Adviesopdrachten groeien. Er komt een extra afdeling bij, een presentatie aan een ander gremium, een vraag die net buiten de opdracht valt. Op zichzelf allemaal redelijk, samen een project dat dertig procent uitloopt.
Afspraak één: de opdracht staat op papier
Vijf regels waarin staat wat je doet, voor wie en wat het oplevert. Alles wat daarbuiten valt, is een nieuwe vraag. Zonder die vijf regels is elke discussie een kwestie van interpretatie.
Afspraak twee: extra werk melden voordat je het doet
Precies zoals een aannemer meerwerk meldt. Een kort bericht met wat het is, hoeveel uur het kost en wat het betekent voor de planning. Daarna pas beginnen.
- Wat binnen de opdracht valt.
- Wat een aparte vraag is.
- Hoe je een uitbreiding voorstelt en laat bevestigen.
- Wat je uurtarief is voor werk buiten de scope.
Afspraak drie: een urenoverzicht bij elke factuur
Niet om je te verantwoorden maar om zichtbaar te houden waar de tijd heen gaat. Een klant die maandelijks ziet dat er twaalf uur naar afstemming gaat, gaat vanzelf efficiënter vergaderen.
Zeg ja, maar niet gratis
Extra vragen zijn goed nieuws: de klant vertrouwt je. Behandel ze als nieuwe opdrachtjes met een kleine offerte. Dat is professioneler dan er stilzwijgend in meegaan en later mopperen.
Evalueer halverwege
Een kort gesprek halverwege over voortgang, budget en verwachtingen voorkomt de verrassing aan het eind. Zet het als vast onderdeel in je offerte, dan hoef je er niet om te vragen.
