Zolang je vier offertes per maand maakt, zit het in je hoofd. Bij twaalf gaat het mis: je weet niet meer wie je nog moet bellen, welke prijs je waar hebt genoemd en of die ene van vorige week nu wel of niet is getekend.
Drie statussen zijn genoeg
- Verstuurd: ligt bij de klant, wacht op antwoord.
- Akkoord: getekend, mag de planning in.
- Afgerond of afgewezen: eruit, met de reden erbij.
Meer hoef je niet bij te houden. Alles wat verder gaat dan dit wordt een administratie die je in een drukke week toch niet volhoudt, en een lijst die je niet bijhoudt is erger dan geen lijst.
Kijk er één vast moment per week naar
Bijvoorbeeld vrijdagmiddag, een kwartier. Wat staat er langer dan een week open, wie moet ik bellen, wat kan eruit. Dat kwartier levert meer op dan het zoeken tussendoor, want je belt nu de mensen bij wie het nog kan in plaats van de mensen die je toevallig te binnen schieten.
Twee getallen die je wilt weten
Na een paar maanden zie je je scoringspercentage en je gemiddelde offertebedrag. Daarmee kun je sturen: weet je dat een op de drie ja zegt en dat je gemiddelde opdracht 1.800 euro is, dan weet je hoeveel offertes je moet maken voor een volle maand. Dat is prettiger dan hopen dat het goed komt.
Bewaar ook de verloren offertes
Juist daar zit informatie. Als je ze weggooit, weet je volgend jaar niet meer welke prijs je vroeg bij die klus die je misliep. En soms belt iemand na een half jaar alsnog; dan is het fijn als je zijn offerte nog kunt terugvinden en verlengen in plaats van opnieuw beginnen.
Waar software het overneemt
Bij offertes die je digitaal verstuurt ziet het systeem zelf wanneer iemand tekent en wanneer de termijn afloopt. Dan hoef je zelf niets bij te houden en blijft het overzicht kloppen, ook in de weken dat je er niet aan toekomt. Je vrijdagmiddagkwartier wordt dan vooral bellen in plaats van uitzoeken wie je moet bellen.
