Een klant krijgt je offerte en scrolt meteen naar het totaal. Daarna gaat hij terug naar boven. Hij leest regel voor regel wat hij krijgt. Staat er bij een post alleen "schilderwerk" met een bedrag, dan blijft hij hangen. Welke muren? Hoeveel lagen? Zit het plafond erbij? Die vragen kosten je een mail, een telefoontje of soms de klus.
Een goede omschrijving bij elke offerteregel haalt die vragen weg voor ze ontstaan. Het kost je per regel een zin. Het levert je een klant op die snapt wat hij betaalt.
Waarom de klant per post wil lezen wat hij krijgt
Met alleen een eindbedrag kan een klant weinig. Hij vergelijkt jouw offerte vaak met die van een ander. Dan kijkt hij niet alleen naar de prijs, maar ook naar wat erin zit.
Staat er bij jou "badkamer slopen" en bij de ander "badkamer slopen, tegels en sanitair afvoeren, leidingen afdoppen", dan lijkt de ander completer. Ook als jij precies hetzelfde doet. De klant kan alleen beoordelen wat op papier staat.
Een duidelijke omschrijving werkt ook na het akkoord. Ontstaat er discussie over wat wel of niet was afgesproken, dan pak je de offerte erbij. Wat bij de regel staat, geldt. Wat er niet staat, is open voor discussie.
Omschrijving offerteregel: wat er in die ene zin hoort
Een omschrijving hoeft geen alinea te zijn. Een korte zin met de juiste woorden is genoeg. Stel jezelf bij elke regel drie vragen:
- Wat doe ik precies?
- Waar doe ik het, of hoeveel?
- Wat zit er wel bij en wat niet?
Neem een schilder die een woonkamer doet. Een kale regel is "Woonkamer schilderen". Een betere regel is "Wanden woonkamer, twee lagen muurverf, inclusief afplakken en schuren, plafond niet inbegrepen". De klant weet nu wat hij krijgt en wat niet.
Bij materiaal werkt het net zo. "Tegels" zegt weinig. "Vloertegels 60 bij 60, keuze van de klant, levering door ons" zegt veel meer. Zo ziet de klant ook meteen wie het materiaal regelt.
De woorden die verwarring geven
Sommige woorden lijken duidelijk, maar betekenen voor de klant iets anders dan voor jou. Let vooral op deze:
- "Inclusief" zonder te zeggen wat. Schrijf wat er inbegrepen is.
- "Afwerken" zonder uitleg. Is dat kitten, plinten, schilderen of alles?
- "Standaard" zonder maat of merk. Wat voor jou standaard is, kent de klant niet.
- "Indien nodig". Dan weet de klant niet of hij ervoor betaalt.
- "Pm" of "nader te bepalen" zonder uitleg waarom.
Vaktaal is niet verboden, maar leg het uit als de klant het waarschijnlijk niet kent. Een klant weet vaak niet wat een stelpost of een dagvoorraad is. Een halve zin erbij scheelt een telefoontje.
De omschrijving en de btw per regel
Naast de omschrijving staat bij elke regel de btw. Het tarief zet je in OfferteKlik regel voor regel: 21, 9 of 0 procent. Het btw-bedrag en de eindprijs staan daarna vanzelf onder de laatste regel.
Dat helpt als in een klus verschillende posten zitten. Een schilder zet het arbeidsloon en de verf elk op een eigen regel, met het tarief dat erbij hoort.
Twijfel je welk tarief bij je werk hoort, vraag het dan na. Je schrijft het niet op de gok in je omschrijving.
Hoe lang mag een omschrijving zijn?
Kort waar het kan, langer waar het moet. Een eenvoudige regel als "voorrijkosten" heeft geen toelichting nodig. Een regel met een groot bedrag of een keuze verdient wel uitleg.
Een vuistregel: hoe hoger het bedrag of hoe groter de kans op discussie, hoe meer woorden je gebruikt. Bij een regel voor sloopwerk in een oud huis schrijf je erbij wat je verwacht en wat er kan tegenvallen. Bij een regel voor een pot kit is dat niet nodig.
Merk je dat een omschrijving heel lang wordt? Dan zitten er waarschijnlijk twee posten in een regel. Splits ze. De klant leest twee korte regels makkelijker dan een lange.
Een omschrijving die je niet elke keer opnieuw typt
Het meeste werk dat je doet, komt terug. De schilder doet steeds wanden, plafonds en kozijnen. De installateur zet steeds groepen en wandcontactdozen. Zonde dus om bij elke offerte dezelfde uitleg weer uit je duim te zuigen.
Leg ze daarom een keer goed vast. Schrijf per vaste post een omschrijving die klopt, en gebruik die steeds weer. Pas alleen de maat of de ruimte aan per klus.
OfferteKlik werkt met een catalogus die je zelf vult met je werk en je materiaal. Bij een binnengekomen aanvraag pakt het concept de regels die erbij horen, met jouw omschrijving. Wil je bij een post iets extra zeggen, dan zet je er een notitie onder; de volgorde van de posten kies je zelf. Jij kijkt het concept na voor het de deur uit gaat. Van mailtje naar ondertekend ja, met omschrijvingen die je maar een keer bedenkt.
Een snelle check voor je verstuurt
Lees je offerte voor je hem verstuurt alsof je de klant bent. Niet als vakman, maar als iemand die nog nooit een verbouwing heeft gehad. Kijk per regel:
- Snap ik wat er gebeurt zonder het na te vragen?
- Zie ik waar het over gaat, welke ruimte of hoeveel?
- Weet ik wat er niet bij zit?
Twijfel je bij een regel, schrijf er dan een paar woorden bij. Het kost je een minuut. Het scheelt je later een discussie over wat er was afgesproken.
Kort samengevat
Een bedrag zonder uitleg roept vragen op. Een korte omschrijving bij elke offerteregel zegt wat je doet, waar en hoeveel, en wat er niet bij zit. Vermijd woorden die voor de klant vaag zijn. Leg je vaste omschrijvingen een keer vast, zodat je ze niet steeds opnieuw typt. Zo leest de klant precies wat hij krijgt, en tekent hij sneller.
