De offerte is weg. Je hebt hem twee keer nagelezen, je hebt op verzenden gedrukt, en daarna gebeurt er niets. De eerste dag denk je er niet aan. De tweede dag kijk je een keer in je verzonden map om te zien of hij echt weg is. De derde dag begin je je af te vragen of je te duur was.
Die stilte is het vervelendste stuk van het werk, en dat komt niet doordat er iets misgaat. Het komt doordat je niets kunt doen en toch iets wilt doen. Dit stuk gaat over die week: wat er waarschijnlijk aan de andere kant gebeurt, wat je er wel aan kunt doen en waar je van af moet blijven.
Wat stilte niet hoeft te betekenen
Je eigen hoofd vult de stilte in met een oordeel, en dat oordeel gaat over jou. Te duur, te traag, niet netjes genoeg geschreven.
Aan de andere kant kan het er heel anders uitzien. Daar ligt jouw offerte tussen dingen die die week ook af moeten. De klant wacht op iemand anders die meebeslist. Hij wacht op een andere prijs waarvan hij niet weet wanneer die komt. Hij weet niet of hij mag beginnen voordat de vakantie voorbij is. Of hij heeft het gewoon gelezen op zijn telefoon, gedacht dat hij er 's avonds nog eens rustig naar zou kijken, en dat is er niet van gekomen.
Dat is geen troostende gedachte, het is een praktische. Zolang je stilte leest als een afwijzing, ga je je gedragen alsof het over is. Je belt niet, of je belt met een stem waarin het al mislukt is.
De datum die het gesprek voor je opent
Het handigste stuk gereedschap dat je hebt, staat in je offerte zelf. Dat is de termijn waarbinnen je prijs geldt.
Zo'n datum doet twee dingen. Ze beschermt je tegen prijzen die veranderen en tegen een agenda die intussen volloopt. En ze geeft je een reden om contact op te nemen die niet over de beslissing gaat. Je vraagt niet of hij er al uit is, want dat is een vraag waar hij zich ongemakkelijk bij voelt als het antwoord nee is. Je meldt dat de termijn afloopt en je vraagt of je hem zal verlengen.
Dat is een vraag waar ook iemand die nog twijfelt iets op kan zeggen. En het antwoord vertelt je meer dan een ja of een nee over de klus. Wie zegt dat hij graag verlengt, is nog bezig. Wie er niet op reageert, is dat waarschijnlijk niet meer.
Zet die termijn er dus altijd in, en zet er in gewone woorden bij waarom hij er staat.
Een moment dat je vooraf hebt vastgelegd
Het tweede wat werkt, is dat je van tevoren bepaalt wanneer je van je laat horen. Niet op gevoel, want op gevoel bel je op de dag dat je toch al balend in de bus zit, en dat hoor je.
Kies het moment als je de offerte verstuurt en zet het meteen ergens waar je het terugziet. Een keer contact in de week erna, en eventueel nog een keer rond de vervaldatum. Daarna laat je het los.
Wat je in dat gesprek zegt, is minder belangrijk dan dat je het niet over de prijs laat gaan. Vraag of de omschrijving klopt met wat hij voor ogen had. Vraag of er iets in staat wat hij niet begreep. Dat zijn vragen waar hij iets aan heeft, en ze leveren jou vaak de echte reden op waarom het stil bleef.
Er is nog een reden om dit vooraf vast te leggen. Als het in je agenda staat, hoef je er de rest van de week niet aan te denken. De onrust van een openstaande offerte kost meer dan het opvolgen zelf.
Weten of hij hem gezien heeft
Er is een verschil tussen een offerte die is geopend en een die dat niet is, en dat verschil verandert je gesprek volledig.
Als je weet dat hij hem niet heeft gezien, dan is jouw vraag technisch. Is de mail aangekomen, staat hij misschien in de ongewenste post, is dit het goede adres. Dat is een vraag zonder lading, en soms blijkt eruit dat je bericht nooit is aangekomen.
Als je weet dat hij hem wel heeft gezien en er is niets gebeurd, dan zit het ergens anders. In de prijs, in de onduidelijkheid, of bij iemand anders die nog iets moet vinden. Dan is nabellen een keuze en geen gok.
Een offerte die je verstuurt zonder dat je later kunt zien of hij is bekeken, laat je in het donker. Je kunt dan alleen maar raden, en raden leidt tot bellen op het verkeerde moment of tot helemaal niet bellen.
Waar je van af moet blijven
Twee dingen maken het slechter.
Het eerste is de prijs verlagen in de stilte. Als je uit jezelf met een lager bedrag komt terwijl de klant nog niets gezegd heeft, dan vertel je hem dat je eerste getal niet klopte. Wacht tot hij iets vraagt, en pas dan doe je een aanpassing waar iets tegenover staat.
Het tweede is blijven duwen. Twee keer van je laten horen op een moment dat je zelf hebt gekozen, is service. Elke week een mailtje sturen omdat je het niet kunt hebben, is iets anders, en het levert je geen ja op.
Wat je ermee opschiet
Na zo'n week weet je waar je aan toe bent, en dat is het echte doel. Niet elke offerte wordt een klus. Wat je wel wilt, is dat de offertes die niets worden, ook echt worden afgesloten in je hoofd en in je overzicht.
Dat is ook de reden om dit netjes te doen als er niets uit komt. Een klant die van je hoort dat de termijn afloopt en die dan nee zegt, is een klant die volgend jaar nog terugbelt. Bij een klant die niets meer van je hoorde, sluit je niets af.
