Je hebt ingemeten, je hebt gerekend en je weet wat het gaat kosten. Dan komt de vraag die daarna pas begint: schrijf je dat bedrag op als een prijs, of als een lijst waar dat bedrag uit volgt.
Het is verleidelijk om die vraag over te slaan. Je pakt het sjabloon dat je de vorige keer ook gebruikte en je vult het in. Toch is het een keuze, en het is er een die niet over rekenen gaat. Je bedrag verandert er niet door. Wat er wel door verandert, is het gesprek dat je erna voert.
Hieronder staan allebei de kanten. Geen van beide wint altijd. Elke vorm hoort bij een ander soort klus en een ander soort klant. Aan het eind staat wat je in beide gevallen los benoemt, want dat deel is niet afhankelijk van de vorm die je kiest.
Wat een uitsplitsing doet
Een offerte met alle regels erin laat zien dat je hebt nagedacht. De klant ziet het voorwerk, het hoofdwerk, de afwerking en de afvoer staan, en hij ziet dat je die dingen los van elkaar hebt bekeken. Voor iemand die jou nog niet kent, kan dat een reden zijn om je te geloven. Hij hoeft je niet op je woord te vertrouwen, want hij kan het lezen.
Er zit een tweede kant aan, en die hoort er eerlijk bij. Een lijst nodigt uit om te kijken wat eraf kan. Zodra de regels los in beeld staan, kan een klant er langsgaan: dit doe ik zelf, dat heb ik al, en die afvoer regel ik met een aanhanger van de buurman. Soms is dat prima en wordt de klus gewoon kleiner. Vervelender is het als er iets wegvalt waar de rest op leunt. Wie het voorwerk schrapt maar het hoofdwerk laat staan, koopt een resultaat dat jij niet meer kunt garanderen.
Daar is iets aan te doen zonder dat je iets verzwijgt. Zet handelingen die bij elkaar horen in een blok, met een omschrijving die uitlegt wat er in dat blok gebeurt. Dan is er genoeg te zien om je verhaal te dragen, en staat niet elke handeling los op tafel. Zet er ook bij welke regels aan elkaar vastzitten, zodat een vraag om te schrappen een gesprek wordt en geen streep.
Wat een totaalbedrag doet
Een totaalbedrag houdt het gesprek bij het geheel. De klant leest wat er gaat gebeuren en wat het kost, en de vraag die hij zichzelf stelt is of hij dat ervoor over heeft. Dat is een andere vraag dan of elke regel klopt. Bij werk dat je vaak doet en waar je de uitkomst van kent, past die vorm goed. Je verkoopt dan het resultaat en niet de weg ernaartoe.
De keerzijde zit niet in het versturen maar in wat erna kan komen. Verandert er iets tijdens de klus, dan heb je geen opbouw om naar te wijzen. De klant heeft een bedrag gezien voor een resultaat, en als jij dan een meerprijs noemt, moet je alsnog uitleggen waar dat bedrag vandaan komt. Dat is een lastiger gesprek dan wanneer die opbouw er van het begin af aan lag.
Een omschrijving is daarom bij een totaalbedrag belangrijker dan bij een lijst. Niet een regel met de naam van de klus, maar een korte alinea waarin staat wat je doet, wat je meeneemt en waar je van uitgaat. Zonder die alinea is een totaalbedrag een getal zonder verhaal, en dan gaat de klant het verhaal zelf invullen.
Een voorbeeld: dezelfde klus op twee manieren
Neem het schilderen van een woonkamer. Als lijst staan er vijf regels in je offerte. Afdekken en voorbereiden. Gaten vullen en schuren. Een grondlaag. Twee lagen muurverf. Opruimen. Achter elk van die regels staat een bedrag.
Als totaalbedrag staat er een regel: woonkamer schilderen. Daaronder volgt een korte alinea. Je dekt vloer en meubels af, vult en schuurt waar nodig en zet een grondlaag en twee lagen verf. Daarna ruim je alles op.
Het bedrag onderaan is in dit voorbeeld gelijk. Het verschil zit in wat de klant kan aanwijzen. In de eerste vorm wijst hij een regel aan, in de tweede leest hij een verhaal.
Waar de keuze van afhangt
Er zijn een paar dingen die de keuze in de praktijk maken.
- Hoe goed de klant het werk kent. Voor iemand die het vak kent is een lijst informatie; voor iemand die dat niet kent kan diezelfde lijst lezen als een rekening.
- Of jouw offerte naast een andere komt te liggen. Gaat de klant vergelijken, dan helpt het als de vergelijking op inhoud gaat en niet alleen op het bedrag onderaan.
- Of er nog iets kan veranderen. Zit er een deel in dat pas tijdens de klus duidelijk wordt, dan wil je een opbouw hebben om op terug te vallen.
- Hoe los de onderdelen zijn. Kan de klant een regel schrappen zonder dat de rest onlogisch wordt, dan is uitsplitsen veilig. Kan dat niet, dan hoort het in een blok.
Wat er niet toe hoort te doen, is welke vorm je toevallig het laatst hebt gebruikt. Maak de keuze vooraf, nog voor het rekenwerk. Doe je het achteraf, dan pas je de vorm aan het bedrag aan in plaats van andersom.
Wat je altijd apart benoemt
Welke vorm je ook kiest, deze dingen staan er los in. Ze horen niet in je hoofdprijs verstopt, want dan wordt een gesprek erover een gesprek over geld in plaats van over de afspraak.
- Waarop je bedrag steunt: beeld dat de klant stuurde, zijn eigen opgave of wat je zelf hebt gemeten.
- Wat er nog niet vaststaat, en hoe je dat afrekent als het wel vaststaat.
- Wat de klant zelf regelt, en wanneer dat klaar moet zijn.
- Varianten en extras. Zet ze onder je prijs, niet erin. Dan blijft het hoofdbedrag het bedrag waarop de klant akkoord geeft.
- Wat er gebeurt als je iets aantreft dat je vooraf niet kon zien.
Deze punten kosten je een paar regels en ze geven je later iets om naar te wijzen. Ze zijn ook het antwoord op de vraag of uitsplitsen wel of niet moet: wat de klant hoort te weten, is wat hij koopt en waar je van uitgaat. Een lijst laat dat zien, maar een totaalbedrag met een heldere omschrijving doet het even goed.
Optionele regels als middenweg
Kun je niet kiezen tussen losse regels en een eindbedrag? Dan zit er een middenweg in optionele regels. Je basis blijft een helder totaal. De extra's zet je eronder als optie.
In OfferteKlik markeer je zo'n regel met het vinkje Optioneel. Zo'n regel blijft buiten het eindbedrag; je klant ziet daardoor een prijs zonder en een prijs met de extra's.
Een schilder zet zo de kozijnen buiten als optie onder het binnenwerk. De klant ziet meteen wat het kost, zonder dat de basisprijs verandert.
Blijf bij dezelfde klant bij dezelfde vorm
Nog een ding, en dat is er een die je pas merkt als het misgaat. Werkte je al eerder voor deze klant? Houd dan in je tweede offerte de vorm van de eerste aan. Kreeg hij toen een lijst en nu een bedrag, dan kan hem dat opvallen, en de vraag die daarop volgt gaat eerder over jou dan over de vorm.
Binnen een lopend traject geldt hetzelfde. Wissel niet halverwege. Bij een nieuwe klus mag je opnieuw kiezen, en dan kies je bewust.
Je meest gebruikte vorm zet je eenmalig in je sjabloon, samen met je standaardregels en uitgangspunten. Dan hoef je deze afweging niet elke keer opnieuw te maken, en staat elke offerte die je verstuurt er in dezelfde opbouw. Kiezen doe je dan alleen nog bij de klus die anders is dan anders.
