Je rijdt elke ochtend in je bus naar de klant. Je boor, je zaag en je ladder liggen achterin. Je bent verzekerd voor het geval er iets misgaat. Die dingen kosten elke maand geld, ook in een week zonder werk. De vraag is of je klanten daar iets van terugzien in je prijs.
Veel zelfstandigen rekenen alleen wat ze voor een klus inkopen en de uren die ze maken. De bus, het gereedschap en de polis vallen dan tussen wal en schip. Ze betalen het uit hun eigen marge, zonder het te merken.
Wat vaste kosten zijn, en waarom ze makkelijk wegvallen
Vaste kosten zijn de kosten die doorlopen, of je nu werkt of niet. Ze hangen niet aan een bepaalde klus. Juist daarom vergeet je ze zo makkelijk als je een prijs maakt.
Denk aan deze posten:
- je bus of bedrijfsauto, met brandstof, onderhoud, banden en verzekering;
- je gereedschap, dat slijt en dat je na een paar jaar vervangt;
- je bedrijfsverzekering en je aansprakelijkheidsverzekering;
- je telefoon, je laptop en de software die je gebruikt;
- je opslag of werkplaats, als je die hebt;
- de kosten van je boekhouder.
Losse materialen voor een klus horen hier niet bij. Die reken je per klus, op een eigen regel. Vaste kosten zijn alles wat je ook betaalt in de maand dat je met een gebroken arm thuis zit.
Vaste kosten in je prijs: zo reken je ze om per klus
De simpelste manier is om je vaste kosten over je uren te verdelen. Tel op wat je per jaar kwijt bent aan alle posten van de lijst hierboven. Schat daarna hoeveel uren je per jaar echt aan klussen werkt.
Wees daarbij eerlijk. Een jaar heeft niet alleen werkdagen. Er gaan dagen af voor vakantie, ziekte, slecht weer en administratie. Ook de uren voor offertes maken en klanten bellen betaalt niemand rechtstreeks.
Deel je vaste kosten door de uren die overblijven. Dan weet je welk bedrag elk gewerkt uur moet opbrengen, nog voor je aan loon of winst toekomt. Dat bedrag tel je op bij je uurtarief. Zo zitten de vaste kosten in je prijs, zonder dat je ze als losse post hoeft te tonen.
Een voorbeeld. Een stukadoor rekent een vast uurtarief en heeft daar nooit zijn bus in meegenomen. Na een jaar kijkt hij terug. Wat bleek: de bus, de polis en twee nieuwe mengers hadden ongemerkt een groot stuk van zijn marge opgeslokt. Hij past zijn uurtarief aan, zodat elke klus weer zijn deel meebetaalt.
Per klus of per uur: welke manier past bij jou
Werk je vooral met een uurtarief, dan verwerk je de vaste kosten in dat tarief. Dat is de rustigste manier, want je hoeft er per offerte niet over na te denken.
Werk je met een vaste prijs per klus, dan doe je hetzelfde in je calculatie. Je schat de uren van de klus en rekent per uur je deel van de vaste kosten mee. Een klus van drie dagen draagt zo meer bij dan een klus van een ochtend.
Sommige kosten horen wel bij een klus, maar voelen als vaste kosten. Voorrijkosten zijn daar een goed voorbeeld van. Woont de klant ver weg, dan kun je die als eigen regel op je offerte zetten. Zo ziet de klant waarvoor hij betaalt, en blijft je uurtarief gelijk voor iedereen.
Waarom je de vaste kosten niet los op je offerte zet
Je klant hoeft niet te weten wat je bus kost. Een regel "bijdrage bedrijfsauto" roept vooral vragen op. Hij gaat dan onderhandelen over iets wat bij jouw bedrijf hoort, niet bij zijn klus.
Zet je vaste kosten daarom in je tarief of in je prijs per eenheid. Op de offerte staan dan de posten die de klant herkent: arbeid, materiaal, voorrijkosten en eventueel afvoer. Dat leest helder en het voorkomt discussie.
Wil je toch iets uitleggen, zet dan een korte toelichting bij een regel. In OfferteKlik kan dat met een notitie per offerteregel. Je schrijft er bijvoorbeeld bij dat je eigen gereedschap en de afvoer van afval zijn inbegrepen.
Je vaste kosten in je uurtarief
De meeste vakmensen rekenen hun vaste kosten niet apart, maar stoppen ze in hun uurtarief. Dat is ook wat de klant verwacht: een uurprijs of een vaste prijs, niet een regel voor je verzekering.
Een voorbeeld. Een schilder telt zijn bus, zijn gereedschap en zijn verzekering op voor een jaar. Dat jaarbedrag verdeelt hij over de uren die hij per jaar bij klanten staat. Wat eruit komt, telt hij op bij zijn uurtarief.
Dat tarief staat daarna een keer in je productcatalogus. Zo rekent elke nieuwe offerte ermee, ook op een drukke vrijdag.
Eens per jaar opnieuw rekenen
Vaste kosten blijven niet gelijk. Een nieuwe bus, een duurdere polis of een extra machine verandert je som. Kijk daarom minstens een keer per jaar opnieuw, bijvoorbeeld als je je jaarcijfers met je boekhouder doorneemt.
Leg je calculatie van vorig jaar ernaast. Zijn je kosten gestegen, dan pas je je tarief aan voor nieuwe offertes. Een offerte die al bij een klant ligt, laat je staan tot de geldigheid voorbij is.
Wie zijn tarieven in een productcatalogus zet, hoeft ze maar op een plek aan te passen. In OfferteKlik staan je diensten en prijzen in je eigen catalogus. Een nieuwe offerte uit een aanvraag haalt de regels daaruit, en jij controleert alles voor je verstuurt. Zo rekent elke volgende offerte meteen met je nieuwe tarief.
Kort samengevat
- Vaste kosten lopen door, ook zonder werk: bus, gereedschap, verzekering, telefoon, boekhouder.
- Verdeel ze over je echte werkuren, niet over alle dagen van het jaar.
- Verwerk ze in je uurtarief of je prijs per eenheid, niet als losse regel.
- Zet klusgebonden kosten zoals voorrijkosten wel apart.
- Reken minstens een keer per jaar opnieuw.
Zo betaalt elke klant een eerlijk deel van wat jouw bedrijf draaiende houdt. En in december klopt je rekening met wat je in januari voor ogen had.
