De meeste zzp’ers beginnen elke offerte bij de vorige: openen, opslaan als, aanpassen. Dat werkt tot het moment dat je de naam van de vorige klant laat staan, en dat moment komt altijd op de offerte waar je de meeste moeite in hebt gestoken.
Wat altijd hetzelfde is
- Je bedrijfsgegevens, kvk-nummer en btw-nummer.
- Je betaaltermijn en je voorwaarden.
- Je standaardtekst over meerwerk en over wat er niet in de prijs zit.
- De manier waarop de klant akkoord geeft.
- Je garantie en je nazorg.
Alles wat je vaker dan twee keer typt, hoort in je sjabloon. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar de meeste tijd gaat juist op aan die vaste stukken.
Wat per klus verschilt
Alleen de klantgegevens, de regels en de planning. Als je sjabloon klopt, is dat het enige wat je nog invult. Merk je dat je toch elke keer iets wegknipt, dan hoort dat stuk niet in je sjabloon maar in een variant.
Wat je er niet in moet zetten
Een lange bedrijfsgeschiedenis, drie alinea’s over je werkwijze of een pagina met verkooppraat. Dat leest niemand en het duwt je prijs naar de tweede pagina. Eén korte zin over wie je bent is genoeg; de rest bewijs je met het werk.
Eén sjabloon of meer
Doe je verschillende soorten werk, maak dan twee of drie varianten in plaats van één die alles moet kunnen. Een sjabloon voor klein onderhoud en een voor grotere klussen scheelt je elke keer het wegknippen van regels die niet van toepassing zijn. Meer dan drie wordt onhandig: dan zoek je weer welke je moest hebben.
Nummering en versies
Zorg dat je nummering automatisch doorloopt. Handmatig nummeren is de snelste weg naar twee offertes met hetzelfde nummer, en dat is een vraag van je boekhouder die je niet wilt krijgen. Stuur je een aangepaste versie, geef die dan een duidelijk versienummer of vervang de oude, zodat er nooit twee documenten rondgaan waar verschillende bedragen op staan.
