Een klant belt terug over je offerte. Hij wil hem doorsturen naar zijn boekhouder, maar die mist iets: je KvK-nummer staat er niet op. Of erger, er staat een oud adres op, van voor je verhuizing. Het zijn kleine dingen, maar ze maken een offerte rommelig. En ze kosten je een extra mailtje dat niemand nodig had.
Je bedrijfsgegevens zijn het deel van je offerte waar je het minst over nadenkt. Ze staan er altijd, ze veranderen bijna nooit, en dus kijk je er niet meer naar. Juist daarom loont het om ze een keer goed te zetten.
Welke bedrijfsgegevens op je offerte horen
Op een offerte staat wie hem stuurt. Bij de meeste zzp'ers en kleine bedrijven gaat het om deze zes gegevens:
- de naam van je bedrijf zoals hij in het Handelsregister staat, of de handelsnaam waaronder je werkt;
- je vestigingsadres of postadres;
- je KvK-nummer;
- je btw-id, als je btw rekent;
- een telefoonnummer en een e-mailadres waar de klant je echt bereikt;
- je logo, zodat de klant meteen ziet van wie het komt.
Een veelgemaakte fout is het verkeerde btw-nummer. Er zijn er twee: je btw-id en je omzetbelastingnummer. Op je offerte hoort het btw-id. Het omzetbelastingnummer is voor je contact met de Belastingdienst en bij een eenmanszaak kan je burgerservicenummer erin zitten. Dat wil je niet bij elke klant in de mailbox hebben.
Op de pagina over het KvK-nummer op je offerte lees je waarom dat nummer erop moet en waar het precies hoort. Die pagina vind je onder de knop onderaan.
Instellen in plaats van steeds overnemen
Wie in Word werkt, begint een nieuwe offerte vaak met een kopie van de laatste. Daar zit het risico. Was er in de vorige offerte iets mis, dan neem je dat mee. Een oud telefoonnummer, een tikfout in je KvK-nummer, een adres dat niet meer klopt: het gaat van offerte naar offerte.
Kijk naar een schilder die wekelijks een stuk of vijf aanvragen binnenkrijgt. Hij verhuist zijn werkplaats naar een bedrijvenpand. Drie maanden later staat zijn oude adres nog op een deel van zijn offertes, omdat hij steeds een ander oud bestand als begin pakte. Een klant stuurt de getekende offerte naar het verkeerde adres terug. Niemand heeft er echt last van, maar het oogt slordig.
In OfferteKlik zet je je bedrijfsgegevens een keer in je account. Hetzelfde geldt voor je logo, je merkkleur en je voorwaarden. Daarna komt elke offerte er hetzelfde uit, met de gegevens die je net hebt nagekeken. Verhuis je, dan pas je het op een plek aan en klopt het in de volgende offerte meteen.
Twee bedrijven, twee keer gegevens
Heb je naast je eenmanszaak een bv, of werk je onder twee handelsnamen? Dan heb je ook twee rijtjes gegevens. Twee KvK-nummers, vaak twee btw-id's, soms twee logo's.
Het gaat mis als een offerte voor het ene bedrijf uitgaat met de gegevens van het andere. In OfferteKlik zet je meerdere bedrijven onder een login. Elk bedrijf krijgt een eigen sjabloon en een eigen reeks offertenummers. Zo kies je eerst het bedrijf en komen de goede gegevens vanzelf mee.
Je gegevens nalopen in vijf minuten
Open de offerte die je het laatst verstuurde en controleer deze punten. Het kost je vijf minuten.
- Staat je naam er precies zoals bij de KVK, of je handelsnaam als je die gebruikt?
- Is het adres nog het adres waar je post binnenkomt?
- Klopt je KvK-nummer cijfer voor cijfer?
- Staat er een btw-id, en niet je omzetbelastingnummer?
- Kan de klant je bellen of mailen op wat er staat, ook buiten kantoortijd?
Is een van de antwoorden nee, pas het dan aan op de plek waar je offertes vandaan komen. Niet alleen in die ene offerte.
Wat je klant ermee doet
Je klant leest je bedrijfsgegevens zelden bewust. Maar zijn boekhouder doet het wel, en een zakelijke klant met een inkoopafdeling ook. Die zoeken je op bij de KVK voordat ze een opdracht geven. Klopt het nummer niet, dan krijg je een vraag terug in plaats van een handtekening.
Een particulier kijkt anders. Hij ziet je logo, je naam en of het er verzorgd uitziet. Een offerte waar alles klopt en netjes staat, wekt vertrouwen voordat hij de prijs heeft gelezen.
Begin met een goede basis
De beste tijd om je gegevens goed te zetten is voor je volgende offerte. Maak een gratis account aan, vul je bedrijfsgegevens een keer in en kijk in de live preview hoe je offerte eruitziet. Een creditcard heb je daarvoor niet nodig.
Wil je eerst weten waarom je KvK-nummer op je offerte moet en waar het staat? Klik dan op de knop hieronder.
