Veel vakmensen denken dat ze een formulier op hun site nodig hebben. Een paar velden, een verzendknop, en de aanvragen komen keurig binnen. Toch mailt de meeste klant gewoon. Of hij appt, of hij belt.
Dat is geen probleem. Een gewone mail van je klant is genoeg om een goede offerte te maken. Dit blog legt uit waarom een offerteaanvraag zonder formulier prima werkt, en wat je doet als er iets ontbreekt.
Waarom klanten liever mailen
Een formulier voelt voor een klant als werk. Hij moet velden invullen die niet bij zijn vraag passen. Soort klus, oppervlakte, budget, gewenste datum. Hij weet het vaak niet en vult maar iets in.
Een mail schrijft hij in zijn eigen woorden. "Hoi, onze schutting is omgewaaid. Kun je kijken wat een nieuwe kost? Foto's zitten erbij." Dat is in een minuut verstuurd.
En die mail vertelt je vaak meer dan een formulier. Je leest wat hem dwarszit, hoe dringend het is en of hij al iets weet over de prijs.
Offerteaanvraag zonder formulier: wat er wel in moet staan
Een mail is genoeg, maar je hebt wel een paar dingen nodig. Meestal staan ze er al in. Zo niet, dan vraag je ze in een kort antwoord.
Kijk of je dit hebt:
- wat de klant wil laten doen, in zijn eigen woorden;
- waar het is, of in ieder geval de plaats;
- een foto of een maat, als dat helpt;
- wanneer hij het ongeveer wil;
- hoe je hem bereikt, meestal zijn mailadres.
Mist er iets, stuur dan een korte vraag terug. Een of twee vragen tegelijk, niet een lijst van tien. "Hoe lang is de schutting ongeveer? Dan maak ik meteen een prijs."
Een voorbeeld met een hovenier
Neem een hovenier. Op een maandag krijgt hij vier mails. Een over een schutting, een over snoeien, een over een nieuwe bestrating en een die eigenlijk een vraag over een eerdere factuur is.
Hij heeft geen formulier en dat maakt niet uit. Hij leest de mails tussen twee klussen door. Bij de schutting staat een foto en een lengte: genoeg voor een offerte. Bij het snoeien vraagt hij hoeveel bomen het zijn. De bestrating plant hij in voor een bezoek. De vraag over de factuur beantwoordt hij gewoon.
Drie van de vier mails worden een offerte. Zonder dat de klant ook maar een vakje hoefde in te vullen.
Van mail naar offerte zonder overtypen
Het nadeel van mails is dat je alles moet overtypen. Naam, adres, wat hij wil. Bij vijf aanvragen per week ben je daar een avond mee bezig.
Dat hoeft niet. Bij OfferteKlik krijgt elk bedrijf een eigen forward-adres. Je stuurt de mail van de klant daarheen door, of je klant mailt er rechtstreeks naartoe. Is de afzender nieuw, dan maakt OfferteKlik meteen een klantkaart. Een bekende klant herkent hij aan zijn mailadres.
Staat er schutting en omgewaaid in de mail, dan zet OfferteKlik jouw posten voor palen, schermen en afvoer al in een concept. Dat gaat op basis van jouw regels, niet met een computer die gokt. Jij past de lengte aan naar wat op de foto staat en verstuurt het als het klopt. De hovenier beslist dus zelf wanneer de schuttingklant zijn prijs krijgt.
Gratis verstuur je tien van zulke offertes per maand uit een doorgestuurde mail; meer kan met Starter of Pro.
En als de klant tóch belt
Niet elke klant mailt. Sommige bellen of sturen een appje. Ook dan heb je geen formulier nodig.
Schrijf na het gesprek zelf een korte mail aan jezelf met wat de klant zei. Of vraag de klant om zijn vraag even te mailen, met een foto. Dan heb je het op papier en kun je het doorsturen naar je OfferteKlik-adres, net als elke andere aanvraag.
Wanneer een formulier wel helpt
Een formulier kan handig zijn als je veel dezelfde vragen krijgt, zoals een vast onderhoudscontract. Dan weet je precies welke gegevens je nodig hebt.
Maar voor de meeste vakmensen geldt: hoe minder drempels, hoe meer aanvragen. Een mailadres op je site en een snelle reactie werken vaak beter dan een formulier met tien velden.
Kort gezegd
Een gewone mail is een prima offerteaanvraag. Lees wat er staat, vraag wat er mist en maak er snel een offerte van. Je klant hoeft niets in te vullen, en jij hoeft niets over te typen.
