Het jaar loopt bijna af. Je boekhouder vraagt om je cijfers, en jij vraagt je iets anders af: welke klussen leverden me dit jaar eigenlijk het meeste op? Was het de badkamer van mevrouw Bakker, of al die kleine reparaties tussendoor?
Een jaaroverzicht van je offertes geeft daar antwoord op. Niet alleen wat je factureerde, maar ook wat je aanbood, wat getekend werd en wat bleef liggen. Zo zie je waar je volgend jaar je tijd in steekt.
Wat een jaaroverzicht van offertes je laat zien
Je boekhouding vertelt wat er binnenkwam. Je offertes vertellen meer. Ze laten zien welke aanvragen je kreeg, welke je won en welke je verloor.
Kijk naar drie dingen:
- Hoeveel offertes je verstuurde, en hoeveel daarvan getekend werden.
- Welke soort klus het vaakst getekend werd.
- Welke soort klus per offerte het meeste opleverde.
Die drie vragen geven samen een beeld. Misschien won je veel kleine klussen, maar leverden de drie grote verbouwingen samen meer op. Of andersom.
Je getekende offertes eruit halen
In OfferteKlik exporteer je een overzicht van je getekende offertes per maand, per kwartaal of per jaar. Je kiest een PDF of een CSV-bestand, en de btw staat er per periode bij. De PDF is handig voor je boekhouder. De CSV open je in een spreadsheet.
Eerlijk is eerlijk: OfferteKlik sorteert je klussen niet zelf op soort. Dat doe je in de spreadsheet. Dat klinkt als werk, maar het kost je meestal een uur. En dat uur zegt je meer over je bedrijf dan een middag in je boekhoudpakket.
Zo maak je er een overzicht per soort klus van
Open de CSV in Excel of een ander rekenprogramma. Zet achter elke offerte in een extra kolom wat voor klus het was. Gebruik een paar vaste namen, bijvoorbeeld badkamer, keuken, reparatie en onderhoud.
Daarna tel je per soort:
- Het aantal getekende offertes.
- Het totaalbedrag zonder btw.
- Het gemiddelde bedrag per offerte.
Een loodgieter ziet dan bijvoorbeeld dat hij veertig lekkages deed tegen zes badkamers. Maar de zes badkamers brachten samen het dubbele op. Dat is een keuze voor volgend jaar.
Kijk ook naar wat je niet won
Een jaaroverzicht van alleen getekende offertes is maar de helft van het verhaal. Kijk ook naar de offertes die verliepen of afgewezen werden. Achter elke offerte uit je jaarlijst staat waar hij bleef: nog een concept, weg, gelezen, getekend, afgewezen of verlopen.
Bekeken maar niet getekend, dat is interessant. De klant had belangstelling, maar koos iemand anders of stelde het uit. Zie je dat vaak bij een bepaalde soort klus, dan klopt er iets niet. Misschien is je prijs te hoog, of is je offerte daar te vaag.
Verlopen offertes zijn soms ook gewoon vergeten. Een korte mail kan een klus nog redden. Een kort mailtje van jou in december, met de vraag of de badkamer nog speelt, doet dan vaak meer dan je denkt.
Wat je ermee doet voor volgend jaar
Een overzicht is pas nuttig als je er iets mee doet. Een paar voorbeelden:
- Leveren badkamers het meeste op, zet ze dan bovenaan op je website en in je mail aan oude klanten.
- Win je kleine reparaties makkelijk maar verdien je er weinig aan, kijk dan naar je voorrijkosten of een minimumbedrag.
- Verloopt een soort klus vaak, maak de offerte daarvoor dan korter en duidelijker.
Pas je prijzen aan in je catalogus. Dan staat de nieuwe prijs bij de volgende aanvraag meteen goed, zonder dat je eraan hoeft te denken.
Je boekhouder blij, jij ook
Je boekhouder wil weten wat er binnenkwam. Daarvoor heb je je boekhoudprogramma, en dat houd je gewoon. Het overzicht uit OfferteKlik gaat ernaast, als PDF of CSV. Er is geen koppeling tussen de twee; je stuurt het bestand zelf mee.
In december liggen er dan twee overzichten naast elkaar. De ene zegt wat je verdiende. De andere zegt waar je het verdiende, en waar je het volgend jaar misschien beter kunt zoeken.
Kort
Een jaaroverzicht van je offertes laat zien welke klussen je wint en welke het meeste opleveren. Exporteer je getekende offertes, zet ze per soort klus op een rij en kijk ook naar wat je niet won. Een uur werk in december, en je weet waar je volgend jaar je avonden niet meer aan kwijt wilt zijn.
Begin je pas met offertes in OfferteKlik? Dan staat je eerste jaaroverzicht er volgend jaar vanzelf in. Je begint gratis.
