Je stuurt een offerte als PDF. De klant moet hem printen, tekenen, scannen en terugmailen. Hij heeft geen printer meer, of de inkt is op. Dus blijft je offerte liggen tot het weekend. En in dat weekend belt hij een ander bedrijf dat wel meteen kan beginnen.
Dat klinkt overdreven, maar het gebeurt vaker dan je denkt. Elke extra stap tussen "ja, dit wil ik" en "het is getekend" is een moment waarop een klant afhaakt. Papier is zo'n stap, en meestal een flinke.
Waarom papier de klant laat wachten
Steeds minder mensen hebben thuis een printer die het doet. Een scanner nog minder. De klant die je offerte wil tekenen, moet dus eerst iets regelen. Hij moet naar zijn werk, naar de buren of naar de bibliotheek.
Wat hij ook kan doen: de handtekening uitstellen. Hij zegt tegen zichzelf dat hij het straks wel doet. Straks wordt morgen, en morgen wordt volgende week. Ondertussen komt er een andere offerte binnen, van iemand die het hem makkelijker maakt.
Daar komt bij dat een gescande offerte er vaak slecht uitziet. Een scheve foto van een A4 met een handtekening onderaan. Je weet niet zeker of alle pagina's erbij zitten, en je kunt hem moeilijk terugvinden.
Een offerte zonder printen: zo gaat tekenen dan
Bij een offerte zonder printen krijgt de klant een link in zijn mail. Hij opent je offerte in de browser, op zijn telefoon of op zijn laptop. Hij leest de regels, ziet de prijs met btw en tekent met een klik.
Met OfferteKlik zet je klant zijn handtekening online. Printen, scannen of terugmailen is niet nodig. Is het gebeurd, dan zie je dat direct in een melding. Je ziet ook wanneer hij de offerte opent, zodat je weet of hij hem al heeft gelezen.
Er hoeft niets geinstalleerd te worden. Geen app en geen apart ondertekenpakket. Een link, een handtekening en klaar.
Is een digitale handtekening wel echt?
Dat is de vraag die klanten het vaakst stellen. Het korte antwoord: ja. Digitaal ondertekenen in OfferteKlik is eIDAS-conform. Bij elke ondertekening worden het IP-adres, de tijdstempel en de gegevens van de browser vastgelegd. Zo kun je later laten zien wie wanneer heeft getekend.
Een getekende offerte is daarna vergrendeld. Niemand kan nog een bedrag of een regel aanpassen. Wil de klant later iets anders, dan teken je samen een vervolgofferte. Dat is duidelijk voor jou en voor je klant.
Ook wie OfferteKlik gratis gebruikt, laat zijn klanten zo tekenen. Je betaalt niets extra voor elke ondertekening.
Wat er bij een digitale handtekening wordt vastgelegd
Een klant die twijfelt, vraagt vaak: hoe weet je dat ik het was? Dat is een goede vraag, en het antwoord is kort.
Tekent je klant in OfferteKlik, dan worden zijn IP-adres, het tijdstip en de browser waarmee hij tekende vastgelegd. Zo laat je later zien wie wanneer tekende. Het tekenen is eIDAS-conform en zit gratis in elk pakket.
Een glaszetter die dit aan zijn klant uitlegt, merkt dat de twijfel snel weg is. De klant tekent dan gewoon op zijn telefoon.
Voor wie papier toch fijn blijft
Sommige klanten willen iets op papier. Dat mag. Je kunt de offerte als PDF downloaden en meegeven of opsturen. Maar laat de klant dan alsnog digitaal tekenen. Zo heeft hij zijn papieren versie om rustig te lezen, en jij een handtekening die meteen binnen is.
Leg het bij oudere klanten even uit als je ze spreekt. Zeg dat er een mail komt met een link, en dat ze op een knop drukken om te tekenen. Wie weet wat er gaat komen, schrikt er niet van.
Wat je wint als het papier eruit is
Als eerste win je tijd. Je hoeft geen scans meer uit te pluizen of klanten na te bellen of de offerte al terug is. De handtekening komt binnen, en je kunt plannen.
Het tweede is overzicht. Op je dashboard staat per offerte of hij verstuurd, geopend, getekend of afgewezen is. Je hoeft niet te zoeken in je mail naar een bijlage.
Het derde is minder afhakers. Een klant die op zondagavond op de bank besluit dat hij het wil, tekent op dat moment. Hij hoeft niet te wachten tot maandag, en jij krijgt de klus voordat een ander belt.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een loodgieter stuurt op maandag drie offertes voor een nieuwe cv-ketel. Vroeger kwam de eerste handtekening pas na een week terug, als scan van een telefoonfoto. Nu tekent een van de drie klanten nog dezelfde avond, op de bank. De tweede opent de offerte twee keer en belt dan met een vraag. De loodgieter weet precies wie hij wanneer moet bellen.
Zo stap je over
- Stel je logo en huisstijl in voordat je de eerste digitale offerte stuurt.
- Maak je volgende offerte digitaal en stuur hem met de link.
- Zet in je mail in een zin hoe tekenen werkt: link openen, lezen, tekenen.
- Kijk na een paar dagen op je dashboard of hij geopend is.
Van mailtje naar ondertekend ja gaat zo in een paar klikken voor je klant. Geen printer, geen scanner en geen weekend wachten. Alleen een offerte die hij kan tekenen op het moment dat hij beslist.
