Je hebt de offerte gemaakt, de klant zei ja, het werk is gedaan. En dan ga je in een ander programma dezelfde regels opnieuw intikken om er een factuur van te maken. Per klus een kwartier, en dat is nog zonder de correcties achteraf.
Waarom overtypen fout gaat
Niet omdat je slordig bent, maar omdat er altijd iets tussen zit. Een regel die tijdens het werk veranderde, een korting die mondeling is afgesproken, een aantal dat niet klopt, een btw-tarief dat op de offerte anders stond. Wie twee keer typt, maakt vroeg of laat twee verschillende documenten, en dan mag je uitleggen welke de goede is.
Wat je in elk geval wilt meenemen
- De regels zoals ze getekend zijn, inclusief het meerwerk dat later is toegevoegd.
- Het nummer van de offerte, zodat klant en boekhouder ze aan elkaar kunnen knopen.
- De afgesproken betaaltermijn, niet de standaardtermijn van je boekhoudpakket.
- Het voorschot dat al betaald is, zodat je niet twee keer hetzelfde bedrag factureert.
De volgorde die werkt
Offerte akkoord, werk gedaan, meerwerk toegevoegd en getekend, factuur uit dezelfde regels. Zo staat er op de factuur precies wat de klant heeft goedgekeurd en is er niets om over te praten. Klopt er toch iets niet, dan zie je meteen waar het misging, want beide documenten komen uit dezelfde bron.
Wat het je bij een discussie bespaart
Een klant die belt over zijn factuur heeft bijna altijd hetzelfde bezwaar: dit had ik niet verwacht. Als je kunt zeggen “dit is regel drie van de offerte die je op 12 maart hebt getekend”, is het gesprek binnen een minuut klaar. Zonder die koppeling wordt het jouw woord tegen zijn herinnering.
En je boekhouding dan
Die blijft waar hij is. Je hebt geen nieuw boekhoudpakket nodig om je offertes op orde te krijgen; je hebt nodig dat wat er getekend is zonder tussenstap in je facturatie belandt. Een export per kwartaal is genoeg voor je boekhouder, en jij houdt je vaste werkwijze.
