Een opdracht begint met een akkoord. Hoe dat akkoord eruitziet bepaalt hoe makkelijk je het later kunt aantonen, bijvoorbeeld als iemand de factuur niet betaalt of zegt dat hij iets anders had besteld.
Een ja per mail telt gewoon
Een mail waarin staat “ga maar beginnen” is een akkoord. In Nederland is een overeenkomst vormvrij; je hebt geen handtekening nodig om afspraken te laten gelden. Het probleem is niet de geldigheid maar de vindbaarheid: over acht maanden zoek je in duizend mails naar die ene regel, en je weet niet zeker of hij de laatste versie van je offerte bedoelde of die van drie dagen eerder.
Een krabbel op papier
Ook geldig, maar het papier ligt in je bus en de klant heeft geen kopie. Bovendien staat er zelden bij welke versie hij tekende en op welke dag. Bij een meningsverschil is dat precies wat je nodig hebt.
Digitaal ondertekenen
Bij een digitale handtekening wordt meer vastgelegd dan de krabbel zelf: welk document, welk moment, welk ip-adres, welke versie. Dat is het bewijs waar je iets aan hebt. Onder de Europese regels heet dit een elektronische handtekening en die is in beginsel net zo geldig als eentje op papier.
- Je weet welke versie getekend is.
- Je hebt een tijdstip en een spoor als bewijs.
- De klant kan tekenen op zijn telefoon, zonder printer.
- Beide partijen krijgen hetzelfde document, dus er is maar één waarheid.
Wat het je in de praktijk oplevert
Minder heen en weer. De klant hoeft niets te printen, te scannen of terug te sturen, en jij hoeft niet te herinneren aan iets wat hij eigenlijk al wilde. Een offerte die op de telefoon te tekenen is, is vaker dezelfde dag rond, simpelweg omdat er geen drempel meer tussen zit.
Waar je op let
Kijk of je het getekende document als pdf kunt bewaren en of het bewijs daarin zichtbaar is. Een systeem dat alleen een vinkje bewaart geeft je minder dan een pdf met tijdstip en gegevens. En bewaar het net zo lang als je facturen: zeven jaar is de gewone termijn.
