. Bel wie keek maar niet tekende, stuur een bericht aan wie nooit opende, en laat los wat al dood was. Zeg eerlijk wat er per januari verandert. Zo begin je het nieuwe jaar met een korte lijst en een paar extra opdrachten in je planning.
