De klus is er een. Een oprit die twee buren samen gebruiken en die opnieuw bestraat moet worden. Een schutting precies op de erfgrens. Een bedrijfspand waar de eigenaar het dak betaalt en de huurder de nieuwe verlichting in de hal.
De rekening is er niet een. En daar zit het probleem, want de offerte die je maakt gaat meestal uit van één klant.
Hieronder zie je waar het fout loopt bij een offerte met maar één betaler erop, en hoe je het anders aanpakt. Het gaat over de afspraak en over wat er op papier staat. Wie er uiteindelijk waarvoor opdraait als het misloopt, is een ander onderwerp en hoort bij een jurist en niet bij dit stuk.
Wat er misgaat met één naam bovenaan
Het kan zo gaan. Een van de twee buren belt je. Hij heeft het initiatief genomen, hij is thuis als je komt kijken, en de offerte gaat naar hem. Hij tekent.
De andere buur heeft de offerte nooit gezien. Hij wist dat de oprit werd aangepakt, hij had er in grote lijnen mee ingestemd, maar de regels heeft hij niet gelezen. Dat hij het bredere grind koos, of dat er een extra afvoer in kwam, wist hij niet.
Dan komt de eindafrekening. De buur die tekende, stuurt de helft door naar zijn buurman. Die buurman vindt dat hij voor de afvoer niet hoeft te betalen, want die ligt aan de kant van de ander. Of hij dacht dat ze het naar verhouding van de lengte van hun perceel zouden doen.
Je bent dan niet meer de vakman die een mooie oprit heeft gelegd. Je bent de persoon met de factuur in een ruzie tussen twee buren.
Vraag eerst wie er tekent en wie er betaalt
Het begint bij het eerste contact. Zodra je hoort dat de klus meer dan één huishouden of bedrijf raakt, stel je twee vragen die los van elkaar staan.
Wie geeft de opdracht? Dat is de partij die de offerte tekent en met wie je de afspraken maakt.
Wie betaalt welk deel? Dat hoeft niet dezelfde partij te zijn, en het hoeft ook niet de helft te zijn.
Vraag daarna of die verdeling al is afgesproken tussen de partijen zelf. Soms is het antwoord iets als "dat regelen we onderling wel". Dat is een antwoord waar je voorzichtig mee moet zijn, want onderling regelen gebeurt soms pas als de rekening er is.
Je hoeft de verdeling niet voor ze te bedenken. Welk deel voor wie is, is hun afspraak en niet de jouwe. Maar je kunt ze wel vragen om het vooraf te bepalen, zodat jij je offerte daarop kunt inrichten.
Zet in de offerte per partij wat zijn deel is
Hebben de partijen een verdeling afgesproken, dan maak je die zichtbaar in de offerte. Niet in een zin onderaan, maar in de regels zelf.
Werk bij de oprit bijvoorbeeld met een deel dat gemeenschappelijk is en een deel per perceel. Het gezamenlijke stuk staat bovenaan, met de afspraak hoe dat verdeeld wordt. Daaronder staat per buur wat er alleen aan zijn kant gebeurt: de afvoer, de extra opstaande band, het stuk dat breder wordt.
Bij een bedrijfspand doe je hetzelfde met eigenaar en huurder. Het dak, de goten en de gevel onder de naam van de eigenaar. De verlichting en het schilderwerk binnen onder de naam van de huurder. Elk ziet in één oogopslag waar hij voor tekent.
Zo kan niemand achteraf zeggen dat hij niet wist dat een post aan zijn kant stond.
Nog een stap verder is het maken van twee offertes. Dat is zinvol als de delen echt los van elkaar staan, zoals bij eigenaar en huurder. Elke partij heeft dan zijn eigen document, zijn eigen handtekening en zijn eigen factuur. Is de klus meer met elkaar verweven, zoals bij een gedeelde oprit, dan is één offerte met duidelijke delen overzichtelijker, zodat iedereen hetzelfde geheel ziet.
Laat allebei de partijen de offerte zien
Tekent er maar één, zorg dan dat de ander de offerte wel heeft gezien. Vraag de partij met wie je contact hebt of je hem naar allebei mag sturen. Of spreek af dat de ander een kopie krijgt voor het werk begint.
Het doel is niet om de tweede partij aan iets te binden. Het doel is dat er straks niemand is die zegt dat hij er niets van wist.
Als het even kan, vraag je allebei om te reageren voordat je begint. Een kort bericht van de tweede partij dat hij het heeft gelezen en ermee eens is, voorkomt gesprekken die je anders op de oprit voert.
Meerwerk bij een gedeelde klus
Tijdens het werk komt er iets bij. Onder de oude tegels ligt een verzakking die eerst hersteld moet worden, of de huurder wil nog een extra lichtpunt.
Bij een gewone klus vraag je dat aan je klant. Bij een gedeelde klus is de vraag eerst bij welke partij het hoort. Ligt de verzakking onder het gezamenlijke stuk of aan de kant van een van de buren? Is dat extra lichtpunt voor de huurder of hoort het bij het pand?
Leg dat vast voordat je het uitvoert, op dezelfde manier als in je offerte. Met een naam erbij, zodat het straks in het goede deel van de factuur terechtkomt.
Tenaamstelling en factuuradres offerte voor offerte nalopen
Bij een klus met één klant schrijf je de naam en het adres bijna op de automatische piloot over. Bij twee betalers loont het om er even bij stil te staan. De naam bovenaan bepaalt wie de opdracht geeft, en het factuuradres bepaalt waar je straks je geld vraagt. Controleer bij tenaamstelling en factuuradres offerte voor offerte dezelfde vier dingen.
- Op wiens naam staat de opdracht? Schrijf de naam zoals die partij hem zelf gebruikt. Bij een bedrijf is dat de naam waaronder het staat ingeschreven, en niet de naam op de gevel.
- Welke partij betaalt welk deel? Zet bij elk deel van de offerte de naam van de partij die ervoor betaalt, zodat je dat later niet uit een oude mail hoeft te vissen.
- Naar welk adres gaat de factuur per partij? Het adres van de klus is lang niet altijd het adres waar de rekening heen moet. De eigenaar van een bedrijfspand zit soms ergens anders, en een buur kan een postadres hebben dat afwijkt.
- Wie is je aanspreekpunt tijdens het werk? Dat kan een van de twee zijn, of iemand die namens allebei praat. Schrijf die naam los op, zodat duidelijk is dat contact iets anders is dan betalen.
Een kort stappenplan voor het eerste gesprek:
- Vraag de volledige naam en het adres van iedere partij die meebetaalt.
- Vraag of er een apart factuuradres is, en of er een referentie of kenmerk op de factuur moet komen.
- Laat de verdeling bevestigen door beide partijen, ook als er maar één tekent.
- Zet die gegevens in de offerte voordat je hem verstuurt, en niet pas op de factuur.
Wie de offerte gaat ondertekenen als er twee betalers zijn
Twee buren delen een schutting. Of twee broers betalen samen de verbouwing van het huis van hun moeder. Wie moet dan de offerte ondertekenen?
Spreek het vooraf af. Meestal tekent een persoon namens allebei, en staat in de offerte voor wie hij tekent. Willen ze allebei tekenen, maak dan per partij een offerte met zijn eigen deel.
Zet een van de broers zijn handtekening online, dan staat vast wie dat was en op welk moment. Zo weet je later precies wie ja zei, en namens wie.
Veelgestelde vragen bij een klus met twee betalers
Mag ik één offerte sturen als er twee partijen betalen? Dat kan, zolang per deel zichtbaar is wie ervoor betaalt en beide partijen de offerte hebben gezien. Twee losse offertes zijn handiger als de delen echt los van elkaar staan.
Wat als een van de twee niet wil tekenen? Dan maak je de afspraken met de partij die wel tekent, en zorg je dat de ander een kopie heeft gehad. Wat er tussen hen onderling geldt, is hun zaak en hoort niet in jouw offerte.
Wat doe ik als het factuuradres na het tekenen verandert? Vraag het nieuwe adres schriftelijk en bewaar dat bericht bij de offerte. Dan kun je later laten zien waarom de factuur naar een ander adres ging dan er in de offerte stond.
Facturatie bij twee betalers in je eigen pakket
Voor de rekening zelf gebruik je het pakket dat je al had. OfferteKlik maakt zelf geen facturen. De getekende versie neem je mee als PDF of CSV. Zo hoef je de verdeling nergens over te typen.
Leg bij de facturatie de offerte naast je factuur. Staat er bij elk deel een naam, dan neem je die indeling zo over. Twee betalers betekent dan twee facturen, of een factuur met twee duidelijke delen.
Ging er tijdens de klus meerwerk bij, zet dan op de factuur bij welke partij het hoort. Precies zoals je het vooraf vastlegde. Zo hoeft niemand achteraf te puzzelen wie wat betaalt.
De factuur volgt de offerte
Als je in de offerte per partij hebt laten zien wat zijn deel is, volgt de factuur daar vanzelf uit. Dat kan één factuur zijn met dezelfde indeling, of een factuur per partij.
Wil je meer weten over de naam op je offerte, en over wat je doet als het factuuradres afwijkt van het adres van de klus? Dat lees je via de knop hieronder.
