"Ziet er goed uit. Mijn boekhouder kijkt er nog even naar, eind van de week hoor je van me." Je hoort het vaker van een zakelijke klant. Een zzp'er die een werkplaats laat verbouwen, een winkelier met een nieuwe pui, een kleine ondernemer die zijn kantoor laat schilderen. Ze tekenen niet voordat iemand met verstand van cijfers heeft meegekeken.
Daar is niets mis mee. Maar het verandert wel voor wie je schrijft. Er leest straks iemand mee die nooit in die werkplaats stond, maar elk getal controleert. Hoe zorg je dat die lezer niet afhaakt op een vraag die jij makkelijk had kunnen beantwoorden?
Wat een boekhouder in je offerte zoekt
Een boekhouder kijkt niet naar je vakmanschap. Hij kijkt of de cijfers kloppen en of hij ze kan plaatsen. Zijn vragen zijn meestal deze:
- Van wie komt de offerte, met KvK- en btw-nummer?
- Op naam van welk bedrijf staat hij?
- Wat is het bedrag zonder btw, wat is de btw en wat is het totaal?
- Welk btw-tarief geldt per onderdeel?
- Wat is arbeid en wat is materiaal?
- Tot wanneer staat de prijs vast?
Staat dit er niet, dan gaat de offerte terug naar je klant met een vraag. Je klant stelt die vraag weer aan jou. En intussen ligt je offerte stil.
Offerte aan boekhouder van de klant laten zien: zo maak je hem leesbaar
Wil een klant zijn offerte aan boekhouder van de klant laten zien, of eigenlijk zijn eigen boekhouder, dan helpt een paar dingen meteen.
Zet de gegevens van het bedrijf van de klant er volledig op. Dus de bedrijfsnaam zoals die bij de KvK staat, het adres en het btw-nummer. Een voornaam en een mailadres zijn genoeg voor een particulier. Voor een boekhouder niet.
Splits de bedragen. Een regel "verbouwing werkplaats, totaal" zegt de boekhouder weinig. Losse posten voor arbeid, materiaal en bijvoorbeeld afvoer laten zien waar het geld heen gaat. Heeft een onderdeel een ander btw-tarief, dan zie je dat per regel.
Noem de bedragen zonder btw. Een zakelijke klant denkt in bedragen exclusief btw, omdat hij de btw vaak terugvraagt. Zet het totaal met btw er wel onder, zodat er geen twijfel is over wat er betaald moet worden.
Schrijf er een geldigheidsdatum bij. Een boekhouder wil weten of er haast is. Staat er een datum, dan weet iedereen tot wanneer hij kan beslissen.
Wat jij niet doet: advies geven over zijn belasting
Soms vraagt de klant: "Kan ik dit als onderhoud boeken, of is het een investering?" Of: "Mag ik hier de btw van terugvragen?" Het is verleidelijk om te helpen. Doe het niet.
Jij bent de vakman, niet de adviseur. Zeg eerlijk dat dit een vraag voor zijn boekhouder is. Wel help je door alles zo op te schrijven dat de adviseur van je klant zelf snel tot een antwoord komt. Een duidelijke omschrijving per post helpt daarbij meer dan een slimme formulering.
Weet je zelf niet zeker welk tarief bij een post hoort? Leg die vraag dan voor aan wie jouw cijfers doet. Een fout tarief op een offerte komt later terug op je factuur.
Hoe je het in OfferteKlik regelt
In OfferteKlik staat bij een klant meer dan een naam. Je legt contactpersonen, adressen, het KvK-nummer en het btw-nummer vast op de klantkaart. Elke volgende offerte voor dat bedrijf heeft die gegevens al.
De btw zet je per regel op 21, 9 of 0 procent. Onder de laatste regel rekent het systeem de drie getallen uit: exclusief, de btw zelf en het eindbedrag. Dat is precies het rijtje waar een boekhouder naar zoekt.
Bij elke offerteregel kun je ook een notitie zetten. Daarin vertel je kort wat die post precies omvat. Zo hoeft de boekhouder niet te raden wat "voorbereiding" betekent.
Je klant tekent online. Wil hij de offerte eerst rustig doorsturen, dan kan dat ook als PDF in je eigen huisstijl. Is er getekend, dan bewaar je hem in je eigen papierwerk als PDF- of CSV-bestand. Wil je alles van een maand, kwartaal of jaar bij elkaar, met de btw opgeteld, dan kan dat ook.
Alleen offertes, jouw boekhouding blijft waar die is
Dat zinnetje gebruiken we over onszelf. OfferteKlik maakt offertes en verder niets. Je boekhoudprogramma blijft gewoon in gebruik, net als je boekhouder. Een rechtstreekse verbinding met een boekhoudpakket bestaat nog niet, dus de export is je brug.
Het geldt eigenlijk ook voor je klant. Zijn boekhouder hoeft niets te leren of te installeren. Hij krijgt een nette offerte met heldere cijfers, en daar kan hij mee verder.
Als het stil blijft na het doorsturen
"Ik hoor het eind van de week" wordt soms twee weken. Een boekhouder heeft het druk, en jouw offerte is niet zijn eerste zorg.
Je ziet in OfferteKlik of de offerte geopend is. Is hij nog niet bekeken, dan ligt hij waarschijnlijk nog in een mailbox. Vraag je klant dan vriendelijk of de boekhouder nog iets nodig heeft. Een concreet aanbod werkt beter dan een vraag naar de stand: "Zal ik de bedragen zonder btw nog apart op een rij zetten?"
Komt er een vraag terug, beantwoord die dan snel en kort. Moet er echt iets anders op de offerte, maak dan een nieuwe versie. Een offerte die al getekend is, kun je niet meer wijzigen. Je stuurt dan een vervangende versie, en die krijgt een eigen handtekening.
Boekhouden doet de klant, de cijfers lever jij
Je klant laat het boekhouden over aan iemand anders. Juist daarom stuurt hij je offerte door. Wat jij aanlevert, wordt straks een regel in zijn administratie.
Denk dus ook aan het moment na het akkoord. De boekhouder wil dan weten welke offerte getekend is, en wanneer. OfferteKlik nummert je offertes zelf, per jaar, in de vorm OK-2026-0001. Noem dat nummer later op je factuur. Dan legt de boekhouder offerte en factuur zonder zoeken naast elkaar.
Vraagt de klant een kopie voor zijn dossier? Stuur hem de getekende PDF. Die versie verandert niet meer, dus zijn kopie blijft kloppen.
Kort gezegd
Een klant die zijn boekhouder laat meekijken, is een klant die serieus beslist. Maak het die tweede lezer makkelijk: volledige bedrijfsgegevens, bedragen zonder en met btw, het tarief per regel, losse posten en een geldigheidsdatum. Geef geen belastingadvies, maar zorg dat het antwoord in je offerte te vinden is.
Wil je zien hoe OfferteKlik samengaat met het pakket van jou en je boekhouder? Klik hieronder.
