Levertijd in je offerte zetten zonder jezelf klem te zetten
De levertijd van je groothandel is geen belofte van jou. Zo schrijf je een levertijd op die klopt, ook als de leverancier later schuift.
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Gratis starten met Starter
Je geeft de levertijd door, je garandeert hem niet
Als je leverancier drie weken noemt, heb je drie weken gehoord. Zet je dat zonder toelichting in je offerte, dan heeft de klant een toezegging van jou gelezen. Dat verschil merk je pas als de levering uitloopt en de klant met je eigen offerte in de hand naar jou toe komt.
De oplossing is niet om levertijden weg te laten. Een klant die niets weet, gaat er zelf iets van maken. De oplossing is opschrijven wat de levertijd is, van wie hij komt en vanaf welk moment hij gaat lopen.
Werk je aan een klus die over meerdere maanden loopt, dan speelt hetzelfde in het groot. Op offerte voor een langlopend project staat hoe je dat opdeelt.
Per situatie: wat je in de offerte opschrijft
Elke regel hierboven is een zin of twee in je offerte, niet meer. Het gaat om benoemen wie waarvoor staat.
| Situatie | Wat je in de offerte opschrijft |
|---|---|
| Levertijd komt van je leverancier | Noem de opgegeven levertijd en van wie hij komt. Schrijf erbij dat het een opgave van de leverancier is en geen door jou gegarandeerde termijn. |
| Levering is nodig voor je kunt starten | Zet dat de startdatum en de doorlooptijd meeschuiven met de levering, en dat je de klant bericht zodra je de leverdatum hebt. |
| Materiaal wordt speciaal voor de klant gemaakt | Vermeld dat de levertijd pas gaat lopen na akkoord en na de aanbetaling, omdat je dan pas kunt bestellen. |
| Klant levert zelf materiaal aan | Schrijf op dat de planning uitgaat van materiaal dat op de startdatum aanwezig en compleet is, en wie kosten draagt bij wachten. |
| Levertijd is nog onbekend bij het uitbrengen | Noem geen termijn. Zet dat je de levertijd opgeeft bij de bestelling en dat de planning dan definitief wordt. |
| Levering schuift tijdens de klus | Verwijs naar je eigen regel: je meldt het, je spreekt een nieuwe datum af, en extra werk door de vertraging is meerwerk. |
| Werk in fases met deellevering | Splits per fase een eigen levertijd en startmoment, zodat een vertraging in fase 2 fase 1 niet ophoudt. |
Vier formuleringen die het verschil maken
Geef de levertijd een startmoment
Levertijd na akkoord en aanbetaling is iets anders dan levertijd vanaf vandaag. Zonder startmoment begint je termijn te lopen op de dag dat je de offerte verstuurt.
Scheid je werk van de levering
Zet de doorlooptijd van je eigen werk apart van de levertijd van het materiaal. Dan ziet de klant welk deel je in de hand hebt.
Noem de bron van de termijn
Volgens opgave van de leverancier is een korte toevoeging die precies duidelijk maakt wie de termijn geeft.
Regel de gevolgen vooraf
Wie een vertraging pas bespreekt als hij er is, onderhandelt vanuit de zwakste positie. Een regel in de offerte over uitstel kost je vooraf een zin.
Praktische tips
- Vraag je leverancier de levertijd schriftelijk te bevestigen bij de prijsopgave, dan heb je iets om naar te verwijzen.
- Zet levertijd en opleverdatum bij elkaar in de offerte, zodat de klant het verband ziet.
- Werk met werkdagen in plaats van weken, dat voorkomt discussie over vakanties en feestdagen.
- Kost een vertraging je extra uren, behandel dat dan als meerwerk en laat het opnieuw aftekenen.
- Bewaar de prijsopgave van de leverancier bij de offerte in je dossier, zodat je later kunt laten zien waar de termijn op gebaseerd was.
Veelgestelde vragen
Ben ik aansprakelijk als mijn leverancier te laat levert?
Dat hangt af van wat je hebt opgeschreven. Noem je de levertijd als opgave van de leverancier en niet als je garantie, dan sta je aanzienlijk sterker dan wanneer je de termijn zonder toelichting overneemt.
Moet ik een levertijd in mijn offerte zetten?
Het is niet verplicht, maar een klant zonder informatie vult zelf iets in. Beter een levertijd met een startmoment en een bron dan geen levertijd.
Vanaf wanneer gaat een levertijd lopen?
Vanaf het moment dat je het in de offerte zet. Gebruikelijk is: na schriftelijk akkoord, en bij bestelwerk na ontvangst van de aanbetaling, omdat je dan pas kunt inkopen.
Wat als de levertijd tijdens de klus verschuift?
Meld het meteen, geef aan wat het voor de planning betekent en leg de nieuwe datum vast. Kost het je extra uren of een extra rit, dan is dat meerwerk dat je apart laat aftekenen.
Moet ik de naam van mijn leverancier in de offerte zetten?
Dat hoeft niet. Je kunt schrijven dat de levertijd een opgave van de leverancier is zonder te zeggen welke. Wat wel helpt is de datum van die opgave noemen, want daarmee laat je zien waarop je termijn is gebaseerd.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Levertijd, planning en voorwaarden in een offerte
Stuur de aanvraagmail door, kies je vaste regels uit je catalogus en de offerte staat klaar. Start gratis met Starter.
Gratis starten