Drie weken geleden stuurde je een offerte naar een bedrijf. Het gesprek met Sandra van facilitair ging goed. Ze wilde het voorleggen aan haar leidinggevende. Je belt om te horen hoe het staat, en krijgt een collega aan de lijn. "Sandra werkt hier niet meer." Wat nu met je offerte?
Bij zakelijke klanten gebeurt dit vaker dan je denkt. Mensen wisselen van baan, gaan met verlof of krijgen een andere functie. Je offerte ligt dan ergens in een mailbox die niemand meer leest. Met een paar stappen haal je hem weer boven water.
Eerst uitzoeken wat er met je offerte gebeurde
Ga er niet vanuit dat de offerte nog in behandeling is. Hij kan ook al besproken zijn, of juist nooit verder gekomen dan het bureau van je contactpersoon.
Kijk eerst wat je zelf weet. Is de offerte geopend? Hoe vaak, en wanneer voor het laatst? In OfferteKlik staat dat bij de offerte in je overzicht. Bekeek iemand hem kort voor het vertrek nog een paar keer? Dan is hij misschien al doorgestuurd. Werd hij nooit geopend, dan weet niemand anders er waarschijnlijk van.
Vraag het daarna gewoon aan degene die je aan de lijn hebt. "Weet u of mijn offerte al is doorgegeven aan iemand anders? Of wie het nu oppakt?" Een receptie of een collega weet vaak meer dan je verwacht.
De nieuwe contactpersoon vinden
Je zoekt degene die de beslissing nu neemt. Dat is niet altijd de opvolger van je oude contactpersoon. Soms ligt het een niveau hoger, bij de leidinggevende aan wie Sandra het wilde voorleggen.
Een paar manieren om die persoon te vinden:
- Vraag bij je telefoontje naar de naam van de opvolger of de leidinggevende.
- Kijk in je eigen gegevens: stond er nog een tweede naam in de mails, in de cc of bij de aanvraag?
- Kijk naar wie er bij je bezoek aanwezig was. Die persoon kent de klus al.
- Stuur geen mail naar een algemeen adres als je ook een naam kunt krijgen.
Heb je een naam? Zet die meteen bij de klant in je klantgegevens, naast of in plaats van de oude contactpersoon. Dan heb je hem bij de volgende offerte ook.
Hoe je de offerte opnieuw introduceert
De nieuwe persoon weet waarschijnlijk niets van jou. Behandel het dus als een eerste contact, niet als een herinnering. Begin met wie je bent en waarom je belt of mailt.
Een voorbeeld: "Goedemiddag, ik ben Peter van Van Dam Onderhoud. Ik heb met Sandra een offerte besproken voor het schilderwerk in de kantine. Ik begreep dat zij vertrokken is. Mag ik u de offerte sturen, zodat u kunt zien wat er besproken is?"
Daarna stuur je de offerte opnieuw, aan de nieuwe naam. Zet er een korte samenvatting bij van wat er is afgesproken. Je nieuwe aanspreekpunt was niet bij de gesprekken en moet het snel kunnen volgen.
Is de offerte inmiddels verlopen of ligt de start nu later? Stuur dan een verse versie, met een nieuwe einddatum en de huidige planning. Verander je prijs niet zomaar, maar check wel of hij nog past bij het moment waarop de klus nu valt.
Contactpersonen bijhouden op de klantkaart
Een bedrijf heeft vaak meer dan een gezicht. De inkoper vertrekt, de bedrijfsleider blijft. Als je dat vooraf weet, ben je de draad niet kwijt.
Op de klantkaart in OfferteKlik is plek voor meer dan een naam. Daar staan ook het adres en het KvK-nummer van het bedrijf. Een installateur die voor een kantoorpand werkt, noteert zo naast de inkoper ook de facilitair manager.
Vertrekt je eerste contact, dan staat de tweede naam er al. Je stuurt je offerte opnieuw, met een korte zin wie je bent en waar het over gaat.
Opvolgen op het juiste moment
Na het versturen begint het opvolgen opnieuw. Ook nu wil je weten of de offerte aankomt. Ook hier helpt het dat je ziet of hij geopend is. Opent de nieuwe contactpersoon hem dezelfde dag, dan bel je een paar dagen later. Blijft hij dicht, bel dan even in plaats van nog een mail te sturen.
Geef de nieuwe persoon wel even tijd. Wie net een functie overneemt, heeft een stapel lopende zaken. Je offerte is er een van. Een vriendelijke vraag als "Is er al iets bekend over de planning?" werkt beter dan druk zetten.
Voorkomen dat het weer gebeurt
Je kunt niet tegenhouden dat mensen vertrekken. Je kunt wel zorgen dat je niet afhankelijk bent van een persoon.
- Vraag bij een zakelijke aanvraag meteen wie er nog meer beslist, en noteer die naam.
- Zet bij een grote offerte zowel je contactpersoon als de beslisser in je klantgegevens.
- Mail belangrijke stukken aan beide, of vraag of je de beslisser in cc mag zetten.
- Houd een vaste termijn aan voor je opvolging, zodat je vertrek snel merkt en niet pas na weken.
Bij een bedrijf is je klant het bedrijf, niet een persoon. Wie dat onthoudt, verliest geen offerte als er iemand weggaat.
