De tegels staan al in de garage. Zelf uitgezocht, en in de aanbieding gekocht toen de verbouwing nog een plan was. De klant wil alleen dat jij ze legt.
Dat is een gewone vraag, en er is geen reden om er moeilijk over te doen. Het verandert wel je offerte, op meer plekken dan alleen de materiaalregel. Dit stuk loopt langs die plekken. Over garantie en aansprakelijkheid voor materiaal dat je niet zelf levert, zegt het niets. Daar is een aparte pagina over op deze site, en die lees je beter in zijn geheel.
Wat er in je prijs verandert
De eerste verandering is de zichtbaarste: de post voor het materiaal gaat eruit. Kijk alleen verder dan die ene regel.
Bij materiaal dat je zelf inkoopt, doe je meer dan het verwerken. Je kiest het, je bestelt het, je haalt het op of laat het bezorgen, je controleert de levering en je regelt het als er iets mis mee is. Een deel van die tijd zit misschien in je materiaalprijs verwerkt en een deel in je uren. Levert de klant, dan vallen sommige van die taken weg en komen er andere voor in de plaats.
Schrijf voor jezelf op welke taken er overblijven. Nakijken wat er staat. Uitzoeken of het bij elkaar past. Ophalen wat er nog bij moet, zoals lijm, voegmiddel of bevestigingsmateriaal dat de klant niet heeft gekocht. Dat is werk, en het mag in je offerte staan.
Zet in je offerte wat je wel levert en wat niet. Een regel voor het werk, een regel voor de hulpmaterialen die je zelf meeneemt, en een zin dat het hoofdmateriaal door de klant wordt aangeleverd. Dan is er later geen twijfel over wie wat heeft gekocht.
Wat je vooraf bekijkt
Het materiaal staat er al, dus je kunt het zien voordat je rekent. Maak daar gebruik van.
- De hoeveelheid. Is er genoeg, inclusief wat er bij het werk verloren gaat aan zaagsnedes en breuk. Een klant rekent misschien met de oppervlakte van de ruimte, en dat is iets anders dan wat jij nodig hebt.
- De soort. Past het bij de ondergrond en bij de plek waar het komt. Een wandtegel is iets anders dan een vloertegel.
- De staat. Zijn de dozen heel, staat dezelfde partij of kleurcode op alle dozen, is er niets beschadigd.
Doe dat bij je opname, en niet pas op de ochtend dat je wilt beginnen. Zie je dan dat er iets niet klopt, dan is er nog tijd om het op te lossen zonder dat jij een dag zonder werk staat.
Opschrijven voor als het tegenvalt
Dan het deel dat je in je offerte zet voor het geval het niet uitkomt.
Wat gebeurt er als het materiaal niet genoeg blijkt. Wie haalt het bij, en wat als dezelfde partij niet meer te krijgen is. Schrijf op dat je het werk dan stillegt tot er aanvulling is, of dat je samen een andere oplossing zoekt, en wat dat voor de planning betekent.
Wat gebeurt er als het niet geschikt blijkt. Soms zie je dat pas als je begint, bijvoorbeeld als de ondergrond anders is dan verwacht. Schrijf op dat je in dat geval stopt en overlegt voordat je verdergaat.
En wat gebeurt er met je tijd. Sta je een ochtend te wachten op een aanvulling, of kom je een dag later terug omdat het materiaal nog niet binnen is, dan is dat tijd die je niet had ingepland. Zeg in je offerte hoe je daarmee omgaat. Een bedrag hoef je er in dit stadium niet bij te zetten, maar het helpt als het onderwerp al eens genoemd is.
Hoe je het zegt zonder wantrouwen
Een klant die trots zijn eigen tegels heeft uitgezocht, wil niet het gevoel krijgen dat je ze gaat keuren alsof hij iets fout heeft gedaan.
Zeg het dus zoals het is: je bekijkt het omdat je ermee gaat werken. Met materiaal dat je zelf koopt, doe je hetzelfde. Het verschil is alleen dat je het nu bij hem thuis doet in plaats van bij je leverancier.
Leg uit waar je op let en waarom. "Ik tel even de dozen en kijk of de partij overal hetzelfde is, want een verschil in kleur tussen twee partijen valt soms pas op als het aan de muur zit." Dat is geen wantrouwen maar vakkennis, en de klant heeft er zelf ook belang bij.
Houd die toon ook in je offerte vast. Wat je opschrijft voor een tekort of voor materiaal dat niet past, is niet gericht tegen deze ene klant. Het zijn de afspraken die bij deze manier van werken horen, en zo mag je ze ook opschrijven.
Offerte en factuur: houd dezelfde indeling aan
Wat je in de offerte opschrijft over het materiaal van de klant, komt aan het eind terug. Staat in de offerte dat het hoofdmateriaal door de klant wordt aangeleverd en dat jij de hulpmaterialen meeneemt, dan hoort de factuur dezelfde indeling te hebben. Een regel voor het werk, een regel voor de hulpmaterialen, en alleen een regel voor wachttijd of een extra rit als je dat in de offerte al had genoemd.
Zo kan de klant offerte en factuur naast elkaar leggen en ziet hij meteen waar een verschil vandaan komt. Er staat niets op de factuur dat hij niet eerder heeft gelezen.
OfferteKlik maakt zelf geen facturen. Een geaccepteerde offerte haal je op als PDF. Per maand, kwartaal of jaar zet je je offertes in een CSV-bestand, met een btw-overzicht erbij. De factuur maak je in je eigen boekhoudprogramma, met de regels uit de offerte als uitgangspunt. Dan bedenk je de indeling maar een keer.
Je werk berekenen zonder materiaalmarge
Op materiaal dat je zelf levert, zit vaak een kleine marge. Daarmee betaal je ongemerkt een deel van je tijd: bestellen, ophalen, ruilen. Levert de klant, dan valt die marge weg.
Ga dus opnieuw berekenen wat je werk kost. Tel de uren voor het verwerken. Tel daarbij de uren die eerst in je materiaalprijs verstopt zaten: dozen nakijken, lijm en voegmiddel halen, een extra rit.
Komt je arbeidsregel daardoor wat hoger uit? Dan reken je niet meer voor hetzelfde werk. Het is tijd die eerst op een andere regel stond. Zet er een zin bij die dat uitlegt: "Het hoofdmateriaal levert u zelf; in deze post zit ook het nakijken en aanvullen."
De afspraak over materiaal in je offerte sjabloon
Krijg je vaker de vraag of de klant zelf materiaal mag kopen? Zet je antwoord dan in de afsluitende tekst van je offerte sjabloon.
Bijvoorbeeld: "Koop je zelf materiaal, dan kijk ik het voor de start na. Voor de kwaliteit en levering ervan sta ik niet in." Die tekst staat dan onder elke offerte uit dat sjabloon.
Past de zin maar bij een paar soorten werk, hang hem dan aan het product voor tegelwerk of keukens in je catalogus. Dan kies je per offerte of hij erin komt.
Een vaste tekst voor de volgende keer
Krijg je deze vraag vaker dan eens, zet dan een vaste tekst klaar voor offertes waarin de klant het materiaal levert. Daarin staat welk deel van het materiaal van jou komt, wat je bij de opname nakijkt en hoe je een tekort of een ongeschikte partij oplost. Pas hem per klus aan, maar begin niet elke keer opnieuw.
Kijk bij die offertes ook even naar hoe je werkprijs eruitziet zonder materiaalpost ernaast. Een regel voor arbeid die normaal onder een flinke materiaalpost staat, kan zonder die post meer opvallen. Dat is geen reden om hem anders te rekenen, wel om er een zin bij te zetten over wat er allemaal in dat werk zit.
En bewaar wat je bij de opname hebt gezien. Een foto van de dozen en van de partijcode is snel gemaakt en kan later het antwoord zijn op de vraag wat er eigenlijk stond.
