Een particulier beslist meestal aan de keukentafel. Een bedrijf beslist in een overleg waar jij niet bij zit. Dat is het grootste verschil, en het verandert hoe je een offerte voor een zakelijke klant opbouwt. Jouw contactpersoon is zelden degene die tekent. Hij moet jouw offerte doorsturen, uitleggen en verdedigen. Jij schrijft dus eigenlijk voor iemand die je nooit spreekt.
Hieronder de punten waarop een offerte zakelijke klant anders vraagt dan een offerte voor iemand thuis.
Wie leest er mee
Bij een particulier lees je af aan het gezicht of de prijs valt. Bij een bedrijf gaat je offerte langs een paar bureaus. De contactpersoon kijkt of het werk klopt. Iemand van financiën kijkt naar het bedrag en de betaaltermijn. Soms kijkt een directeur alleen naar de eerste alinea en het totaal.
Schrijf daarom een korte samenvatting bovenaan. Twee of drie zinnen: wat je doet, wanneer, en wat het kost. Wie verder niets leest, weet dan genoeg om ja te zeggen of door te vragen. De details volgen eronder voor wie ze nodig heeft.
Vermijd zinnen die alleen jouw contactpersoon begrijpt. "Zoals besproken" zegt niets tegen iemand die niet bij het gesprek was. Schrijf het gewoon uit: wat er besproken is en wat je daarmee doet.
Gegevens die een bedrijf van je verwacht
Een bedrijf boekt jouw offerte in. Daarvoor moeten de gegevens kloppen, aan beide kanten. Zet je eigen bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer erop. Zet ook de juiste naam van de klant erop, zoals die bij de Kamer van Koophandel staat. Een winkel heet op de gevel soms anders dan in het register.
Vraag vooraf of de klant een eigen referentie of inkoopnummer wil zien. Veel bedrijven werken met zo'n nummer, en een offerte zonder dat nummer kan blijven liggen bij de administratie. Het is een kleine vraag die je een week wachten kan schelen.
Prijzen zet je bij een zakelijke klant exclusief btw, met de btw apart eronder. Zo rekent een bedrijf ook zelf. Twijfel je over de juiste btw bij jouw soort werk, vraag het dan na bij je boekhouder. Dat hoort niet in een blog, en zeker niet als gok in je offerte.
Handig als je klantgegevens op een plek bewaart. In een offerteprogramma bewaar je per klant de KvK- en btw-gegevens, dus die zoek je een keer op en daarna niet meer.
Klantgegevens en de KvK-koppeling
Bij een zakelijke klant typ je liever geen bedrijfsnaam of nummer over. Een tikfout in de naam kan betekenen dat de administratie je offerte terugstuurt. Daarom leg je die gegevens een keer goed vast.
OfferteKlik heeft een KvK-koppeling, en die zit ook in het gratis plan. Per klant bewaar je contactpersonen, adressen en de KvK- en btw-nummers. Een koppeling met je boekhoudpakket is er niet: een getekende offerte zet je daar als PDF of CSV in.
Heb je zelf meer dan een bedrijf, dan beheer je ze onder een login. Elke offerte gaat dan uit onder de juiste naam en het juiste KvK-nummer.
Prijs en voorwaarden bij een bedrijf
Een bedrijf vergelijkt. Vaak met een lijstje, soms met een vast formulier. Maak het vergelijken makkelijk. Zet je prijs in duidelijke regels, met per regel een korte omschrijving. Een totaal zonder opbouw voelt voor een inkoper als een gok.
Leg ook vast wat een bedrijf wil weten voordat het tekent:
- de datum tot wanneer jouw prijs staat;
- je startdatum en de verwachte duur van het werk;
- de betaaltermijn, plus een eventuele aanbetaling;
- de afspraak voor werk dat er onderweg bij komt.
Dat laatste is bij bedrijven belangrijk. Een particulier belt je op als hij iets extra wil. Bij een bedrijf moet meerwerk vaak opnieuw langs dezelfde mensen voor goedkeuring. Schrijf dus vooraf op hoe dat gaat: eerst een korte aanvulling op de offerte, dan pas aan de slag.
Over betaaltermijnen: bedrijven hebben vaak een eigen termijn die ze graag hanteren. Noem jouw termijn duidelijk. Wijkt de klant ervan af, dan spreek je dat af voordat je begint, niet als de rekening er ligt.
De toon in een zakelijke offerte
Zakelijk betekent niet stijf. Je hoeft geen lange zinnen of moeilijke woorden te gebruiken om serieus over te komen. Korte zinnen lezen sneller, ook voor een directeur. Laat termen als "per heden" en "middels" gewoon weg.
Wel helpt het om iets meer uit te leggen over de aanpak. Een bedrijf wil weten of jouw werk de zaak stillegt. Kun je werken als de winkel open is? Heb je toegang nodig tot een ruimte waar personeel zit? Schrijf het op. Het laat zien dat je aan hun dag hebt gedacht, niet alleen aan de klus.
En vergeet de contactgegevens niet. Een bedrijf wil weten wie het moet bellen als er vragen zijn. Zet je naam, je nummer en je mailadres erbij, ook als de klant ze al heeft.
Tekenen en terugvinden
Bij een bedrijf zit tussen ja zeggen en tekenen soms een paar dagen. De contactpersoon is enthousiast, maar de handtekening moet van iemand anders komen. Een offerte die digitaal te tekenen is, maakt die stap kleiner. De tekenaar opent een link en zet zijn handtekening, zonder printen of scannen.
Daarna wil een bedrijf de getekende versie terugvinden. Bewaar hem zelf ook goed, met de datum erbij. Als er later een vraag komt over wat er is afgesproken, heb je hem zo bij de hand.
Krijg je zakelijke aanvragen vooral per mail binnen? Dan scheelt het als je ze niet hoeft over te typen. Je stuurt een aanvraag uit je mailbox door en verstuurt in 1 klik een offerte in je eigen huisstijl. Jij controleert, de klant krijgt een nette offerte die hij meteen kan doorsturen naar wie er moet tekenen.
Wat de boekhouding van je zakelijke klant nodig heeft
Bij een bedrijf gaat je offerte na het tekenen vaak door naar de boekhouding. Daar willen ze je offerte straks naast je factuur kunnen leggen.
Zet daarom een paar dingen vast op de offerte.
- De juiste naam van het bedrijf en het adres voor de factuur.
- Het KvK- en btw-nummer van de klant, die je een keer op zijn klantkaart zet.
- Een inkoopnummer, als de klant dat gebruikt.
- Het offertenummer, zodat je het op je factuur kunt herhalen.
Je eigen boekhouding houd je gewoon. Vanuit OfferteKlik exporteer je een offerte als PDF of CSV. Getekende offertes zet je per maand, kwartaal of jaar in een CSV voor je eigen administratie.
Kort gezegd
Een offerte voor een bedrijf schrijf je voor meerdere lezers. Begin met een samenvatting, zet de gegevens van beide kanten er volledig op, maak je prijs vergelijkbaar en leg vast hoe meerwerk en betaling gaan. Houd de toon gewoon en kort. Dan kan je contactpersoon jouw offerte zonder uitleg doorsturen.
Twijfel je welke bedrijfsgegevens er precies op horen? Achter de knop staat wat er met je KvK-nummer op een offerte moet gebeuren.
