Je klant opent je offerte op zijn telefoon, in de pauze of op de bank. Hij leest de eerste regels en besluit dan of hij verder kijkt. Wat daar staat, bepaalt zijn humeur bij de rest. Toch is de eerste alinea van je offerte vaak het stuk waar het minst over is nagedacht.
Een opsomming van gegevens. Een standaardzin die al jaren hetzelfde is. Of helemaal niets, en meteen een regel met een bedrag. Hier lees je wat de klant als eerste wil zien, en hoe je dat kort opschrijft.
Wat de klant als eerste wil weten
Een klant heeft drie vragen als hij een offerte opent. Is dit voor mijn klus? Heeft deze vakman begrepen wat ik wil? En wat kost het ongeveer?
Je eerste alinea beantwoordt de eerste twee. Het bedrag staat verderop, in de regels en het totaal. Maar de klant wil eerst merken dat je hebt geluisterd.
Daarom begin je met zijn klus, in zijn woorden. Niet "Hierbij ontvangt u onze offerte", maar wat er gaat gebeuren. Bijvoorbeeld: "Voor jullie badkamer op de eerste verdieping: de oude tegels eruit, nieuwe wand- en vloertegels, en een inloopdouche op de plek van het bad."
Drie dingen in hoogstens vier zinnen
Een goede opening is kort. Denk aan drie onderdelen:
- Wat je gaat doen, in gewone taal.
- Wat je hebt meegenomen uit het gesprek of de mail. Een wens, een zorg, een datum.
- Wat de klant hieronder vindt.
Meer hoeft niet. Je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en voorwaarden staan al ergens anders op de offerte. Die hoeven niet in de opening.
Een voorbeeld: "Je vroeg om de schutting achterin te vervangen, voor de zomer klaar. Ik ga uit van hardhouten palen en grenen planken, zoals je liet zien. Hieronder staan het materiaal, de arbeid en de afvoer van de oude schutting apart."
Wat je beter weglaat
Sommige zinnen staan in bijna elke offerte en zeggen niets. "Wij danken u voor uw aanvraag." "Wij vertrouwen erop u hiermee een passende aanbieding te doen." De klant leest eroverheen. Erger: hij merkt dat het een standaardtekst is.
Laat ook beloftes weg die je niet kunt waarmaken. "De beste kwaliteit voor de laagste prijs" overtuigt niemand. Een concrete zin over het materiaal of de planning doet meer.
En vermijd vaktaal in die eerste regels. "Egaliseren en primeren van de ondergrond" mag in een regel staan. In de opening schrijf je liever: "de vloer eerst vlak maken zodat de tegels goed liggen."
Een vaste volgorde, geen vaste tekst
Een eigen opening per klant hoeft niet elke keer bij nul te beginnen. Werk met een vaste volgorde in je hoofd. Eerst de klus, dan wat je onthield, dan wat er hieronder staat.
De woorden verschillen per offerte, de opbouw blijft gelijk. Zo schrijf je die drie of vier zinnen snel, zonder dat ze gaan lijken op een standaardtekst.
Een tip uit de praktijk: schrijf de opening als laatste. Als de regels klaar zijn, weet je precies wat erin staat. Dan vat je het makkelijker samen voor de klant. En je voorkomt dat je in de opening iets belooft wat verderop ontbreekt.
Je opening per klant aanpassen
Het voelt als werk om voor elke offerte een eigen opening te schrijven. Maar het gaat om drie of vier zinnen. Je hebt de informatie al: die staat in de aanvraag of in je aantekeningen van het bezoek.
Begint de aanvraag in je mailbox, dan heb je de woorden van de klant direct voor je. Gebruik ze. Schreef hij "de lekkende dakgoot aan de voorkant", noem dan precies die dakgoot. Hij herkent zijn eigen vraag, en dat werkt beter dan elke standaardzin.
In OfferteKlik zet je de regels van de klus in de volgorde die jij logisch vindt. Bij elke regel kun je een korte notitie zetten. Zo kan de uitleg die bij een post hoort ook bij die post staan, en blijft je opening kort.
Een voorbeeld: voor en na
Een hovenier stuurde jarenlang dezelfde opening mee. "Naar aanleiding van uw aanvraag doen wij u hierbij onze vrijblijvende offerte toekomen voor de door u gevraagde werkzaamheden."
Nu schrijft hij per klant iets als: "Voor jullie voortuin: het gras eruit, een pad van grijze klinkers naar de voordeur, en lage borders langs de zijkant. Je wilde weinig onderhoud, dus ik heb vaste planten gekozen. Hieronder staan het straatwerk, de beplanting en het afvoeren van de grond los van elkaar."
Hij merkt dat klanten minder vragen stellen na het versturen. En dat ze vaker in een keer tekenen.
De rest van je offerte moet erbij passen
Een sterke opening helpt alleen als de rest ook klopt. Staan er in je eerste alinea drie onderdelen, dan wil de klant die drie ook terugzien in de regels. Noem je de afvoer, zet die dan als losse post neer.
Ook de uitstraling telt mee. Huisstijl en voorwaarden regel je in OfferteKlik maar een keer. Elke offerte krijgt daarna dezelfde verzorgde vorm, op een laptop en op een telefoon. Jij hoeft je alleen nog druk te maken om de inhoud.
Je eerste alinea in je huisstijl offerte
Een opening schrijf je niet elke keer opnieuw. Bij een huisstijl offerte hoort een opening die bij elk template vastligt, net als je kleur en je slotzin.
Maak die inleiding kort en algemeen: wie je bent en wat de klant in de offerte vindt. De zin over zijn eigen klus zet je er per klant boven of onder.
Zo ziet de eerste alinea er altijd verzorgd uit, ook op de telefoon, en kost het je per offerte maar een paar woorden.
Kort samengevat
De eerste alinea is geen formaliteit. Het is het moment waarop de klant beslist of hij je serieus neemt. Schrijf over zijn klus, in zijn woorden, en houd het kort. Laat de standaardzinnen weg en verwijs naar wat er verderop staat.
Doe je dat bij je volgende offerte, dan zie je het verschil vaak al in de reacties. Minder mailtjes met vragen, en een klant die weet waar hij ja tegen zegt.
Wat telt er verder mee in die eerste indruk? Druk op de knop en zie waar klanten op letten, van opmaak tot toon.
