De klus is er een. Een oprit die twee buren samen gebruiken en die opnieuw bestraat moet worden. Een schutting precies op de erfgrens. Een bedrijfspand waar de eigenaar het dak betaalt en de huurder de nieuwe verlichting in de hal.
De rekening is er niet een. En daar zit het probleem, want de offerte die je maakt gaat meestal uit van één klant.
Hieronder zie je waar het fout loopt bij een offerte met maar één betaler erop, en hoe je het anders aanpakt. Het gaat over de afspraak en over wat er op papier staat. Wie er uiteindelijk waarvoor opdraait als het misloopt, is een ander onderwerp en hoort bij een jurist en niet bij dit stuk.
Wat er misgaat met één naam bovenaan
Het kan zo gaan. Een van de twee buren belt je. Hij heeft het initiatief genomen, hij is thuis als je komt kijken, en de offerte gaat naar hem. Hij tekent.
De andere buur heeft de offerte nooit gezien. Hij wist dat de oprit werd aangepakt, hij had er in grote lijnen mee ingestemd, maar de regels heeft hij niet gelezen. Dat hij het bredere grind koos, of dat er een extra afvoer in kwam, wist hij niet.
Dan komt de eindafrekening. De buur die tekende, stuurt de helft door naar zijn buurman. Die buurman vindt dat hij voor de afvoer niet hoeft te betalen, want die ligt aan de kant van de ander. Of hij dacht dat ze het naar verhouding van de lengte van hun perceel zouden doen.
Je bent dan niet meer de vakman die een mooie oprit heeft gelegd. Je bent de persoon met de factuur in een ruzie tussen twee buren.
Vraag eerst wie er tekent en wie er betaalt
Het begint bij het eerste contact. Zodra je hoort dat de klus meer dan één huishouden of bedrijf raakt, stel je twee vragen die los van elkaar staan.
Wie geeft de opdracht? Dat is de partij die de offerte tekent en met wie je de afspraken maakt.
Wie betaalt welk deel? Dat hoeft niet dezelfde partij te zijn, en het hoeft ook niet de helft te zijn.
Vraag daarna of die verdeling al is afgesproken tussen de partijen zelf. Soms is het antwoord iets als "dat regelen we onderling wel". Dat is een antwoord waar je voorzichtig mee moet zijn, want onderling regelen gebeurt soms pas als de rekening er is.
Je hoeft de verdeling niet voor ze te bedenken. Welk deel voor wie is, is hun afspraak en niet de jouwe. Maar je kunt ze wel vragen om het vooraf te bepalen, zodat jij je offerte daarop kunt inrichten.
Zet in de offerte per partij wat zijn deel is
Hebben de partijen een verdeling afgesproken, dan maak je die zichtbaar in de offerte. Niet in een zin onderaan, maar in de regels zelf.
Werk bij de oprit bijvoorbeeld met een deel dat gemeenschappelijk is en een deel per perceel. Het gezamenlijke stuk staat bovenaan, met de afspraak hoe dat verdeeld wordt. Daaronder staat per buur wat er alleen aan zijn kant gebeurt: de afvoer, de extra opstaande band, het stuk dat breder wordt.
Bij een bedrijfspand doe je hetzelfde met eigenaar en huurder. Het dak, de goten en de gevel onder de naam van de eigenaar. De verlichting en het schilderwerk binnen onder de naam van de huurder. Elk ziet in één oogopslag waar hij voor tekent.
Zo kan niemand achteraf zeggen dat hij niet wist dat een post aan zijn kant stond.
Nog een stap verder is het maken van twee offertes. Dat is zinvol als de delen echt los van elkaar staan, zoals bij eigenaar en huurder. Elke partij heeft dan zijn eigen document, zijn eigen handtekening en zijn eigen factuur. Is de klus meer met elkaar verweven, zoals bij een gedeelde oprit, dan is één offerte met duidelijke delen overzichtelijker, zodat iedereen hetzelfde geheel ziet.
Laat allebei de partijen de offerte zien
Tekent er maar één, zorg dan dat de ander de offerte wel heeft gezien. Vraag de partij met wie je contact hebt of je hem naar allebei mag sturen. Of spreek af dat de ander een kopie krijgt voor het werk begint.
Het doel is niet om de tweede partij aan iets te binden. Het doel is dat er straks niemand is die zegt dat hij er niets van wist.
Als het even kan, vraag je allebei om te reageren voordat je begint. Een kort bericht van de tweede partij dat hij het heeft gelezen en ermee eens is, voorkomt gesprekken die je anders op de oprit voert.
Meerwerk bij een gedeelde klus
Tijdens het werk komt er iets bij. Onder de oude tegels ligt een verzakking die eerst hersteld moet worden, of de huurder wil nog een extra lichtpunt.
Bij een gewone klus vraag je dat aan je klant. Bij een gedeelde klus is de vraag eerst bij welke partij het hoort. Ligt de verzakking onder het gezamenlijke stuk of aan de kant van een van de buren? Is dat extra lichtpunt voor de huurder of hoort het bij het pand?
Leg dat vast voordat je het uitvoert, op dezelfde manier als in je offerte. Met een naam erbij, zodat het straks in het goede deel van de factuur terechtkomt.
De factuur volgt de offerte
Als je in de offerte per partij hebt laten zien wat zijn deel is, volgt de factuur daar vanzelf uit. Dat kan één factuur zijn met dezelfde indeling, of een factuur per partij.
Welke naam er op de offerte en de factuur staat en naar welk adres de factuur gaat, is een apart stuk werk. Hoe je dat kiest en wat je doet als het factuuradres anders is dan het adres van de klus, vind je terug via de knop hieronder.
