Je was hem eerlijk gezegd een beetje vergeten. De offerte voor die aanbouw, of die badkamer, of die dakkapel. Je hebt hem verstuurd, er kwam niets terug, de datum waarop hij geldig was ging voorbij, en je agenda liep intussen vol met ander werk.
En dan gaat je telefoon. "We hebben erover nagedacht, we willen het toch laten doen."
Dat is goed nieuws. Het is ook een moment waarop je gemakkelijk ja zegt tegen iets waarvan je niet meer weet of het nog klopt. Dit stuk loopt langs wat je nagaat voordat je antwoord geeft, hoe je dat aan de klant vertelt en hoe je het vastlegt. Het gaat niet over de vraag of een verlopen offerte je nog ergens aan bindt. Dat is een juridische vraag, en die hoort bij iemand die jouw situatie kent.
Aan de telefoon nog niets beloven
Het eerlijkste antwoord aan de telefoon is kort: fijn dat je belt, ik kijk vandaag of alles nog klopt en ik laat weten wanneer ik terugbel. Geen ja en geen nee.
Dat voelt misschien afwachtend, terwijl de klant net enthousiast aan de lijn hing. Maar een ja die je een week later moet terugnemen, is een lastiger gesprek dan een dag bedenktijd. En de klant kan het plaatsen: er is tijd overheen gegaan, en jij wilt nakijken wat die tijd heeft veranderd.
Wat je nagaat voordat je ja zegt
Pak de offerte erbij en loop hem door alsof je hem opnieuw maakt. Er zijn drie vragen die je beantwoordt.
Kloppen je prijzen nog. Kijk naar je materiaal en naar je eigen tarieven. Zijn er inkoopprijzen veranderd sinds je rekende, of heb je je tarief intussen aangepast, dan is de oude offerte op dat punt niet meer wat je vandaag zou versturen. Soms is er niets veranderd, en dan is dat ook een antwoord.
Past het nog in je agenda. De offerte ging uit van een periode waarin je ruimte had. Die ruimte is misschien al gevuld. Kijk wanneer je wel kunt beginnen en of dat voor de klant nog werkt. Bij buitenwerk kan een klus die in het voorjaar was bedoeld, in het najaar een andere klus zijn.
Is de klus nog dezelfde. Vraag de klant of er iets veranderd is. Wie een tijd niets laat horen, heeft er intussen misschien verder over nagedacht, en soms komt daar een extra wens uit of valt er juist iets af. Heeft hij intussen zelf al iets laten doen, of is er iets kapotgegaan dat er eerst niet bij hoorde, dan reken je aan een ander project dan waar je offerte over ging.
Hoe je het vertelt zonder dat het als een smoes klinkt
Stel dat er iets is veranderd. Je prijzen zijn anders, of je kunt pas later beginnen. Dan vertel je dat aan iemand die net heeft besloten om met jou verder te gaan.
Begin bij wat hetzelfde blijft. Je wilt de klus graag doen, en het werk dat je hebt beschreven is nog steeds wat je voorstelt. Dat is het deel dat de klant wil horen.
Zeg daarna wat er anders is, en waardoor. Niet in algemene woorden als "alles is duurder geworden", maar concreet: welke post er veranderd is. Een klant die kan zien waar het verschil zit, kan het plaatsen. Een klant die alleen een hoger totaal ziet, gaat zich afvragen of je er iets bij hebt gezet.
Verwijs naar de datum die in je offerte stond. Niet als verwijt, maar als uitleg: de offerte gold tot die dag, omdat je prijzen en je planning maar een bepaalde tijd vastliggen. Stond die datum er duidelijk in, dan heb je iets om naar te verwijzen dat de klant zelf al eens heeft gelezen.
En als er niets is veranderd, zeg dat dan ook. Voor de klant is het niet vanzelfsprekend dat een oude prijs nog staat, en het is prettig om te horen.
Een nieuwe offerte of de oude bevestigen
Dan het vastleggen. Er zijn twee wegen, en je kiest er een op grond van wat je bij het nalopen tegenkwam.
- Is er iets veranderd aan prijs, omvang of planning, dan maak je een nieuwe offerte. Neem de oude als basis, pas aan wat anders is en zet er een nieuwe geldigheidsdatum op. Zo staat alles wat nu geldt in één stuk, en hoeft niemand twee documenten naast elkaar te leggen.
- Is er niets veranderd, dan kun je de oude offerte bevestigen met een nieuwe datum. Schrijf in dat bericht dat de offerte ongewijzigd blijft, tot wanneer dat nu geldt en wanneer je van plan bent te beginnen.
Werk je met OfferteKlik, houd er dan rekening mee dat een klant een offerte na de geldigheidsdatum niet meer kan ondertekenen. In dat geval stuur je dus een nieuwe versie met een nieuwe datum, ook als de inhoud gelijk blijft. Die datum kies je zelf bij het aanmaken.
Bewaar de oude offerte. Niet om hem nog te gebruiken, maar zodat je later kunt zien wat er eerst stond en wat je hebt aangepast.
Wat je hiervan meeneemt voor je volgende offertes
Een laat ja is een goede aanleiding om naar je eigen offertes te kijken. Niet naar de prijs, maar naar hoe je de geldigheid opschrijft.
Staat er een datum in die de klant ook echt ziet, en niet alleen in de kleine letters onderaan? Staat erbij waarom die datum er staat? Een zin als "deze offerte gaat uit van de prijzen en de planning van dit moment" legt in één keer uit waarom je later misschien opnieuw moet kijken, zonder dat het klinkt als een voorbehoud.
Kies de termijn zelf, per soort werk. Een klus met veel materiaal waarvan de prijs beweegt, vraagt misschien om een andere termijn dan werk dat vooral uit je eigen uren bestaat. Welke termijn bij jou past, bepaal je zelf; de pagina onder dit stuk zet de afwegingen op een rij.
En zet bij een offerte die zonder antwoord verloopt een korte notitie dat hij verlopen is, in plaats van hem uit je hoofd te laten wegzakken. Belt die klant later alsnog, dan weet je meteen waar het over gaat en wanneer je het laatst hebt gerekend.
