Je hebt een vast adres waar je aanvragen binnenkomen. Klanten mailen erheen, of jij stuurt hun mail door. Meestal is dat precies wat je wilt: iemand vraagt een prijs voor een klus. Maar soms komt er iets anders binnen. Een factuur van een leverancier. Een nieuwsbrief. Een klant die alleen wil weten hoe laat je morgen komt. Of een bedankje na een klus.
Zo'n mail in je inbox die geen aanvraag is, is niet erg. Je moet alleen weten wat je ermee doet, zodat je offertes overzichtelijk blijven.
Waarom er mails tussen zitten die er niet horen
Een vast adres voor aanvragen wordt snel bekend. Het staat op je site, onder je mails en misschien wel op de zijkant van je bus. Klanten onthouden het en gebruiken het voor alles. Voor hen is het gewoon het adres van jouw bedrijf.
Ook jij stuurt soms iets door wat eigenlijk geen aanvraag is. Je bent onderweg, je ziet een mail van een klant en je drukt snel op doorsturen. Pas later zie je dat het een vraag over de planning was.
Dat gebeurt bij iedereen. Het gaat erom dat het niet tot rommel leidt.
Welke mails geen aanvraag zijn
Het helpt om de soorten te herkennen. Dan weet je bij het lezen van de afzender al waar de mail heen moet. De meest voorkomende:
- Een vraag over een klus die al loopt, zoals een tijd of een sleutel.
- Iemand die terugschrijft over een prijs die je hem eerder stuurde.
- Een factuur, pakbon of orderbevestiging van een leverancier.
- Een nieuwsbrief of reclame.
- Een bedankje of een review na een afgeronde klus.
Geen van deze mails vraagt om een nieuwe offerte. Ze vragen wel om een antwoord of om een plek in je administratie.
Mail in je inbox die geen aanvraag is: zo handel je hem af
Kijk eerst wie de afzender is. Is het een klant met een lopende klus, dan beantwoord je hem gewoon vanuit je eigen mail. Een vraag over de planning hoort niet in je offertes, maar in je agenda.
Reageert iemand op een offerte die al bij hem ligt, dan hoort die mail bij die offerte. Lees wat de klant vraagt. Vraagt hij een wijziging, dan pas je die offerte aan. Wil hij alleen iets weten, dan geef je antwoord.
Facturen en pakbonnen van leveranciers gaan naar je boekhouding. Die hebben met je offertes niets te maken. Zet ze in de map of het programma waar je je inkoop bijhoudt.
Nieuwsbrieven en reclame gooi je weg, of je meldt je af. Komt het steeds terug, vraag de afzender dan je andere adres te gebruiken.
Wat je in OfferteKlik ziet
Met OfferteKlik heeft elk bedrijf een eigen doorstuuradres. Wat daar binnenkomt, wordt een concept met regels uit je catalogus. Jij kijkt elk concept na voor er iets naar buiten gaat. Een concept dat bij een factuur of een nieuwsbrief hoort, verstuur je dus gewoon niet. Er gaat nooit iets naar een klant zonder dat jij op verzenden drukt.
Een afzender die je nog niet kende, krijgt direct een klantkaart. Mailt een bekende klant, dan wordt hij herkend op zijn e-mailadres. En stuur je per ongeluk twee keer dezelfde aanvraag door, dan wordt die herkend en niet dubbel verwerkt. Geen formulieren, geen overtypen, en jij houdt de controle over wat je verstuurt.
Alleen een echte aanvraag doorsturen
Jij bepaalt wat er naar je OfferteKlik-adres gaat. Alleen wat je daar neerzet, wordt een concept.
Een aanvraag doorsturen doe je pas als er een klus in staat. Een factuur van je leverancier of een nieuwsbrief laat je gewoon in je inbox staan.
Ging dezelfde mail per ongeluk twee keer door? Dan maakt OfferteKlik er toch maar een concept van. Een hovenier die op zondag twintig mails wegwerkt, hoeft daar dus niet bang voor te zijn.
Hoe je voorkomt dat het vaker gebeurt
Helemaal voorkomen lukt niet, maar je kunt het wel beperken. Een paar eenvoudige stappen:
- Gebruik je aanvraagadres alleen op plekken waar mensen een prijs vragen, zoals je website.
- Geef leveranciers een ander adres voor facturen en orders.
- Zet in je mailhandtekening je gewone adres voor vragen over lopende klussen.
- Kijk even voor je doorstuurt of het echt om een nieuwe klus gaat.
Zo blijft het adres voor aanvragen grotendeels schoon, en weet je dat wat binnenkomt bijna altijd een klant met een vraag is.
Een voorbeeld
Een installateur krijgt op maandagochtend zes mails op zijn aanvraagadres. Vier zijn echte aanvragen voor een nieuwe cv-ketel of een extra groep. Een is een pakbon van zijn groothandel. De laatste is een klant die vraagt of hij woensdag om acht uur of om negen uur komt.
Hij werkt de vier aanvragen af en verstuurt vier offertes. De pakbon zet hij in de map voor zijn boekhouder. De klant krijgt een kort antwoord: woensdag om acht uur. Binnen een kwartier is zijn inbox leeg en heeft hij niets dubbel gedaan.
Kort samengevat
Niet elke mail op je aanvraagadres is een aanvraag. Herken de soorten: vragen over lopende klussen, reacties op verstuurde offertes, facturen, reclame en bedankjes. Beantwoord ze waar ze horen, en maak alleen een offerte als iemand echt een prijs vraagt. Houd je aanvraagadres zo schoon mogelijk door het alleen te gebruiken waar klanten een prijs vragen. Dan blijft je overzicht van offertes kloppen.
