"Hoi, wat kost het om de schuur te schilderen?" Meer staat er niet in de mail die Fatima, schilder in Tilburg, op dinsdagavond binnenkrijgt. Geen adres, geen maten, geen foto. Ze kan een prijs gokken. Of ze kan de aanvraag laten liggen tot ze tijd heeft om te bellen. Allebei kost het haar de klus.
Een onvolledige offerteaanvraag is eerder regel dan uitzondering. Mensen schrijven zoals ze praten. Hieronder staat welke vragen Fatima terugstuurt voor ze een prijs noemt, hoe ze die kort houdt en hoe de schuur daarna toch snel een offerte wordt.
Waarom gokken duurder is dan vragen
Een prijs op basis van te weinig informatie gaat twee kanten op mis. Te hoog, en de klant kiest een ander. Te laag, en je schildert drie dagen voor het geld van twee.
Fatima weet uit ervaring dat een schuur van twee bij drie meter iets anders is dan een houten tuinhuis met een overkapping. Of het een kleine schuur of een groot tuinhuis is, kan ze uit die ene zin niet halen. Een korte vraag terug kost haar een minuut. Een verkeerde prijs kost haar een middag, of de opdracht.
Wat je terugvraagt, en wat niet
Vraag alleen wat je nodig hebt om te prijzen. Een lange vragenlijst voelt als een formulier, en daar haken mensen op af. Voor de schuur van Fatima zijn het vier dingen:
- Het adres, of in elk geval de plaats. Dan weet ze of er voorrijkosten bij komen.
- De maat, of de lengte en hoogte van de wanden. Een schatting is genoeg.
- In welke staat het hout is. Bladdert de verf, of is het kaal?
- Een of twee foto's van de schuur.
Meer niet. De kleur, de planning en of de deur ook mee moet, komen later wel. Zet de vragen in een korte mail, in gewone woorden: "Leuk dat je me mailt. Om je een goede prijs te geven, wil ik graag weten…"
Een vaste vraagmail die je niet steeds typt
Fatima krijgt zulke mails elke week. Ze heeft haar vier vragen een keer goed opgeschreven en bewaard als vast antwoord in haar mailprogramma. Een klik, en de vragen gaan terug. Dat werkt beter dan elke keer nieuw beginnen.
Let ook op wat de klant al wel schreef. Staat er een telefoonnummer in de handtekening? Dan is even bellen soms sneller dan mailen. Twee minuten aan de telefoon geven vaak meer dan drie mails.
Van aangevulde aanvraag naar offerte
Stuurt de klant zijn maten en foto's terug, dan wil je niet alles overtypen in een offerte. Fatima stuurt het antwoord met de maten door naar het adres dat haar schildersbedrijf in OfferteKlik heeft. Er staat een concept klaar met de regels uit haar eigen catalogus die bij de aanvraag horen: schilderwerk per m2, schuren en gronden, voorrijkosten. OfferteKlik herkent ze aan de woorden in de mail, niet met een gok.
De eigenaar van de schuur staat daarna als nieuwe klant in haar lijst, met zijn naam en zijn mailadres. Mailt een bekende klant opnieuw, dan wordt hij herkend aan zijn e-mailadres. Ze tikt de 14 m2 van de wanden in, zet de schuurdeur los als keuze en leest de regels nog een keer. Pas als Fatima zelf op de knop drukt, gaat de offerte voor de schuur de deur uit. De foto's van de schuur stuurt ze mee als bijlage bij de offerte.
Geen formulieren, geen overtypen. Een aanvraag die eerst te kaal was, staat zo toch dezelfde avond als offerte klaar.
Als de klant niet terugschrijft
Niet iedereen antwoordt. Sommige mensen mailden vijf schilders en kozen de eerste die een prijs noemde. Fatima vindt het jammer, maar ze heeft er niet meer dan een korte mail in gestoken. Wie wel terugschrijft, is meestal serieus.
Wil je toch iets sturen? Een offerte met een stelpost kan. Zet het schilderwerk als regel met een geschat aantal m2 en schrijf in de omschrijving dat je de maat bij een bezoek nameet. Zo heeft de klant een richting, en weet hij dat de prijs nog kan schuiven.
Kort samengevat
Een onvolledige offerteaanvraag beantwoord je niet met een gok, maar met een korte vraag terug. Vraag alleen wat je nodig hebt om te prijzen: adres, maat, staat en een foto. Bewaar die vraag als vast antwoord. Komt de aangevulde aanvraag binnen, stuur hem dan door en maak er in minuten een offerte van.
Wil je zien hoe een klantmail een offerte wordt? Lees hoe mail-naar-offerte werkt.
