De aanvraag komt van Sanne. Ze wil een offerte voor een traplift en een aangepaste douche. Niet voor haarzelf, maar voor haar vader en moeder. Zij wonen zestig kilometer verderop en zijn allebei boven de tachtig. "Ik regel het voor ze, stuur de offerte maar naar mij."
Dit gebeurt vaak. Een zoon of dochter die de klus voor de ouders regelt. Ze zoeken de vakman, vragen de offerte aan en bellen met vragen. Maar het huis is van de ouders, en vaak betalen zij ook. Voor wie schrijf je dan je offerte? En wie moet er tekenen?
Wie is eigenlijk je klant?
Je klant is degene die de opdracht geeft en betaalt. Dat is niet altijd degene die je mailt.
Stel daarom aan het begin een eenvoudige vraag: "Op wiens naam moet de offerte komen?" Je krijgt grofweg drie antwoorden:
- De ouders geven de opdracht en betalen zelf. De zoon of dochter helpt alleen met regelen.
- De zoon of dochter betaalt, als cadeau of omdat de ouders het niet kunnen.
- Het is nog niet duidelijk. Dat moet de familie eerst onderling bespreken.
Bij dat laatste antwoord wacht je met de offerte tot het duidelijk is. Een offerte op de verkeerde naam geeft later gedoe bij het tekenen en betalen.
De klant regelt de klus voor zijn ouders: zo zet je het op papier
Als de klant de klus voor zijn ouders regelt, staan er in je offerte vaak twee adressen. Het adres waar je werkt, en het adres van degene die de offerte ontvangt. Zet ze allebei duidelijk neer. "Werkadres" en "adres opdrachtgever" zijn twee verschillende regels.
Noem in de inleiding ook wie wie is. Bijvoorbeeld: "Deze offerte is opgesteld op verzoek van Sanne de Vries, voor werk in de woning van de heer en mevrouw de Vries." Dan weet iedereen die de offerte leest waar hij aan toe is.
In OfferteKlik leg je bij een klant meerdere contactpersonen en adressen vast. Zo staat Sanne als contactpersoon bij de klantkaart van haar ouders, of andersom. Komt er later nog een klus bij deze familie, dan staat alles al klaar.
Schrijf voor twee lezers
Sanne leest de offerte als eerste. Ze is waarschijnlijk gewend aan mail en offertes. Maar haar ouders willen hem ook zien. Misschien leest Sanne hem aan de keukentafel aan ze voor, of print ze hem uit.
Houd daar rekening mee. Schrijf in korte zinnen. Vermijd vaktaal of leg hem uit. Zet bij elke post wat er gebeurt in gewone woorden. Niet "plaatsen sanitair conform tekening", maar "nieuwe douchebak op vloerniveau, met een greep aan de muur".
Kies ook bewust tussen je en u. Voor Sanne is je misschien prima. Ouders van boven de tachtig spreek je vaak liever met u aan. Kies er een en blijf daarbij in de hele offerte.
Wie tekent er?
Degene op wiens naam de offerte staat, tekent ook. Staat hij op naam van de ouders, dan moeten zij akkoord geven. Ook als Sanne alles geregeld heeft.
Met OfferteKlik krijgt de klant een link en tekent hij online. Dat kan op een telefoon, een tablet of een laptop. Voor oudere klanten is dat soms een drempel. Dan kan Sanne helpen, naast haar ouders op de bank. Maar het blijven de ouders die op de knop drukken.
Bij het tekenen wordt vastgelegd wanneer het gebeurde en vanaf welk apparaat. Ontstaat er ooit twijfel over het akkoord, dan kun je het nakijken.
Betaalt Sanne de klus, zet de offerte dan op haar naam en het werkadres van haar ouders erbij. Dan tekent zij.
Afspraken die je extra goed vastlegt
Bij een klus voor ouders die je klant regelt, gaat er makkelijk iets mis in de communicatie. Leg daarom deze dingen zwart op wit vast:
- Wie je belt als er tijdens het werk iets verandert.
- Wie er thuis is als je komt werken, en wie de sleutel heeft.
- Wie meerwerk mag goedkeuren.
- Naar wie de factuur gaat.
Vooral dat meerwerk is belangrijk. Vind je achter de oude tegels een probleem, dan wil je niet dat de ouders ja zeggen en Sanne later zegt dat ze er niet van wist.
Hoe het verloopt bij een familieklus
Van mailtje naar ondertekend ja: zo heet dat bij ons. Sanne mailde haar vraag, jij stuurt die mail door naar je bedrijfsadres in OfferteKlik. Een eerste opzet met posten uit je productlijst verschijnt. Jij vult de juiste naam en adressen in, controleert de posten en verstuurt.
Je ziet daarna of de offerte geopend is. Wordt hij een paar keer bekeken zonder dat er getekend wordt, dan zit de familie er waarschijnlijk nog over te praten. Een kort telefoontje naar Sanne kan dan helpen: "Hebben je ouders nog vragen? Ik kan ook langskomen om het uit te leggen."
Een checklist voor je de offerte verstuurt
Bij een klus die een zoon of dochter regelt, gaat er snel iets langs elkaar heen. Loop daarom voor het versturen deze checklist na:
- Staat de offerte op de naam van wie betaalt?
- Zie je in een oogopslag waar je werkt en wie de offerte krijgt?
- Is duidelijk wie er tekent?
- Weet de familie wie meerwerk goedkeurt?
- Klopt de aanspreekvorm van boven tot onder?
Vijf vragen, een minuut werk. Is een antwoord nee, pas het dan eerst aan. Na het tekenen ligt de offerte vast. Een fout in de naam betekent dan dat de familie een vervangende versie opnieuw moet tekenen.
Kort gezegd
Vraag aan het begin op wiens naam de offerte komt. Zet het werkadres en het adres van de opdrachtgever apart in je offerte. Schrijf zo dat ook de ouders hem begrijpen. Laat tekenen door wie de opdracht geeft, en spreek af wie meerwerk goedkeurt.
Wat een particuliere klant in een offerte verwacht, zoals een prijs met btw erin, staat uitgewerkt achter deze knop.
