"Ik stuur je de offerte vrijdag." Dat zei je dinsdag aan de keukentafel. Nu is het vrijdagmiddag, je staat nog op een andere klus en de offerte is niet af. Wat nu?
Het overkomt iedereen. Een spoedklus, een zieke collega of gewoon een week waarin alles tegenzit. Je offerte komt later dan beloofd. Dat is op zich geen probleem. Het wordt pas een probleem als je klant er niets over hoort.
Waarom stilte erger is dan een paar dagen later
Een klant die op vrijdag een offerte verwacht, kijkt die dag in zijn mail. Komt er niets, dan gaat hij twijfelen. Is het vergeten? Heeft de vakman geen zin in de klus? Moet ik iemand anders bellen?
Een kort bericht haalt die twijfel weg. Zo snapt hij dat zijn klus nog op je lijst staat. En hij ziet dat je je afspraken serieus neemt, ook als het tegenzit. Dat zegt meer over hoe je werkt dan een offerte die precies op tijd komt.
Wanneer je het laat weten
Zodra je weet dat het niet gaat lukken. Niet op de dag zelf om vijf uur, maar liefst een dag eerder. Hoe eerder, hoe beter het overkomt.
Ben je het vergeten en is de dag al voorbij? Stuur dan alsnog meteen een bericht. Een dag te laat iets laten horen is beter dan helemaal niet.
Wat je schrijft
Houd het kort. De klant hoeft geen lang verhaal over je drukke week. Hij wil drie dingen weten:
- dat je hem niet vergeten bent;
- wanneer de offerte wel komt;
- of er iets is wat hij nog moet doen.
Een voorbeeld: "Hoi Marieke, ik had je de offerte voor vandaag beloofd. Door een spoedklus lukt dat niet. Je hebt hem maandag voor twaalf uur. Heb je in de tussentijd nog foto's van de achtergevel? Dan neem ik die mee."
Noem een nieuwe datum die je echt haalt. Zeg liever maandag en stuur hem zondag, dan andersom. Twee keer uitstellen kost je meer vertrouwen dan een keer.
Bellen of mailen
Dat hangt af van hoe je tot nu toe contact had. Belde de klant je, dan is een telefoontje of een appje persoonlijk. Ging alles per mail, dan mail je ook nu. Gebruik in elk geval het kanaal waar de klant het eerst kijkt.
Bel je, zet het dan daarna nog even op papier. Een kort mailtje met de nieuwe datum voorkomt misverstanden.
Zorg dat het niet weer gebeurt
Een keer later is begrijpelijk. Elke week later is een patroon. Kijk dus waar de tijd blijft. Vaak zit het niet in het rekenen zelf, maar in alles eromheen. Gegevens overtypen uit de mail, een oud bestand zoeken, regels opnieuw intikken.
Met OfferteKlik gaat dat sneller. Een doorgestuurde aanvraag wordt daar een concept, opgebouwd uit de diensten die jij al hebt ingevoerd. Jij controleert en verstuurt. Wat eerst een avond kostte, is dan een klusje van minuten, ook als de week tegenzit.
Een paar andere tips:
- Beloof een dag die ruimte laat. Zeg niet morgen als je weet dat je deze week vol zit.
- Maak de offerte als het kan meteen na het bezoek, ook als hij nog niet helemaal af is. Sla hem op als concept en maak hem later af.
- Houd een vast moment in de week voor offertes, bijvoorbeeld de maandagochtend.
Een email voor vertraging die al klaarstaat
Op het moment dat je merkt dat het niet lukt, heb je geen zin om te schrijven. Je staat op een klus of zit in de bus. Juist dan helpt een tekst die je al eerder maakte.
Zet een korte email klaar in je mailprogramma, als concept of als vaste tekst. Laat drie plekken open: de naam van de klant, de nieuwe dag en een eventuele vraag. De rest blijft elke keer hetzelfde.
Lees hem wel even na voor je hem verstuurt. Pas de toon aan als je de klant goed kent. Zo kost een eerlijk bericht je een minuut, ook op de drukste dag.
De offerte mail zelf
Komt de offerte later dan beloofd, laat de begeleidende tekst dan kort zijn. Een zin sorry, een zin wat erin staat, en tot wanneer hij kan tekenen.
In OfferteKlik komt de offerte mail bij de klant binnen vanaf het algemene adres info@offerteklik.nl; als naam ziet hij jouw bedrijf. Reageert de klant met een vraag, dan landt zijn antwoord gewoon in je eigen mailbox.
Kijk de volgende dag of hij de offerte al opende. Staat hij nog op ongeopend, pak dan de telefoon; een tweede mail verdwijnt makkelijk.
Als de offerte eindelijk komt
Stuur je de offerte later dan afgesproken, verwijs er dan kort naar in je mail. Een zin is genoeg: "Zoals beloofd, met een paar dagen vertraging." Begin niet opnieuw met excuses; die gaf je al.
Maak het de klant daarna makkelijk. Hij heeft al langer gewacht dan hij dacht. In OfferteKlik opent hij de offerte op zijn telefoon en tekent hij met een klik, zonder printen of terugmailen. Jij ziet wanneer hij hem heeft geopend. Zo weet je of je over een paar dagen even moet bellen, of dat hij nog niet eens heeft gekeken.
En als de klant al iemand anders heeft
Soms ben je te laat en heeft de klant al gekozen. Dat is jammer, maar stuur je offerte toch als hij erom vraagt. Of laat netjes weten dat je hem niet meer stuurt omdat de klus al vergeven is. Zo blijf je in beeld voor de volgende keer.
Een klant onthoudt hoe je met zo'n moment omging. Een vakman die eerlijk zegt dat het later wordt en dan levert, krijgt vaak een tweede kans. Een vakman die niets laat horen, meestal niet.
Hoe je een offerte zo verstuurt dat hij aankomt en gelezen wordt? Klik op de knop voor tips over het mailen van je offerte.
