Een klant mailt over een vochtplek onder het raam. Of het kozijn rot is, of de muur lekt, weet niemand. Jij ook niet, tot je het stucwerk eraf haalt. Een vaste prijs voor het herstel kun je dan nog niet geven. Wat je wel kunt geven, is een prijs voor het kijken zelf. Dat heet een verkennend onderzoek offreren: eerst openmaken, dan pas de echte prijs.
Veel vakmensen doen dit op gevoel. Ze rekenen het openmaken stilletjes mee in de latere klus, of ze doen het gratis. Dat gaat goed zolang de klant daarna ja zegt. Zegt hij nee, dan sta je met een open muur en een middag werk zonder rekening.
Waarom een aparte offerte voor het openmaken
Een verkennend onderzoek is een klus op zich. Je komt langs, je haalt iets weg, je kijkt, je maakt foto's en je sluit het weer af. Dat kost uren en soms materiaal. Door het los te offreren, weet de klant vooraf wat dat eerste bezoek kost. En jij weet dat je betaald wordt, ook als de rest niet doorgaat.
Het maakt ook het gesprek eerlijker. Je zegt niet "het wordt ongeveer zoveel", terwijl je het niet weet. Je zegt: "Eerst moet ik zien wat erachter zit. Dat kost zoveel. Daarna krijg je een offerte voor het herstel." Een klant snapt dat beter dan een vage schatting die later verdubbelt.
Denk aan situaties zoals deze:
- een lekkage waarvan de bron niet zichtbaar is;
- houtrot in een kozijn of een balk die je alleen aan de buitenkant ziet;
- een oude badkamer waar je niet weet hoe de leidingen lopen;
- een vloer die verzakt, met onbekende grond eronder;
- elektra achter een wand waar niemand een tekening van heeft.
Wat er in de offerte voor het onderzoek staat
Houd deze eerste offerte klein en precies. De klant moet in een minuut snappen waar hij ja op zegt. Zet er in elk geval in:
- Wat je openmaakt. Welke wand, welk stuk vloer, hoeveel vierkante meter ongeveer.
- Hoe lang je bezig bent. Een dagdeel, een uur of twee, of een vast blok.
- Wat het kost. Een vast bedrag voor het bezoek, of een uurtarief met een maximum.
- Hoe je het achterlaat. Dichtgezet met een plaat, tijdelijk afgeplakt, of open voor de volgende stap.
- Wat de klant krijgt. Een kort verslag met foto's en je bevinding in gewone woorden.
Dat vierde punt vergeten veel vakmensen. De klant wil weten of hij na jouw bezoek met een gat in de muur zit. Schrijf het op, dan komt die vraag niet pas achteraf.
Een vijfde punt is een keuze die je zelf maakt: verreken je het onderzoek met de latere klus? Sommige vakmensen trekken het bedrag ervan af als de klant de hele klus gunt. Anderen houden het los. Beide kan, zolang het er vooraf staat.
Na het openmaken: de tweede offerte
Na het openmaken is het raadsel opgelost. Nu maak je de echte offerte voor het herstel. Zet bovenaan in twee zinnen je bevinding: "Het kozijn is aan de onderkant over dertig centimeter rot. De muur zelf is droog." Zo ziet de klant dat je prijs volgt uit wat je vond, niet uit een gok.
Zet de posten daarna gewoon onder elkaar: het weghalen van het rotte hout, het nieuwe stuk, het schilderwerk, het dichtmaken van het onderzoeksgat. Vond je iets wat je niet verwachtte, zeg dat dan apart. Bijvoorbeeld: "Achter de plaat liep een oude waterleiding die we meteen kunnen vervangen. Dat is een optie, geen must."
Blijft er onzekerheid over, schrijf dan op waar die zit. Een verkennend onderzoek haalt niet alles weg. Soms zie je pas bij het slopen wat er verder speelt. Een zin als "Als blijkt dat de balk ook is aangetast, bespreken we dat eerst met je" voorkomt discussie.
Raming, prijsopgave of offerte
Bij een onderzoek kom je al snel uit bij de vraag welk woord je gebruikt. Voor het bezoek zelf geef je een vaste prijs: dat is een gewone offerte. Voor het herstel daarna geef je ook een offerte, maar nu op basis van wat je zag. Wil de klant al voor het openmaken een indicatie van het herstel? Noem dat dan nadrukkelijk een raming, met een bandbreedte en de zin dat de echte prijs pas na het onderzoek komt.
Wat een raming precies is en hoe die verschilt van een prijsopgave, verschilt per situatie. Twijfel je over wat je juridisch belooft, vraag het dan na bij iemand die dat vak kent. Wij geven daar geen oordeel over.
Zo regel je de twee stappen in OfferteKlik
De aanvraag over die vochtplek kwam per mail. Die mail gaat met een doorstuurklik naar het programma. Het programma zoekt dan in je catalogus naar posten die passen bij de woorden uit de mail. Heb je een vaste post "verkennend onderzoek, openmaken en afdichten", dan staat die er meteen in. Jij kijkt de regels na en past aan wat nodig is.
Bij elke regel schrijf je een korte toelichting. Daar zet je wat je openmaakt en hoe je het achterlaat. De klant tekent online, zonder te printen. Is er getekend, dan hoor je het meteen.
Voor de tweede offerte hoef je de klant niet opnieuw in te voeren. Hij wordt herkend aan zijn e-mailadres. Je maakt een nieuwe offerte, zet je bevinding in de eerste regel en stuurt hem op. Of hij de nieuwe prijs al bekeek, lees je af in je lijst. Zo weet je wanneer bellen zin heeft.
De twee offertes staan los van elkaar. De eerste is getekend en ligt vast. De tweede heeft zijn eigen status en zijn eigen handtekening. Gaat de klant niet verder na het onderzoek, dan heb je toch een getekende afspraak over dat eerste bezoek.
Het onderzoek zelf berekenen
Hoe kom je op een bedrag voor iets wat je nog niet kent? Je rekent niet met de uitkomst, maar met de handelingen. Openmaken, kijken, fotograferen, afdichten. Die stappen ken je wel.
Tel per stap de tijd die je er meestal mee kwijt bent. Zet daar je rijtijd bij en het materiaal om het gat netjes te sluiten. Een plaat, wat tape, een zak voorstrijk. Dat is je basis.
Twijfel je hoe lang het duurt? Kies dan een uurprijs met een plafond. "Ik reken per uur, met een maximum van drie uur." Zo weet de klant wat het hoogste bedrag is. Kom je eerder klaar, dan betaalt hij minder.
Voorbeeld offerte aannemer: in twee stappen
Een aannemer krijgt de vraag om een vochtige kelder op te lossen. Wat er achter de wand zit, weet niemand. Zijn voorbeeld offerte bestaat daarom uit twee delen.
De eerste offerte gaat alleen over het openmaken: de wand op twee plekken openen, kijken en een kort verslag. Daar tekent de klant voor.
Na het openmaken volgt de tweede offerte, voor het echte werk. Met dupliceren neem je de gegevens van de klant mee en vul je alleen de nieuwe regels in. Zo ligt er voor het openmaken en voor het herstel elk een eigen handtekening van de kelderklant.
Kort samengevat
Kun je niet zien wat je gaat doen, verkoop dan eerst het kijken. Een aparte, kleine offerte voor het openmaken beschermt jouw tijd en geeft de klant duidelijkheid. Daarna volgt een offerte voor het herstel, gebaseerd op wat je echt zag. Twee stappen, twee handtekeningen, en geen gok in je prijs.
