Een klant belt of mailt met een eenvoudige vraag: wat gaat dit ongeveer kosten? Je hebt de klus nog niet gezien, je weet niet wat er achter de muur zit en de klant weet zelf ook nog niet precies wat hij wil. Toch wil hij een bedrag horen voordat hij verder praat. Noem je niets, dan haakt hij misschien af. Noem je een bedrag, dan hoor je het later terug als een belofte. Hoe geef je een kostenindicatie zonder je meteen vast te leggen? Daar gaat dit stuk over, met de woorden en de stappen die je daarbij helpen.
Waarom een klant al vroeg om een bedrag vraagt
Een klant die naar een prijs vraagt, wil in de eerste plaats weten of het gesprek zin heeft. Heeft hij een budget in zijn hoofd, dan wil hij horen of jouw werk daar in de buurt komt. Dat is een redelijke vraag. Hij wil geen uur met je praten om dan te ontdekken dat jullie ver uit elkaar liggen.
Voor jou is dat lastig, omdat een goede prijs pas ontstaat als je weet wat er gedaan moet worden. Een schatting op afstand is een gok met een paar aannames erin. Het probleem is niet de schatting zelf. Het probleem ontstaat als de klant de schatting onthoudt en de aannames vergeet.
Zie de vraag daarom als een filter en niet als een opdracht. Je helpt de klant bepalen of hij verder wil, en je helpt jezelf bepalen of de klus bij je past. Een indicatie die dat doel dient, hoeft niet precies te zijn. Ze moet wel eerlijk zijn over hoe onzeker ze is.
Een bandbreedte in plaats van een bedrag
De eenvoudigste manier om je niet vast te leggen, is geen enkel bedrag noemen maar een bandbreedte. Een ondergrens en een bovengrens laten zien dat er nog iets te bepalen valt. Een los bedrag klinkt als een prijs, ook als je er ongeveer voor zegt.
Kies de grenzen zo dat ze allebei echt kunnen. De ondergrens is de klus zoals de klant hem beschrijft, zonder verrassingen. De bovengrens is de klus met de tegenvallers die je bij dit soort werk kent. Zet de ondergrens niet kunstmatig laag om de klant binnen te halen. Wie op de ondergrens rekent en de bovengrens krijgt, voelt zich achteraf alsnog bedrogen.
Zeg er meteen bij waar het verschil tussen de twee grenzen vandaan komt. Bijvoorbeeld: de ondergrens geldt als de ondergrond goed is, de bovengrens als er eerst hersteld moet worden. Dan weet de klant welke vraag de prijs gaat bepalen, en kan hij er zelf al iets over vertellen.
De bandbreedte berekenen met je eigen regels
Hoe kom je aan die twee grenzen zonder te gokken? Gebruik de regels die je toch al hebt. Je uurtarief, je vaste posten en je gewone materiaal per meter of per stuk.
Reken de klus twee keer door. De eerste keer zoals de klant hem beschrijft. De tweede keer met de tegenvaller die je bij dit werk het vaakst ziet, zoals een slechte ondergrond of een extra laag.
Het verschil berekenen kost je een kwartier. Het levert een bandbreedte op die je kunt uitleggen. Bewaar beide sommen bij de aanvraag. Komt de klant terug voor een offerte, dan begin je niet bij nul.
Noem de aannames hardop
Achter elke indicatie zitten aannames. Je gaat ervan uit dat het materiaal gewoon leverbaar is, dat de ruimte bereikbaar is, dat de klant zelf leeghaalt of dat er niets onder de vloer zit. Zolang die aannames alleen in jouw hoofd staan, rekent de klant met een bedrag dat op iets rust wat hij niet kent.
Schrijf ze daarom op, ook als het om een korte mail gaat. Drie of vier regels zijn genoeg:
- wat je hebt meegerekend en wat niet
- welke aanname de prijs het sterkst kan veranderen
- wat je nodig hebt om er een vaste prijs van te maken
- hoe lang de indicatie geldt
Die laatste regel wordt snel vergeten. Een indicatie die je in het voorjaar gaf, is in het najaar niet meer waar als materiaal intussen duurder is geworden. Zet er een termijn bij en je hoeft later geen uitleg te geven waarom het bedrag niet meer klopt.
De woorden die het verschil maken
Het woord dat je kiest, zegt de klant wat hij mag verwachten. Een offerte is een aanbod dat de klant kan aannemen. Een prijsopgave en een begroting liggen daar dicht bij. Een indicatie, een schatting of een richtprijs is iets anders: een eerste beeld, zonder dat je je eraan bindt.
Gebruik dat woord dan ook consequent. Noem het in je mail een indicatie, zet in de onderwerpregel geen offerte en schrijf er in gewone taal bij dat het nog geen aanbod is. Een zin als deze werkt: "Dit is een eerste indicatie op basis van wat je me hebt verteld. Na een bezoek maak ik er een offerte van met een vaste prijs."
Let ook op wat je weglaat. Een indicatie in hetzelfde opgemaakte document als je offertes, met logo, regels en een totaal onderaan, ziet eruit als een offerte. Een klant die dat doorstuurt naar zijn partner of zijn administratie, stuurt in hun ogen een offerte door. Houd een indicatie daarom kort en duidelijk anders van vorm.
Van indicatie naar offerte
Een indicatie is geen eindpunt. Het is een tussenstap naar een gesprek, een bezoek of een paar foto's waarmee je de onzekerheid kleiner maakt. Spreek dat ook af. Vraag of de klant verder wil op basis van de bandbreedte, en wat je nodig hebt om er een vaste prijs van te maken.
Gaat de klant akkoord, dan maak je een echte offerte. Daarin staan de regels die je bij de indicatie nog open liet, nu ingevuld. Vergelijk de offerte met de indicatie voordat je hem verstuurt. Valt het bedrag binnen de bandbreedte, dan herkent de klant het. Valt het erbuiten, leg dan in een zin uit welke aanname anders bleek. Een klant die dat vooraf leest, schrikt minder dan een klant die het zelf moet ontdekken.
Van indicatie naar een echte prijsopgave
Een indicatie is een begin, geen afspraak. Zodra je hebt gekeken en gemeten, maak je er een prijsopgave van.
Gebruik dezelfde regels als in je indicatie, maar nu met de echte maten. Dan ziet de klant waar de prijs is veranderd en waarom. Zet bovenaan dat dit de prijsopgave is die de indicatie vervangt.
Is er nog iets onzeker, zet het dan als stelpost. De rest van je prijsopgave staat vast, en dat zeg je er gewoon bij.
Hoe je dit vastlegt zonder extra werk
De afspraken uit de indicatie wil je terugzien in de offerte. Werk je met vaste regels voor je diensten en materiaal, dan zet je de offerte op zodra je de onzekerheden kent. Wie OfferteKlik gebruikt, legt diensten en tarieven vooraf vast in de productcatalogus en kiest eenmalig zijn logo, kleuren en voorwaarden. De offerte die op de indicatie volgt, ziet er dan verzorgd uit en de klant tekent hem op zijn telefoon.
Een offerte is daar standaard dertig dagen geldig, en je kunt die termijn zelf korter of langer zetten. Zo blijft er ook in de offerte een duidelijke grens aan je bedrag, net zoals je die bij je indicatie al had.
Wil je precies weten waar een richtprijs ophoudt en een offerte begint? De knop hieronder leidt naar de uitleg over dat verschil, met de woorden die je klant er zelf bij leest.
