Onder aan de meeste offertes staat dat ze dertig dagen geldig zijn. Het staat er omdat het er altijd stond. Toch doet dat zinnetje meer werk dan je denkt, en een verkeerde termijn kost je geld of een plek in je agenda.
Je beschermt je prijs
Materiaalprijzen bewegen, en soms hard. Als een klant in maart een ja stuurt op een offerte van november, zit je vast aan een bedrag dat toen klopte. Je kunt dan onderhandelen, maar je begint het gesprek op achterstand: hij heeft een papier met een getal erop. Een korte geldigheidsduur is geen onbeleefdheid, het is een normale afspraak die iedereen kent.
Je beschermt je planning
Erger dan een verlopen prijs is een verlopen plek in de agenda. Je hebt een week vrijgehouden, de klant reageert pas na vijf weken en verwacht dat je er dan staat. Zet er daarom niet alleen een datum bij maar ook wat je had gereserveerd: prijs en planning gelden tot die datum, daarna kijken jullie samen naar de eerstvolgende mogelijkheid.
Hoe lang is verstandig
- Klein werk voor een particulier: veertien dagen is ruim genoeg.
- Groter werk waarbij hij meerdere offertes vergelijkt: dertig dagen.
- Werk met materiaal dat snel beweegt: zeven tot veertien dagen, met de reden erbij.
- Werk dat pas over een half jaar begint: noem de prijs geldig tot de startdatum, met een indexclausule als het echt lang duurt.
De datum als aanleiding
Een geldigheidsdatum geeft je een natuurlijk moment om te bellen. Niet “ik wilde even horen of je er al uit bent”, maar “de prijs loopt vrijdag af, zal ik hem verlengen of wil je nog iets aanpassen?”. Dat is een concreet gesprek in plaats van een duwtje, en het geeft de klant een reden om nu te beslissen in plaats van nog even te wachten.
Laat het systeem het onthouden
Wie zijn offertes digitaal verstuurt kan die datum laten meelopen: de klant ziet tot wanneer hij kan tekenen en jij krijgt een seintje voordat de termijn voorbij is. Daarmee wordt opvolgen iets wat vanzelf gebeurt in plaats van iets wat je in een drukke week vergeet. En vergeten is in de praktijk de grootste reden dat een offerte doodbloedt.
