Een klant heeft een eigen zaak aan huis. Hij wil dat je het kantoortje aan de voorkant opknapt, en meteen ook de woonkamer erachter. Een klus, een adres, een klant. Maar het ene deel is voor zijn bedrijf en het andere voor hemzelf. Maak je dan een offerte of twee?
De vraag komt vaker voor dan je denkt. Bij de kapper met een salon aan huis. Bij de zzp'er met een werkkamer. Bij de ondernemer die zijn bedrijfspand en zijn woning tegelijk laat schilderen.
Waarom de klant het verschil wil zien
Voor jou is het gewoon een klus. Voor je klant zit er een groot verschil tussen de twee delen. Het zakelijke deel betaalt hij vaak vanuit zijn bedrijf. Het prive deel uit eigen zak. Daarom wil hij weten welk bedrag waar hoort.
Hoe hij dat verder regelt met de belasting, is niet aan jou. Wij geven daar ook geen advies over. Dat is iets voor de klant en zijn boekhouder. Jouw taak is een offerte die het verschil helder laat zien.
Een offerte deels zakelijk deels prive
Wie wil weten hoe je een offerte deels zakelijk deels prive opstelt, heeft twee opties. Allebei kunnen ze goed werken.
Optie een is een offerte met twee duidelijke delen. Bovenaan de regels voor het kantoor, daaronder die voor de woonkamer. Je zet in de omschrijving van elke regel bij welk deel hij hoort. De klant ziet alles in een keer en tekent een keer.
Optie twee is twee losse offertes. Een op naam van het bedrijf, een op naam van de klant als persoon. Elke offerte heeft zijn eigen totaal en zijn eigen handtekening.
Wanneer je twee offertes maakt
Twee offertes zijn het handigst als:
- de klant het zakelijke deel op naam van zijn bedrijf wil, met KvK- en btw-nummer;
- het prive deel op een ander adres of naam komt;
- de klant de twee delen los wil kunnen goedkeuren;
- de delen op een ander moment worden uitgevoerd.
Vraag het gewoon. "Wil je een offerte voor alles, of het zakelijke en het prive deel apart?" Die vraag laat zien dat je meedenkt.
Wanneer een offerte genoeg is
Een offerte met twee delen werkt goed als de klant het zelf wil verdelen. Bijvoorbeeld omdat hij alles in een keer wil laten doen en een keer wil tekenen. Zorg er dan wel voor dat elke regel duidelijk bij een deel hoort. Zet bijvoorbeeld "Kantoor:" of "Woning:" voor de omschrijving.
Let op gedeelde kosten. Voorrijkosten, een container of het afdekken van de vloer horen bij allebei. Spreek af hoe je die verdeelt, of zet ze apart onderaan met een korte uitleg.
Btw op de juiste manier tonen
Een zakelijke klant denkt meestal in bedragen zonder btw. Een particulier wil weten wat hij in totaal betaalt. Bij een klus die deels het een en deels het ander is, wil je klant dus allebei zien.
In OfferteKlik zet je de btw per regel, met 21%, 9% of 0%. De offerte laat het bedrag zonder btw zien, het btw-bedrag en het totaal. Zo kan de klant zelf zien wat het kantoor kost en wat de woonkamer. Welk tarief voor welk werk geldt, check je per klus; dat verschilt.
De klantgegevens goed zetten
Maak je twee offertes, sla de klant dan ook twee keer op. Een keer als bedrijf met KvK- en btw-nummer, een keer als persoon. In je klantenbeheer kun je bij een bedrijf contactpersonen en adressen vastleggen. De volgende keer hoef je niets opnieuw in te typen.
Werk je zelf met twee bedrijven, bijvoorbeeld een klusbedrijf en een aparte schilderszaak? Dan kies je per offerte welk bedrijf erboven staat. Multi-bedrijf: twee KvK's, nul hoofdpijn.
De freelancer met een werkkamer thuis
Een veelvoorkomend geval is de freelancer die thuis werkt. Hij wil de werkkamer laten schilderen en meteen de slaapkamer ernaast. Twee kamers, een gang, een klant.
Vraag eerst of hij de werkkamer zakelijk wil afrekenen. Sommige freelancers houden het simpel en willen een offerte voor alles. Een ander wil de werkkamer juist op de naam van zijn zaak.
Kiest hij voor een offerte, zet dan "Werkkamer:" en "Slaapkamer:" voor de omschrijving van elke regel. De voorrijkosten verdeel je, of zet je los onderaan. Hoe hij het daarna verwerkt, bespreekt hij met zijn boekhouder.
Offerte zzp: zaak en huis in een keer
Werk je alleen, dan wil je dit niet ingewikkeld maken. Een offerte zzp-stijl, dus zonder poespas, voor een klant met een zaak aan huis kan prima in een keer, als de regels maar duidelijk gesplitst zijn.
Zet bovenaan de regels voor het kantoortje en daaronder die voor de woonkamer. Wat bij welk deel hoort, laat je zien met een korte titel boven elk blok, bijvoorbeeld Kantoor en Woonkamer. Dan hoeft niemand achteraf te puzzelen welke kozijnen bij de zaak hoorden.
Zijn boekhouder haalt er zo het zakelijke deel uit, zonder dat jij twee offertes hoeft te maken.
Een voorbeeld
Een stukadoor krijgt een aanvraag van een fysiotherapeut met een praktijk aan huis. De praktijkruimte moet opnieuw gestuct, en de gang en de trap van het woongedeelte ook. De stukadoor vraagt hoe de klant het wil hebben. Het antwoord: graag apart.
Hij maakt twee offertes. Een voor de praktijk, op naam van de praktijk, met het KvK-nummer erop. Een voor de gang en de trap, op naam van de klant zelf. De voorrijkosten zet hij op de offerte van de praktijk, en dat staat er ook bij. De klant tekent allebei op dezelfde avond op zijn telefoon.
Een kleine moeite, en de klant hoeft niets uit te zoeken.
Hoe je een offerte opstelt die een particulier meteen begrijpt, met heldere totaalprijzen? Klik voor de uitleg.
