Je telefoon trilt. De klant heeft je offerte getekend. Dat is het moment waar je voor werkte, en het voelt goed. Maar voor de klant begint er nu juist iets. Hij heeft ja gezegd tegen iemand die hij misschien maar een keer heeft gezien. Hij wil weten wat er nu gebeurt.
Het eerste bericht dat je na zijn handtekening stuurt, bepaalt hoe hij zich de komende weken voelt. Een snel en duidelijk bericht geeft rust. Een week stilte geeft twijfel, en soms een telefoontje of je de offerte wel hebt gezien.
Waarom het eerste bericht zo veel doet
Een klant die tekent, neemt een besluit over geld en over zijn huis of zijn bedrijf. Na dat besluit komt vaak een klein moment van twijfel. Heb ik wel de goede gekozen? Was het niet te duur?
Een bericht van jou kort na het tekenen haalt die twijfel weg. Het laat zien dat je er bent, dat je het hebt gezien en dat je weet wat de volgende stap is. Daarmee begin je de klus al voordat je er bent.
Hoe snel je het stuurt
Liefst dezelfde dag. Tekent een klant in OfferteKlik, dan hoor je dat direct via een melding. Je hoeft dus niet te raden of de handtekening al binnen is.
Zit je op een klus, dan kan een kort berichtje genoeg zijn. Bijvoorbeeld: "Dank je wel voor je akkoord. Ik bel je morgen over de planning." Het uitgebreide bericht volgt dan als je achter je laptop zit. Laat het niet langer dan een werkdag liggen.
Checklist voor je bericht na akkoord: offerte, planning en contact
Een goed eerste bericht is kort en concreet. Het beantwoordt de vragen die de klant heeft, voordat hij ze stelt.
- Bedank de klant voor zijn akkoord, in een zin.
- Noem de klus en het offertenummer, zodat hij weet waarover je schrijft.
- Noem wanneer je begint, of wanneer je de datum laat weten.
- Zeg wat de klant zelf moet regelen, zoals een lege ruimte of een sleutel.
- Zeg op welk nummer en op welke tijden je te bereiken bent.
- Vertel wat de volgende stap is, bijvoorbeeld een kort bezoek om de maten te checken.
Meer hoeft niet. Een lang verhaal over je werkwijze leest niemand op dit moment. De klant wil vooral weten dat het geregeld is.
Over betalen en een aanbetaling
Werk je met een aanbetaling, zet die dan ook in dit bericht. Zeg om welk deel het gaat en wanneer je het verwacht. Had je een betaallink op je offerte gezet, dan heeft de klant die misschien al gebruikt.
OfferteKlik houdt zelf niet bij of er betaald is. Dat zie je bij je eigen betaaldienst of je bank. Kijk daar dus even voor je de klant over betalen mailt. Niemand krijgt graag een vraag om geld dat hij al heeft overgemaakt.
Je project in je eerste bericht
Na het akkoord wil je klant vooral weten wanneer je komt. Een project met een begin, een paar stappen en een einde geeft hem rust.
Een tegelzetter die een badkamer doet, schrijft het kort op. Dag een slopen, dag twee leidingen, dan drie dagen tegelen en voegen. Onderaan zet hij zijn telefoonnummer voor als een dag moet schuiven.
Houd het bij wat je zeker weet. Een datum die nog kan schuiven, noem je als week, niet als dag. Zo hoef je straks niets terug te nemen.
Wat er niet meer verandert
Een getekende offerte is vergrendeld. Prijs en regels liggen vast. Wil de klant achteraf toch iets extra's, of iets minder? Daarvoor maak je een aanvullende offerte, met een eigen handtekening.
Zeg dat er in je eerste bericht gerust bij, in gewone woorden. "Wil je nog iets toevoegen, laat het me weten, dan stuur ik een aanvulling." Zo weet de klant dat het kan, en weet hij ook hoe het gaat. Zo komt er bij de oplevering geen gedoe over.
Waar je het bericht stuurt
Je offertes gaan de deur uit vanaf info@offerteklik.nl, met jouw bedrijfsnaam als afzender. Reageert de klant op zo'n mail, dan landt zijn antwoord bij jou in je eigen inbox. Je eerste bericht na het akkoord stuur je zelf, vanuit je eigen mail of telefoon. Zo heeft de klant meteen je eigen adres en nummer.
Werk je met een vaste opbouw, zet die dan klaar als concept in je mail. Dan pas je per klant alleen de naam, de klus en de datum aan. Zo ben je in een paar minuten klaar, en oogt elk bericht netjes.
Zo kan het eruitzien
Dinsdagavond, half negen: een schilder ziet dat de offerte voor de buitenkozijnen getekend is. De volgende ochtend stuurt hij dit:
"Goedemorgen, dank je wel voor je akkoord op het schilderwerk van de kozijnen. Ik begin in week 46, de precieze dag laat ik je vrijdag weten. Wil je zorgen dat de planten voor de ramen opzij staan? Je bereikt me het best na vijf uur. Tot snel."
Vijf zinnen. De klant weet wanneer, wat hij moet doen en hoe hij de schilder bereikt. Meer is er niet nodig om met vertrouwen aan de klus te beginnen.
