Maandagochtend, je mailbox staat vol. Een klant heeft zijn aanvraag voor een nieuwe badkamer zaterdag gestuurd. Zondag stuurde hij hem nog een keer, voor de zekerheid. Jij stuurt beide door naar je OfferteKlik-adres, want je weet niet meer welke de laatste is. Krijg je nu twee offertes voor dezelfde klant?
Nee. Een dubbel doorgestuurde aanvraag wordt herkend en niet nog een keer verwerkt. Je krijgt dus geen tweede concept dat je weer moet weggooien. In deze blog lees je waarom dat telt, en wat je zelf nog doet als een klant twee keer mailt.
Waarom dubbele aanvragen zoveel voorkomen
Klanten mailen vaker dan je denkt. Ze weten niet of hun eerste mail is aangekomen. Ze vergeten een foto en sturen alles opnieuw. Of ze mailen je zaakadres en je eigen adres tegelijk.
Ook jij stuurt soms dubbel door. Je ziet een mail op je telefoon, stuurt hem door, en doet het 's avonds op de laptop nog een keer. Dat is menselijk. Je hebt het druk en wilt niets missen.
Het probleem is wat erna komt. Met twee concepten voor dezelfde klus moet je kiezen welke klopt. En in het ergste geval krijgt de klant twee offertes van jou, met een ander nummer. Dat oogt rommelig.
Wat er gebeurt met een dubbel doorgestuurde aanvraag
OfferteKlik kijkt bij elke doorgestuurde mail of hij al binnen is. Is het dezelfde mail, dan maakt het systeem er geen nieuw concept van. De eerste verwerking blijft staan.
Voor jou betekent dat:
- je kunt rustig nog een keer doorsturen als je twijfelt;
- je lijst met concepten blijft schoon;
- de klant krijgt maar een offerte.
Je hoeft dus niet te onthouden wat je al hebt doorgestuurd. Dat is een zorg minder op een volle maandag.
Als de tweede mail iets nieuws bevat
Let op het verschil tussen dezelfde mail en een nieuwe mail. Stuurt de klant een tweede bericht met een extra foto of een andere maat, dan is dat geen dubbele aanvraag. Het is een aanvulling.
Kijk dan zelf even mee. Opent de nieuwe mail iets wat in je concept ontbreekt? Pas de regels aan voor je verstuurt. Een extra wastafel of een andere tegelmaat verandert je prijs.
Een goede gewoonte: lees de laatste mail van de klant altijd voor je op verzenden drukt. Zo weet je zeker dat je offerte past bij wat hij nu vraagt, niet bij wat hij vorige week dacht.
Hoe je dubbele mails voorkomt
Helemaal voorkomen lukt niet. Je kunt het wel kleiner maken:
- Stuur de klant na zijn aanvraag een kort bericht dat je hem hebt ontvangen. Dan mailt hij minder snel opnieuw.
- Zet in dat bericht wanneer hij je offerte kan verwachten.
- Geef klanten een vast adres om te mailen. Met je eigen forward-adres komen aanvragen op een plek binnen.
- Spreek met jezelf af waar je doorstuurt: alleen op de laptop, of alleen op de telefoon.
Die eerste stap is de belangrijkste. Een klant die weet dat zijn mail binnen is, wacht rustig af. Een klant die niets hoort, mailt opnieuw, of belt een ander.
Een bekende klant die opnieuw mailt
Soms is de tweede mail echt een nieuwe vraag. Dezelfde klant wil na de badkamer ook een toilet laten doen. Dan wil je wel een nieuw concept.
Ook dat gaat goed. Bekende klanten worden herkend op hun e-mailadres, dus de nieuwe offerte komt bij de juiste klant te staan. Je hoeft zijn gegevens niet opnieuw in te voeren.
Het verschil tussen een dubbele mail en een nieuwe vraag zit in de inhoud. Dezelfde mail twee keer is een dubbel. Een nieuwe mail met een andere klus is werk.
Een offerte mail die twee keer binnenkomt
Soms stuurt een klant zijn vraag naar je gewone adres en daarna nog eens naar je OfferteKlik-adres. Of jij zet hem door terwijl hij dat zelf ook al deed.
Dezelfde aanvraag twee keer doorgestuurd wordt herkend, er komt geen tweede concept. Je hoeft dus niet te zoeken welke versie de goede is. Je opent het ene concept, kijkt het na en stuurt een offerte mail terug.
Voor de klant voelt dat netjes: een vraag, een antwoord.
Wat je ziet nadat je hebt verstuurd
Dan begint het wachten op een teken van de klant. Daar hoef je niet naar te gissen. Opent hij de offerte, wijst hij hem af of tekent hij, dan staat er een mail in je inbox. Zo kies je zelf het goede moment om te bellen.
Mailt de klant daarna toch nog een keer met dezelfde vraag? Dan weet je dat hij de offerte nog niet heeft gezien, of dat hij twijfelt. Bel hem even. Een kort gesprek levert meer op dan een tweede offerte.
Kort samengevat
Een dubbel doorgestuurde aanvraag kost je geen extra werk meer. Het systeem herkent hem en maakt geen tweede concept. Jij let alleen op mails met iets nieuws erin, en past je offerte daarop aan.
Zo blijft je maandagochtend overzichtelijk, ook als je in de haast twee keer op doorsturen drukte.
