De meeste factuurfouten ontstaan niet bij het factureren maar bij het offreren. Wat daar verkeerd staat, komt er later gewoon weer uit.
Vijf terugkerende fouten
- Verkeerd btw-tarief bij werk aan woningen.
- Btw verlegd vergeten bij onderaanneming.
- Een betaaltermijn die afwijkt van wat is afgesproken.
- Meerwerk dat nergens formeel is vastgelegd.
- Offertenummer ontbreekt op de factuur.
Los het op bij de bron
Zet de btw-keuze in je offertesjabloon met een korte uitleg wanneer welk tarief geldt. Dan hoeft niemand het te onthouden en gaat het bij de factuur vanzelf goed.
Koppel factuur aan offerte
Zelfde regels, zelfde nummer. Dan kan iedereen zien wat er is afgesproken, en vragen van klanten of boekhouder zijn binnen een minuut beantwoord.
Controleer steekproefsgewijs
Eén keer per maand vijf facturen naast hun offerte leggen. Dat duurt tien minuten en het houdt de discipline erin.
Laat het systeem rekenen
Handmatig optellen van regels met verschillende tarieven gaat vroeg of laat mis. Een systeem dat per regel een tarief kent, haalt die fout eruit voordat de klant hem ziet.
