Je klant krijgt die dag misschien veertig mails. Nieuwsbrieven, pakketmeldingen, een bericht van school, een factuur van de energieleverancier. Ergens daartussen staat jouw offerte. Of hij wordt geopend, hangt voor een groot deel af van een regel: het onderwerp.
Over de offerte zelf denk je goed na. Over de onderwerpregel van je offertemail meestal niet. Toch is dat het eerste wat de klant van je ziet, nog voor je prijs, je logo of je voorwaarden.
Wat de klant in zijn inbox ziet
In een mailprogramma ziet de klant drie dingen: de afzender, het onderwerp en soms een stukje van de eerste zin. Op een telefoon is dat nog minder. Een lang onderwerp wordt daar vaak na een paar woorden afgekapt.
Dat betekent dat het begin van je onderwerp het werk moet doen. "Offerte" alleen zegt weinig. "Offerte nr. 2026-0042" zegt de klant helemaal niets. Hij weet niet welk nummer bij hem hoort, en dat hoeft hij ook niet te weten.
Wat hij wel herkent: zijn eigen klus. Zijn adres, zijn straat, het werk dat hij vroeg. Daar kijkt hij naar.
Zo bouw je een onderwerpregel die werkt
Een goede onderwerpregel heeft drie delen. Niet alle drie zijn altijd nodig, maar de volgorde helpt.
- Eerst de klus in de woorden van de klant: "Badkamer opknappen", "Schutting achtertuin", "Dakgoot vervangen".
- Dan iets wat het persoonlijk maakt: de straat, de achternaam of de dag van je bezoek.
- Pas daarna het woord offerte, als het nog past.
Een paar voorbeelden die je zo kunt gebruiken:
- Badkamer Lindenlaan: je offerte zoals besproken
- Schutting achtertuin, prijs na mijn bezoek van dinsdag
- Dakgoot vervangen: offerte voor familie De Vries
Elk van deze regels vertelt de klant in een oogopslag waar het over gaat. Twijfel over afzender of inhoud is er dan niet.
Woorden die je beter weglaat
Sommige woorden maken een mail verdacht, of laten hem saai lijken. Laat ze weg.
- Hoofdletters over de hele regel, of uitroeptekens. Dat leest als reclame.
- "Gratis", "korting" of "actie" in het onderwerp. Dan denkt de klant aan een aanbieding, niet aan zijn klus.
- Alleen een nummer of een code, zonder klus erbij.
- Lange regels met alles erin. Het einde valt op de telefoon toch weg.
Ook "Re:" of "Fwd:" voor je onderwerp is geen goed idee. Dan lijkt je offerte een doorgestuurd bericht in plaats van iets dat je speciaal voor deze klant maakte.
De afzender telt net zo zwaar
Het onderwerp staat niet alleen. Ernaast staat de naam van de afzender, en die kijkt de klant als eerste aan. Een onbekende naam of een losse voornaam zonder bedrijf wordt sneller overgeslagen.
Verstuur je je offerte met OfferteKlik, dan staat je bedrijfsnaam als afzender. De mail zelf komt van info@offerteklik.nl. Antwoordt de klant, dan komt zijn reactie gewoon in je eigen mailbox terecht. Zo weet de klant meteen van wie het komt, en jij mist geen antwoord.
Mail je zelf vanuit je eigen programma? Zet dan je bedrijfsnaam in je weergavenaam. Niet alleen "Mark", maar "Mark, Schilderwerk Van Dijk". Dat scheelt een twijfel bij de klant.
Je offerte mail en het moment dat hij opent
Een goede onderwerpregel is pas de helft. De andere helft is weten wat er daarna gebeurt.
Gaat je offerte mail via OfferteKlik de deur uit, dan meldt het systeem je wanneer de klant hem opent. Een afwijzing of een handtekening krijg je net zo snel door. Zo zie je of je onderwerpregel werkte.
Een loodgieter die op maandag drie offertes stuurt, ziet op dinsdag welke klant al keek. Die belt hij als eerste. De andere twee krijgen nog een dag.
Opent hij hem niet, wat dan?
Ook met een goed onderwerp blijft een mail soms liggen. Dat is niet erg, als je het maar weet. Een offerte die je met OfferteKlik verstuurt, laat zien of en wanneer de klant hem bekeek. Zo weet je of je onderwerp zijn werk deed.
Is hij na een paar dagen nog niet bekeken? Dan zit hij waarschijnlijk in een map met reclame of tussen de nieuwsbrieven. Een kort appje of telefoontje werkt dan beter dan een tweede mail. "Ik heb je gisteren de offerte voor de schutting gestuurd. Is hij goed aangekomen?" Meer hoeft niet.
Is hij wel geopend maar blijft het stil? Dan twijfelt de klant over iets. Dat is een ander gesprek, met een andere vraag.
Een vaste gewoonte maken
Je hoeft niet bij elke offerte opnieuw na te denken over het onderwerp. Kies een vast patroon: klus, plek, en dan pas offerte. Vul het per klant in. Het kost tien seconden en het verschil zie je terug in hoe vaak je offertes geopend worden.
Stuur je later een aangepaste versie? Houd dan hetzelfde begin aan en zet er iets achter wat het verschil laat zien. Bijvoorbeeld: "Badkamer Lindenlaan: aangepaste offerte met inloopdouche". Dan ziet de klant meteen dat dit de nieuwe is, en zoekt hij niet tussen twee bijna gelijke mails.
De klant leest je offerte pas als hij hem opent. Dat begint bij die ene regel bovenaan. Van mailtje naar ondertekend ja begint dus eigenlijk bij het onderwerp.
