Wie een evenement organiseert, koopt vooral gemoedsrust. Een offerte met alleen posten en bedragen geeft die niet; een offerte met een tijdlijn wel.
Zet een globale tijdlijn in je voorstel
Opbouw vanaf welk tijdstip, inloop, programma, afbouw. De klant ziet dan dat je het overziet en jij maakt meteen duidelijk hoeveel uren er in zitten.
Groepeer per onderdeel
Locatie, techniek, catering, personeel, decoratie, vergunningen. Per groep een subtotaal. Dan kan de klant schrappen op een onderdeel in plaats van te onderhandelen over het geheel.
- Tijdlijn van opbouw tot afbouw.
- Onderdelen met subtotalen.
- Wie er van jouw kant aanwezig is en hoe lang.
- Wat de opdrachtgever zelf regelt.
Benoem het weerscenario
Bij buitenevenementen hoort een plan B met een prijs. Een tent die je optioneel reserveert tot een week van tevoren is een reële post en een geruststelling.
Regel annulering in stappen
Hoe dichter bij de datum, hoe hoger het percentage. Dat is normaal in de branche en het beschermt je tegen een afzegging waarvoor je alles al hebt ingekocht.
