In een eenmanszaak zit het offerteproces in één hoofd. Vanaf vijf medewerkers gaat dat niet meer, en dan ontstaan er twee versies van dezelfde prijs bij dezelfde klant.
Vier rollen die je moet beleggen
Wie neemt de aanvraag aan, wie calculeert, wie geeft akkoord op de prijs en wie volgt op. In kleine bedrijven zijn dat vaak twee mensen, maar ze moeten wel benoemd zijn.
Spreek af wie mag afwijken van de prijslijst
Korting geven is een bevoegdheid. Zonder afspraak geeft de een vijf procent en de ander vijftien bij dezelfde klant, en dat komt vroeg of laat uit.
- Aanname van de aanvraag en registratie.
- Calculatie en wie controleert.
- Akkoordgrens voor korting en uitzonderingen.
- Opvolging en wie belt wanneer.
Leg de standaardteksten centraal vast
Voorwaarden, garantie, betaaltermijn en meerwerkafspraken horen in elk voorstel gelijk te zijn. Eén sjabloon dat iedereen gebruikt, voorkomt dat er per offerte andere afspraken de deur uitgaan.
Meet het proces
Hoeveel offertes per maand, hoe lang tussen aanvraag en verzending, welk percentage wordt getekend. Drie getallen die je in een kwartier verzamelt en die laten zien waar het knelt.
