Een schilder die bij een klant heeft ingemeten, wil daarna snel weten of het doorgaat. Vroeger betekende dat een offerte printen, langsbrengen of opsturen, en wachten tot er een getekend exemplaar terugkwam. Of de klant zei aan de telefoon "doe maar", en dan was er niets op papier. Digitaal laten tekenen haalt die stap weg: de klant krijgt de offerte, leest hem en zet er een handtekening onder zonder dat er iets geprint hoeft te worden. Maar hoe gaat dat nu echt, van het versturen tot het moment dat je de kwast oppakt? Dit stuk loopt het stap voor stap door.
Digitaal ondertekenen als schilder, hoe werkt dat in de praktijk?
Het begint bij de offerte zelf. Je zet erin wat je gaat schilderen, welke voorbereiding nodig is, welk systeem je gebruikt en wat de prijs is. Dat is hetzelfde werk als bij een papieren offerte. Het verschil komt pas bij het versturen.
In plaats van een bijlage stuur je de klant een offerte die hij online opent. Hij leest hem op zijn telefoon of op de computer. Als hij akkoord is, tekent hij op het scherm. Jij ziet daarna in je overzicht dat de offerte getekend is en je krijgt er een mail over. Opent de klant de offerte of wijst hij hem af, dan hoor je dat ook.
Zo weet je op elk moment waar een offerte staat. Een offerte die nog niet geopend is, vraagt om een ander telefoontje dan een offerte die wel bekeken is maar nog niet getekend.
Wat de klant ziet en wat hij moet doen
Voor de klant blijft het eenvoudig. Hij opent de offerte, leest de werkzaamheden en de prijs, en tekent als hij het ermee eens is.
Het helpt als je de offerte zo schrijft dat de klant hem zonder uitleg kan lezen. Zet de ruimtes en onderdelen op een rij, bijvoorbeeld de kozijnen aan de voorgevel, de plafonds in de woonkamer en de deuren op de overloop. Beschrijf per onderdeel kort wat je doet: schuren, plamuren, gronden, aflakken. Noem ook wat er niet in de prijs zit, zoals houtrot herstellen of glas vervangen. Een klant die zijn eigen huis herkent in de offerte, tekent met meer vertrouwen.
Een praktisch punt: sommige klanten willen eerst overleggen met een partner of iemand anders in huis. Bij een digitale offerte kunnen ze hem makkelijk doorsturen of samen op een scherm bekijken. Dat scheelt een rondje papier heen en weer.
Hoe sterk is een digitale handtekening?
Dit is een vraag die bij een overstap op tafel komt. Eerlijk gezegd: OfferteKlik werkt met wat de Europese eIDAS-regels een gewone elektronische handtekening noemen. Er wordt bij het tekenen vastgelegd wanneer er getekend is, vanaf welk IP-adres en met welk apparaat. Dat dient als bewijs dat de klant akkoord heeft gegeven.
Het is geen geavanceerde of gekwalificeerde handtekening. Het is goed om te weten wat je wel en niet krijgt. Twijfel je bij een grote opdracht, bijvoorbeeld voor een vereniging van eigenaars of een zakelijke klant met eigen inkoopregels, vraag dan na wat die klant zelf verwacht.
Na het tekenen heb je een PDF van de getekende offerte. Die bewaar je bij je administratie, net als een papieren exemplaar.
De geldigheid en de herinnering
Een offerte heeft een geldigheidsdatum. In OfferteKlik is dat standaard dertig dagen, en je kunt die datum per offerte zelf korter of langer zetten. Daarna is tekenen niet meer mogelijk. Voor een schilder is dat handig: verfprijzen en je planning veranderen, en een offerte van maanden geleden hoort niet zomaar nog getekend te kunnen worden.
Is de einddatum drie dagen weg, dan krijgt de klant daar eenmalig een seintje over per mail. Die herinnering gaat naar de klant, niet naar jou. Jij ziet de status in je overzicht. Wil je zelf nog iets doen, zoals nabellen, dan zie je daar welke offertes nog openstaan.
Wat klanten vragen over online tekenen
Wie voor het eerst een offerte op zijn telefoon tekent, heeft vaak dezelfde vragen. Het helpt als jij het antwoord al weet.
- Moet ik iets printen? Nee, een scherm is genoeg, groot of klein.
- Kan ik ook nee zeggen? Ja, hij kan de offerte afwijzen of eerst een vraag stellen.
- Wat als ik na het tekenen iets wil veranderen? Een getekende offerte is vergrendeld. Je maakt dan een nieuwe offerte, die hij opnieuw tekent.
- Telt dit echt als akkoord? Het tekenen is eIDAS-conform, met tijdstempel en IP-adres erbij.
Zo kunnen je klanten rustig tekenen, ook als ze het nooit eerder deden.
Wat er verandert in je week
Wie digitaal laat tekenen, merkt het vooral in de dingen die niet meer hoeven. Geen printer in de bus, geen offerte die in een la bij de klant blijft liggen, en geen klus die begint op basis van een mondeling akkoord dat later anders blijkt te zijn onthouden.
Een paar gewoontes maken het nog makkelijker:
- Stuur de offerte zo snel mogelijk na het inmeten, terwijl het gesprek nog vers is.
- Vertel bij het inmeten al dat er een online te tekenen offerte aankomt, zodat hij erop let.
- Kijk in je overzicht welke offertes geopend zijn en welke niet, en pas je opvolging daarop aan.
- Plan de klus pas in als de offerte getekend is. Dan staat je planning op afspraken en niet op beloftes.
Een offerte voorbeeld voor de schilder
Hoe ziet zo'n offerte er dan uit? Een voorbeeld voor een schilder bij een gemiddelde woonkamer. Bovenaan de ruimte en de datum van het inmeten. Daaronder per onderdeel een regel: plafond, wanden, kozijnen binnen, de deur naar de gang. Bij elke regel de voorbereiding en het systeem in een korte zin.
Dan het materiaal en de voorrijkosten als eigen regels, en een blok met wat er buiten de prijs valt. In OfferteKlik staan die regels van arbeid, materiaal en voorrijkosten al klaar zodra de aanvraag binnenkomt. Je past alleen de maten en de bijzonderheden aan. Je huisstijl en je voorwaarden zet je eenmalig goed, en dat kan ook vanaf je telefoon. De klant leest zo een offerte die er elke keer hetzelfde uitziet.
Wat een offerte programma voor de schilder je week scheelt
Een schilder die zijn offertes 's avonds in een tekstverwerker maakt, typt elke keer hetzelfde: muren per m2, plafonds, kozijnen, afplakken en voorrijden.
In een offerte programma voor de schilder staan die posten in je eigen catalogus. Je kiest ze aan, vult de maten in en de bedragen rekenen zichzelf uit.
Komt de aanvraag per mail, dan stuur je hem door en staat er een concept met die posten klaar. Jij kijkt het na en verstuurt. Jouw klant zet zijn krabbel op het scherm van zijn mobiel, en de schilder zit om acht uur op de bank.
Wat het kost
Digitaal ondertekenen zit bij OfferteKlik in elk pakket, ook in het gratis pakket. Een los tekenprogramma naast je offertes is dus niet nodig. Je kunt dus beginnen zonder eerst te beslissen of je een betaald pakket wilt.
Zo merk je bij je eigen klussen wat het verschil is. Wat er bij het tekenen gebeurt en wat er wordt vastgelegd, staat uitgebreider beschreven onder de knop.
