Een klant mailt: "Wat kost het ongeveer om de kozijnen aan de voorkant te schilderen?" Je weet het antwoord eigenlijk wel. Je kunt in twee minuten terugmailen met een bedrag. Of je maakt er een nette offerte van, met regels, voorwaarden en een handtekening. Wat doe je?
Veel vakmensen kiezen voor de snelle mail. Dat voelt vriendelijk en het scheelt tijd. Maar een prijs per mail of een echte offerte is niet hetzelfde. Het verschil merk je meestal pas later.
Wat een prijs per mail wel en niet doet
Een bedrag in een mail is snel. De klant heeft meteen een idee. Hij weet of hij verder wil of niet. Voor een eerste inschatting is dat prima.
Maar er staat weinig bij. Wat zit er wel in die prijs, en wat niet? Is het inclusief btw? Wanneer kun je beginnen? Hoe lang geldt het bedrag? Meestal staat dat er niet in, omdat een mail daar niet voor bedoeld is.
En dan gaat de klant rekenen. Daarna vergelijkt hij jouw kale bedrag met een concurrent die elke post apart noemde. Of hij zegt drie weken later: "Je zei toch 800 euro?" terwijl jij uitging van een ander soort verf.
Wanneer een mail genoeg is
Er zijn momenten dat een kort bericht beter werkt dan een volledige offerte. Bijvoorbeeld:
- De klant vraagt om een richtbedrag, nog voordat hij weet of hij de klus wil laten doen.
- Het is een kleine klus met een vaste prijs, zoals een reparatie die je vaak doet.
- Je wilt weten of de klant in de buurt van je prijs zit, voor je tijd steekt in een bezoek.
Zeg dan wel duidelijk dat het een indicatie is. "Voor een klus als deze reken ik meestal tussen de 600 en 900 euro, afhankelijk van de staat van het hout. Wil je een vaste prijs, dan kom ik graag kijken."
Zo is het helder dat er nog geen afspraak ligt.
Wanneer je een echte offerte stuurt
Zodra de klant serieus is, stuur je een offerte. Dat is het moment waarop hij gaat beslissen. Dan wil hij zien wat hij krijgt.
Een offerte laat zien:
- Welke posten er in de prijs zitten, zoals arbeid, materiaal en voorrijkosten.
- Wat de btw is, per regel en in het totaal.
- Tot welke datum het bedrag vaststaat.
- Wat er niet in zit.
- Hoe de klant akkoord geeft.
Dat beschermt jou en de klant. Er is minder ruimte voor misverstanden, en als er toch discussie komt, ligt er een document.
De tijd die het kost
De reden dat vakmensen voor de mail kiezen, is bijna altijd tijd. Een offerte maken betekent een sjabloon openen, gegevens overtypen, rekenen en opmaken. Na een lange werkdag heb je daar geen zin in.
Met OfferteKlik is dat anders. Elk bedrijf heeft daar een eigen doorstuuradres, en daar zet je de aanvraag heen. Daaruit komt in 1 klik een concept, opgebouwd uit je eigen catalogus en je vaste regels. Jij kijkt het na, past aan wat nodig is, en verstuurt. Het kost dan nauwelijks meer tijd dan een uitgebreide mail.
Daar raadt geen AI iets bij. Het concept volgt de regels die jij instelt, dus je weet vooraf wat eruit komt.
Van je email met een prijs naar een offerte
Heb je al een bedrag gemaild en wil de klant door? Dan begin je niet opnieuw. De mail van de klant, met jouw antwoord eronder, bevat de klus al.
Stuur die email door naar het doorstuuradres van je bedrijf. Je krijgt een concept terug, gevuld met posten die jij al kent. Jij zet de prijs erin die je de klant noemde, of je past hem aan als je nu meer weet.
Zonder te betalen gaan er op die manier tien per maand de deur uit, voor een bedrijf. Wil je verder, dan kan dat zonder grens met Starter of Pro. Wat die kosten, staat op de prijzenpagina.
Een tussenvorm: de prijsopgave
Soms zit je ertussenin. De klant wil meer dan een richtbedrag, maar je kunt nog geen vaste prijs geven. Dan kun je een prijsopgave of raming sturen. Je zet de posten op een rij, met een bandbreedte of een stelpost waar je het nog niet zeker weet.
Noem het dan ook zo. "Raming" of "prijsopgave" bovenaan zegt de klant dat het nog geen vaste afspraak is. Kun je later een vaste prijs noemen, dan volgt de echte offerte.
Wat de klant ervan vindt
Een klant die een nette offerte krijgt, ziet dat je de klus serieus neemt. Ook als het om een klein werk gaat. Hij laat hem makkelijk aan zijn partner zien en vergelijkt hem rustig met andere aanbiedingen.
Met een mail lukt dat minder goed. Die raakt bovendien snel zoek tussen andere berichten. Een offerte met een link, die hij op zijn telefoon opent en kan tekenen, blijft makkelijk te vinden.
Een digitale offerte kost bijna niet meer tijd
Het grootste bezwaar tegen een echte offerte is de tijd. Maar een digitale offerte maak je met de regels die je al hebt, en is dan net zo snel weg als een mail.
Je klant opent hem vanuit zijn mail en zet er direct zijn handtekening onder, ook vanaf zijn telefoon. Jij weet daarna precies wanneer hij keek.
Voor een klein bedrag is een mail prima. Wil je een handtekening, dan is de digitale offerte de korte weg.
Kort samengevat
Een prijs per mail is goed voor een eerste indruk. Zeg er dan bij dat het een indicatie is. Wordt de klant serieus, stuur dan een echte offerte met posten, btw, geldigheid en een manier om akkoord te geven. Twijfel je ertussen, kies dan voor een prijsopgave of raming en noem het ook zo.
Wat het verschil precies is tussen een prijsopgave, een offerte en een raming? Lees het na via de knop hieronder.
