Veel mkb-bedrijven maken offertes in een tekstverwerker met een rekenblad ernaast. Dat werkt, tot je meerdere mensen, meerdere versies en veel regels krijgt.
Wat je wint
Automatisch rekenen, doorlopende nummering, één sjabloon, een overzicht van wat openstaat en de mogelijkheid om digitaal te laten tekenen.
Wat je moet voorbereiden
Je prijslijst, je standaardteksten en je klantgegevens. Dat is meestal een dag werk en het is werk dat je toch al had moeten doen.
- Artikelen en uurtarieven in een catalogus.
- Vaste teksten en voorwaarden.
- Klantgegevens uit je bestaande administratie.
- Wie mag wat, per medewerker.
Begin klein
Laat één persoon een maand alle offertes in het nieuwe systeem maken voordat je iedereen laat overstappen. Dan weet je waar het knelt voordat het een bedrijfsbreed probleem is.
Meet het verschil
Tijd per offerte, doorlooptijd van aanvraag tot verzending en het percentage dat wordt getekend. Als die drie getallen verbeteren, is de overstap terugverdiend.
