Je hebt de klus goed beschreven. De posten kloppen, het totaal staat er duidelijk onder. En dan eindigt je offerte met "Wij zien uw reactie graag tegemoet." De klant leest het, knikt, en legt zijn telefoon weg. Wat moet hij nu eigenlijk doen?
De laatste regel van je offerte krijgt vaak weinig aandacht. Toch is het de plek waar de klant van lezen naar beslissen gaat. Staat daar niet wat hij moet doen, dan doet hij vaak niets. Of hij stelt het uit.
Wat de klant aan het einde zoekt
Een klant die je offerte helemaal heeft gelezen, wil aan het einde drie dingen weten:
- Hoe zeg ik ja?
- Wat gebeurt er daarna?
- Tot wanneer kan dit?
Staat dat er niet, dan moet hij het zelf uitzoeken. Hij moet een mail terugsturen, of bellen, of de offerte printen en tekenen. Elke extra stap is een moment waarop hij kan afhaken.
Een slot dat zegt wat er gebeurt
Vergelijk deze twee eindes.
"Mocht u akkoord gaan, dan vernemen wij dat graag."
"Ga je akkoord? Teken dan onderaan met de knop. Ik krijg meteen bericht en bel je binnen twee werkdagen om een startdatum te prikken."
Het tweede einde is concreet. De klant weet wat hij doet en wat hij daarna kan verwachten. Er is geen twijfel over de volgende stap.
Houd het kort. Twee of drie zinnen zijn genoeg. Een slot van een halve pagina leest niemand meer.
Online tekenen zonder printer
Veel klanten haken af bij papier. Een offerte printen, tekenen, scannen en terugmailen is voor de meeste mensen te veel gedoe. Zeker op een telefoon.
Met OfferteKlik tekent je klant online. Hij opent de offerte op zijn telefoon of laptop, leest hem door en zet zijn handtekening. Jij krijgt meteen een melding. Er komen geen kosten per handtekening bij, en je hebt er geen los programma voor nodig.
Tijdstip en IP-adres van het tekenen worden vastgelegd. Is de offerte getekend, dan gaat hij op slot. Verandert er na het akkoord alsnog iets, dan stuur je een nieuwe versie die de klant weer apart tekent. Zo weten jullie allebei waar ja tegen is gezegd.
Zegt hij nee, dan weet je dat ook
Niet elke klant tekent. OfferteKlik mailt je zodra je klant de offerte opent, afwijst of tekent. Een nee is ook een antwoord: je hoeft niet te blijven bellen.
Een schilder die maandag hoort dat de klant afwijst, plant die week meteen een andere klus. Wacht hij twee weken op een reactie, dan staat zijn agenda leeg. Vraag bij een nee gerust kort waarom. Was het de prijs, de planning of iets anders? Dat antwoord helpt je bij de volgende offerte.
De datum erbij zetten
Een slot zonder datum is een open einde. De klant denkt dat hij alle tijd heeft. Noem daarom tot wanneer je offerte geldt.
"Deze offerte geldt tot en met 20 november. Daarna kijk ik opnieuw naar prijzen en planning."
Dat is geen trucje om haast te maken. Het is eerlijk: materiaal wordt duurder, en je agenda loopt vol. Zet die datum bij elke offerte bewust. Dan verwachten jij en je klant hetzelfde.
Wat je erna belooft, moet je ook doen
Schrijf je dat je binnen twee werkdagen belt? Doe dat dan ook. Het slot van je offerte is een belofte. De eerste indruk na het tekenen is net zo belangrijk als die ervoor.
Denk dus goed na wat je schrijft. Kun je niet binnen twee dagen bellen, schrijf dan "deze week". Plan je de klus pas in na een aanbetaling, zeg dat dan ook. Gebruik je een betaallink, dan kan die op de offerte staan. Of je die link toevoegt, bepaal je per klant; een leeg veld verandert niets aan de offerte.
Drie voorbeelden van een sterk slot
Een schilder die buitenwerk offreert:
"Akkoord? Teken onderaan. Ik zet je dan in de planning voor maart en stuur je een week vooraf een bericht met de precieze dag."
Een installateur met een cv-ketel:
"Wil je dat ik de ketel vervang? Teken hieronder. Ik bestel de ketel direct en laat je de leverdatum weten zodra ik die heb."
Een hovenier met een tuinontwerp:
"Kun je je vinden in dit plan? Zet je handtekening hieronder. Ik neem daarna contact op om de beplanting nog een keer met je door te lopen."
Zie je het patroon? Een vraag, een handeling, en wat er daarna gebeurt.
Een offerte voorbeeld voor een zakelijke klant
Bij een bedrijf werkt het slot net anders. Daar tekent vaak niet degene die de offerte las. Er is een inkoper, een eigenaar of een directeur die het laatste woord heeft.
Een offerte voorbeeld van een slot voor een kantoor dat nieuwe vloerbedekking wil:
"Akkoord met dit voorstel? De tekenbevoegde zet zijn handtekening onderaan. Daarna stem ik met uw facilitair medewerker de werkdagen af, buiten de kantooruren."
Zie je dat hier u staat in plaats van je? Kies wat bij de klant past en houd dat in de hele offerte vol. En noem gerust wie er tekent, zodat de offerte niet blijft hangen bij iemand die er niet over gaat.
Wat je beter weglaat
Laat formele zinnen weg die niets zeggen. "Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest" voegt niets toe. Ook een lange herhaling van alles wat al in de offerte staat, is niet nodig.
En zet geen tien manieren neer om te reageren. Kies er een. Een klant die moet kiezen tussen bellen, mailen, appen of tekenen, kiest vaak voor later.
Kort samengevat
Het einde van je offerte is geen afscheid, maar een uitnodiging. Zeg wat de klant doet om ja te zeggen, wat er daarna gebeurt en tot wanneer het kan. Maak het tekenen zo makkelijk mogelijk, liefst op de telefoon. En doe wat je in die laatste regels belooft.
Hoe online tekenen voor jou en je klant werkt, zonder printen of scannen? Je ziet het via de knop.
