"Afkitten met PU-kit, voegen 3 mm, primer op de ondergrond." Voor jou is dat een heldere regel. Voor je klant is het abracadabra. Hij leest het drie keer, begrijpt het niet en legt je offerte weg. Niet omdat je te duur bent, maar omdat hij niet snapt wat hij koopt.
Vaktaal in je offerte is een van de stilste redenen waarom een klant afhaakt. Hij durft vaak niet te vragen wat iets betekent. Dus kiest hij de vakman die hij wel begrijpt.
Voor wie je schrijft
Een offerte schrijf je niet voor een collega. Je schrijft hem voor iemand die geen vakman is. Iemand die wil weten wat er gaat gebeuren, wat het kost en wat hij ervoor terugkrijgt.
Bij een zakelijke klant met een eigen inkoper ligt het soms anders. Die kent de termen misschien wel. Maar ook daar leest vaak iemand mee die er niets van weet: de eigenaar, een partner of de boekhouder. Schrijf dus voor de minst ingevoerde lezer.
Wat vaktaal precies is
Vaktaal zijn niet alleen moeilijke woorden. Het zijn ook afkortingen, merknamen en maten die voor jou vanzelf spreken. Een paar voorbeelden:
- Afkortingen zoals HR-ketel, PU, m1 of stelpost.
- Merk- en typenamen van materiaal, zonder uitleg wat het is.
- Werkwoorden uit het vak, zoals uitvlakken, afkitten of sauzen.
- Maten zonder verband: 12 mm, 300 x 600, C2-lijm.
Dat je die woorden gebruikt, is logisch. Ze zijn kort en precies. Het probleem is dat de klant ze niet kent.
Zo maak je het begrijpelijk
Je hoeft je vaktaal niet weg te gooien. Zet er gewoon uitleg bij in gewone woorden. Eerst wat de klant ervan merkt, dan pas de technische term.
Een paar voorbeelden van hoe het anders kan:
- Niet: "Stucwerk Q3." Wel: "Glad pleisterwerk, klaar om te schilderen (afwerking Q3)."
- Niet: "Uitvlakken plafond." Wel: "Plafond egaal maken zodat je geen naden meer ziet."
- Niet: "Stelpost sanitair 1.200 euro." Wel: "Voor wastafel en toilet rekenen we 1.200 euro. Kies je duurder, dan betaal je het verschil."
Zo ziet de klant wat hij krijgt. En jij houdt de term erin, zodat er later geen discussie is over wat er bedoeld was.
Een voorbeeld uit drie vakken
Het werkt in elk vak hetzelfde. Eerst wat de klant merkt, daarna de term.
- Loodgieter: niet "Afvoer 40 mm vervangen", wel "Nieuwe afvoerbuis onder de wastafel, zodat het water weer goed wegloopt".
- Hovenier: niet "Worteldoek plus 5 cm schors", wel "Een doek tegen onkruid, met een laag houtsnippers erop".
- Dakdekker: niet "Kilgoot vernieuwen", wel "De goot in de hoek tussen twee dakvlakken vervangen, waar nu water doorlekt".
Zie je hoe elk voorbeeld begint bij wat er beter wordt? De klant leest geen materiaallijst, maar een oplossing voor zijn probleem. De vakterm mag er gerust achter blijven staan.
Een keer goed opschrijven, daarna hergebruiken
Elke offerte opnieuw uitleggen kost tijd. Het slimste is om je omschrijvingen een keer goed te maken. OfferteKlik heeft daarvoor een productcatalogus, waarin elke vaste dienst een eigen regel krijgt. Daar schrijf je per dienst een omschrijving die een leek begrijpt.
Stuurt een klant een aanvraag, dan bouwt het programma het concept op met precies die regels. De uitleg staat er dan al in. Je kunt per regel nog een korte notitie toevoegen als een klus net anders is. Je stelt je huisstijl en voorwaarden ook maar een keer in, en daarna ziet elke offerte er even verzorgd uit, ook als de klant hem op zijn telefoon leest.
Je uitleg in je offerte sjabloon
Er zijn zinnen die je bij bijna elke klant uitlegt. Wat voegen is, waarom een ondergrond eerst een primer krijgt, wat je bedoelt met afkitten.
Zet die uitleg in de inleiding van je offerte sjabloon. Die inleiding hoort bij het template. Je typt hem dus niet opnieuw: elke offerte uit dat sjabloon opent er vanzelf mee.
Zo hoeven je regels kort te blijven. De klant leest de begrippen een keer in gewone taal, en daarna snapt hij de rest van je offerte ook.
Lees het hardop
Twijfel je of een regel duidelijk is? Lees hem hardop voor alsof je hem aan je buurman uitlegt. Struikel je over een woord, of zou je er in een gesprek iets bij zeggen? Dan hoort die uitleg ook op papier.
Een andere test: laat je offerte eens lezen door iemand buiten het vak. Je partner, een vriend of je kind. Vraag wat ze denken dat er gaat gebeuren. Klopt dat niet met wat jij bedoelt, dan weet je wat je moet aanpassen.
Let ook op getallen. Schrijf "ongeveer 14 vierkante meter muur" in plaats van alleen "14 m2". Het lijkt een klein verschil. Toch leest een klant zo veel sneller wat je bedoelt, zeker als hij je offerte 's avonds op de bank op zijn telefoon bekijkt.
Niet te lang worden
Begrijpelijk is iets anders dan lang. Een offerte met een halve pagina uitleg per regel leest ook niemand. Houd het bij een korte zin per onderdeel. Wat gaat er gebeuren en waarom is dat nodig?
Is er iets wat meer uitleg vraagt, zoals een keuze tussen twee materialen? Zet dat dan in een korte alinea onder de regels. Je kunt het ook eerst even telefonisch doornemen, en daarna de gekozen variant opschrijven.
Wat het je oplevert
Een klant die begrijpt wat hij koopt, beslist sneller. Hij hoeft niet te bellen met vragen en vergelijkt niet alleen op prijs. Hij ziet wat jouw offerte anders maakt.
Dat telt vooral wanneer er nog twee andere vakmensen een prijs gaven. De vakman met de duidelijkste uitleg komt dan vaak als meest betrouwbare over. Ook als hij niet de goedkoopste is.
Wil je beginnen met een catalogus vol heldere omschrijvingen? Onder deze tekst staat de knop die je op weg helpt.
