Je hebt besloten je offertes niet meer in Word te maken. Je maakt een account aan bij een online programma en dan zie je een leeg scherm met tien menu's. Waar begin je? Moet je eerst alles instellen voordat je je eerste offerte kunt versturen?
Nee. Online offertes maken gaat het snelst als je de eerste dag alleen het noodzakelijke doet. De rest komt later, als je weet wat je mist.
Online offertes maken: dit doe je op dag een
Op de eerste dag heb je vier dingen nodig. Meer niet.
- Je bedrijfsgegevens. Naam, adres, KvK-nummer, btw-id en hoe de klant je bereikt. Die staan daarna op elke offerte.
- Je logo en een kleur. Upload je logo en kies een accentkleur. Je offerte ziet er dan meteen uit als van jou.
- Een layout. Kies een van de PDF-layouts die bij je vak past. Je kunt later altijd wisselen.
- Je eerste producten. Zet de vijf of tien dingen in je catalogus die je het vaakst offreert. Niet alles, alleen wat je deze week nodig hebt.
Met die vier dingen maak je je eerste offerte. In OfferteKlik is die binnen een paar minuten klaar, en zie je in de live preview hoe hij eruitziet voordat je hem verstuurt.
Niet alles tegelijk
De neiging is groot om de eerste avond meteen je complete prijslijst over te zetten. Honderd producten, elk met een omschrijving. Dan ben je een avond bezig en heb je nog geen offerte verstuurd.
Beter is het andersom. Begin met wat je kent. Elke keer dat je iets offreert dat nog niet in je catalogus staat, voeg je het toe. Na een paar weken staat alles erin wat je echt gebruikt, en niets wat je nooit nodig hebt.
Zo begint een schilder
Een schilder die per week zo'n vijf aanvragen krijgt, pakt het zo aan. Op de eerste avond zet hij zijn gegevens erin, uploadt hij zijn logo en kiest hij een layout. In zijn catalogus zet hij zes regels: buitenschilderwerk per meter kozijn, binnenwanden per vierkante meter, plafonds, voorbereiden, materiaal en voorrijkosten.
Een dag later mailt iemand die zijn woonkamer geschilderd wil hebben. Hij maakt de offerte met drie van zijn zes regels en verstuurt hem voor de lunch. De klant tekent de dag erna op zijn telefoon.
Een week later krijgt hij een vraag voor een trapgat. Dat staat nog niet in zijn catalogus. Hij voegt het toe, en de keer daarna staat het klaar.
Wat pas later komt
Na een paar weken weet je wat je mist. Dan is het tijd voor de volgende stap.
- Een vaste inleiding en afsluiting. Per template stel je een tekst in die bovenaan en onderaan elke offerte staat, met je betalingsvoorwaarden.
- Je eigen forward-adres. Elk bedrijf krijgt een eigen adres. Stuur je aanvragen daarheen door, dan wordt je klantmail een concept-offerte met de regels uit je catalogus. Gratis gaat dat voor tien offertes per maand.
- Een betaallink. Werk je met Mollie of Tikkie, dan kun je per offerte kiezen of je link van je betaaldienst eronder komt.
- Optionele regels. Wil je de klant een extra aanbieden, dan markeer je die regel als optioneel. Hij ziet dan het totaal met en zonder.
Niets daarvan heb je op dag een nodig. Maar het maakt je offertes sneller zodra je de basis kent.
Wat je op dag een overslaat
Er is ook een rijtje dingen waar je de eerste dag niet aan hoeft te denken. Een tweede bedrijf, als je dat hebt. Een lange lijst met voorwaarden, als je die nog niet hebt opgeschreven. Een volledige prijslijst van je leverancier. Dat komt allemaal, maar het houdt je eerste offerte alleen maar tegen. Een klant die vandaag een offerte krijgt, is meer waard dan een perfect ingericht programma volgende week.
Wat online offertes maken je oplevert
Het grootste verschil met Word merk je bij het versturen. Je klant krijgt een link en tekent online, zonder printen of scannen. Jij ziet wanneer hij je offerte opent en krijgt een mail als hij tekent of afwijst.
Je boekhouding hoeft er niet voor te verhuizen. OfferteKlik maakt geen facturen. Wat de klant tekende, download je en neem je zelf op in je administratie.
Begin klein
Online offertes maken hoeft geen project te zijn. Zet vanavond je gegevens, je logo en vijf producten neer en verstuur morgen je eerste offerte. De rest leer je onderweg.
Een gratis account maak je aan zonder creditcard. Begin onder de knop hieronder.
